Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem


Dyscyplinowanie pracowników

Rozmowa dyscyplinująca – krok po kroku

Tak zwane rozmowy dyscyplinujące z pracownikami są bardzo trudne dla obu stron. Kierownik często nie potrafi bowiem trzymać nerwów na wodzy – a stąd już tylko krok do popełnienia poważnych błędów. Z kolei dla podwładnego jest to źródłem dużego stresu, co może nawet doprowadzić do problemów ze zdrowiem. Jeżeli jednak po trudnej rozmowie z przełożonym pracownik pod wpływem stresu rozchoruje się – nie musi to automatycznie oznaczać dla pracodawcy poważnych kłopotów, np. uznania tej sytuacji za wypadek przy pracy.

Rozmowa dyscyplinująca jest bowiem zwykłym zdarzeniem, które jest związane z wykonywaniem przez przełożonego funkcji kierowniczej i z podporządkowaniem pracownika poleceniom pracodawcy – o ile zostanie prawidłowo przeprowadzona.

Przełożony może żądać od podwładnego podczas rozmowy dyscyplinującej, aby ten podał mu powody niewypełnienia obowiązków, zachowania niezgodnego ze standardami firmy (np. odnośnie do zasad obsługi klientów), nieosiągnięcia zakładanych wyników pracy czy przyczyny ubytków w mieniu powierzonym pracownikowi. Co więcej, podczas rozmowy dyscyplinującej kierownik może wskazywać na ewentualne konsekwencje, jakie zostaną wyciągnięte wobec pracownika, który poważnie narusza swoje obowiązki służbowe. Ma więc prawo poinformować pracownika, że skutkiem jego przewinienia może być nałożenie kary porządkowej, a nawet – w zależności od stopnia przewinienia – rozwiązanie umowy o pracę.

Rozmowa dyscyplinująca musi być jednak przeprowadzona z poszanowaniem godności pracownika i zasad współżycia społecznego.

A zatem przełożony musi:

  • panować nad emocjami,
  • starać się w spokojny i rzeczowy sposób przedstawić swoje zastrzeżenia do pracownika,
  • nie używać słów obraźliwych (np. nie nazywać pracownika złodziejem,idiotą itp),
  • nie krzyczeć na podwładnego,
  • nie zastraszać go itp.

Ważne! Warto szczegółowo przeszkolić kadrę kierowniczą, jak należy prowadzić rozmowy dyscyplinujące. Wyeliminujesz w ten sposób błędne zachowania, które mogą narazić Cię na odpowiedzialność odszkodowawczą, nie tylko z tytułu wypadków przy pracy, ale też z powodu mobbingu czy dyskryminacji.

Zdaniem Sądu Najwyższego

Pracodawca ma prawo informować podwładnego o zastrzeżeniach do sposobu wykonywania przez niego pracy i możliwych tego konsekwencjach, o ile robi to z poszanowaniem godności pracownika oraz zasad współżycia społecznego. Stres psychiczny, wywołany u pracownika taką trudną rozmową, nie może być współprzyczyną wypadku przy pracy. Z wyroku SN z 26 marca 2008 r., I PK 260/07.

Schemat rozmowy dyscyplinującej – gotowy do zastosowania

Poniżej przedstawiamy gotowy do użycia schemat rozmowy dyscyplinującej oraz sformułowania, które możesz w jej trakcie wykorzystać. Przekaż go również kierownikom liniowym w Twojej firmie.

KROK 1. Przygotuj pracownika na „przełknięcie” krytyki

Jeszcze przed rozmową dyscyplinującą uprzedź pracownika o jej temacie – niech nie będzie zaskoczony. W trakcie spotkania:

  • rozmawiaj z pracownikiem w cztery oczy;
  • mów spokojnie, nie reaguj impulsywnie.

Możesz zacząć tak: spotkaliśmy się dzisiaj po to, żeby porozmawiać o…, albo: chciałbym/łabym, żebyśmy przedyskutowali…

Zadbaj także o dobrą atmosferę i samopoczucie pracownika. Podkreśl jego mocne strony lub ostatnie osiągnięcia. Możesz powiedzieć np.: bardzo doceniam Twoje zaangażowanie w ostatni projekt…, lub: uważam, że jesteś dobrym pracownikiem…

KROK 2. Przejdź do konkretów

Czas na omówienie meritum sprawy. Wskaż więc konkretne sytuacje, przytocz argumenty uzasadniające Twoją negatywną ocenę zachowania pracownika oraz zadaj mu otwarte pytania. Staraj się przy tym poznać punkt widzenia podwładnego i motywy jego działania.

Wspólnie z pracownikiem ustalcie też, co można byłoby w omawianej sytuacji zrobić lepiej, jakie działania w przyszłości pomogą pracownikowi rozwiązywać podobne problemy.

Ważne! Oddziel osobę od problemu. W czasie rozmowy nie atakuj podwładnego, nie traktuj go jak przeciwnika. Nie używaj komunikatu „ty” – skoncentruj się raczej na omówieniu problemu. W przeciwnym razie pracownik będzie się bowiem skupiał na tym, jak się obronić przed zarzutami, a nie jak zmienić swoje zachowanie. Możesz posłużyć się następującymi komunikatami:

  • przytaczając fakty: …jednak zdarzyła się sytuacja, kiedy…, lub: czy pamiętasz projekt, w którym napotkałeś/łaś problem związany z…, po przeanalizowaniu wyników z zeszłego miesiąca okazało się, że znacząco wzrosła liczba popełnianych przez Ciebie błędów w zakresie…;
  • zadając pytania dotyczące omawianego problemu: co było powodem Twojego zachowania w tej sytuacji…, skąd wniknęły trudności z klientem, którego obsługiwałeś/łaś, dlaczego w zeszłym miesiącu spadła efektywność Twojej pracy?, albo: skąd wyniknął problem w realizacji zadania X;
  • rozmawiając o działaniach naprawczych: jakiego wsparcia potrzebujesz ode mnie lub od zespołu, żeby rozwiązać ten problem, w jaki sposób mógłbym/łabym pomóc Ci uniknąć takich samych błędów w przyszłości, jak następnym razem wykonałbyś/łabyś to zadanie?

KROK 3. Zakończ pozytywnym komunikatem

Podsumuj zwięźle przekazywane informacje, a także daj pracownikowi jakieś pozytywne komunikaty. Zmotywuje go to do mierzenia się z trudnymi sytuacjami w przyszłości. Skuteczne komunikaty kończące rozmowę dyscyplinującą mogą brzmieć tak:

  • wierzę, że uda Ci się rozwiązać tę kwestię w najbliższym czasie;
  • wiem, że dzięki Twoim umiejętnościom sytuacja zostanie szybko wyjaśniona;
  • dzięki Twojemu zaangażowaniu jestem pewien, że w najbliższym czasie osiągane przez Ciebie wyniki będą zgodne z planem.

W ten sposób podkreślisz, że bardzo cenisz pracę swojego podwładnego. Jesteś jedynie niezadowolony z tego, co wydarzyło się w jednej, konkretnej sytuacji.

Ważne! Formułuj informacje zwrotne z pozycji „ja”, czyli mów: uważam, że, jestem niezadowolony z… Unikaj zaś sformułowań typu: „zawsze”, „nigdy” itp. Nie mów też o tym, co sądzą inni na temat danej sytuacji. Nie wracaj też później do raz omówionej sprawy. Pracownik po skutecznie przeprowadzonej rozmowie powinien wiedzieć, jak naprawić błędy i jak postępować.

Wiedza i Praktyka

Artykuł jest fragmentem publikacji Dyscyplinowanie pracowników

About these ads

Dodaj komentarz

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

WordPress.com Logo

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Twitter picture

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s