Planowanie czasu pracy


Planowanie czasu pracy – podstawowe pojęcia i zasady

Rozkład, grafik, harmonogram – czym różnią się te pojęcia

Rozkład czasu pracy – to godziny rozpoczynania i kończenia pracy, pomiędzy którymi pracownicy muszą pozostawać w dyspozycji pracodawcy. Chodzi zarówno o określony przedział czasowy w ciągu doby (np. od godz. 8.00 do 16.00), jak i rozłożenie dni pracy na poszczególne dni tygodnia i miesiąca oraz wskazanie dni wolnych. Rozkłady czasu pracy ustalasz w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy (lub w obwieszczeniu jeżeli, firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie ma regulaminu).

Przykład:

W firmie Beta w regulaminie pracy zapisano, że pracownicy produkcji pracują od poniedziałku do piątku w podstawowym 3-zmianowym systemie czasu pracy, tj. po 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Pracownicy pracują:

na I zmianie – od godz. 6.00 do 14.00,
na II zmianie – od godz. 14.00 do 22.00,
na III zmianie – od godz. 22.00 do 6.00.

Natomiast grafik czasu pracy, zwany też harmonogramem – to, najkrócej rzecz ujmując, graficzne przedstawienie rozkładu czasu pracy. Najczęściej stosuje się go, gdy dokładne opisywanie planu pracy byłoby zbyt skomplikowane i wygodniej jest zastosować formę graficzną (np. tabeli). Grafik zastosuj np. w sytuacji, gdy pracownicy działu produkcji pracują na zmiany przez 7 dni w tygodniu w ramach równoważnego systemu czasu pracy, a liczba zamówień od klientów jest zmienna. W takiej sytuacji możesz bowiem przewidzieć zapotrzebowanie na pracę jedynie w krótkiej perspektywie (np. na miesiąc). Trudno natomiast zaplanować pracę np. w skali kilku miesięcy, czy też całego roku.

Podstawą prawną do stosowania grafików jest zamieszczenie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu zapisu, że rozkład czasu pracy pracowników zakładu (lub jego określonej części, jednostki, działu) ustala pracodawca (lub bezpośredni przełożeni) w grafikach czasu pracy (harmonogramach). Tego rodzaju zapis umożliwia rezygnację z określania rozkładu w przepisach wewnątrzzakładowych lub obwieszczeniu.

Przykład:

Jeżeli pracownik jest zatrudniony codziennie, od poniedziałku do piątku po 8 godzin, od godz. 7.00 do godz. 15.00, to wystarczy zamieścić zapis na ten temat (czyli określić rozkład czasu pracy) w przepisach zakładowych lub obwieszczeniu (gdy u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy ani układ zbiorowy). Natomiast gdy pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym, w którym liczba godzin pracy jest zmienna, wygodniej w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu zapisać, że rozkład czasu pracy na każdy okres rozliczeniowy jest ustalany w grafikach. Mając taki zapis, można na poszczególne okresy sporządzać „tabelki” określające liczbę godzin pracy w każdym z dni pracy. Takie tabelki – to właśnie grafiki (harmonogramy) czasu pracy.

Czym różni się grafik od listy obecności i karty ewidencji czasu pracy?

Jak już napisano wcześniej, grafik (harmonogram) to nic innego jak graficznie przedstawiony plan pracy. Jest to więc rozkład godzin pracy w poszczególnych dniach tygodnia oraz wyznaczenie dni pracy i dni wolnych w okresie rozliczeniowym.

Z grafikami często mylone są listy obecności oraz karty ewidencji czasu pracy. Tymczasem są to 3 zupełnie różne dokumenty. Lista obecności to jedna z wielu dopuszczalnych form ustalania obecności pracownika w pracy. Każdy pracodawca powinien bowiem określić, w jaki sposób jego pracownicy mają potwierdzać przybycie i obecność w pracy. Najczęściej dokumentują to w formie złożenia podpisu na liście obecności. Pracodawca może jednak w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 pkt 9 kp), a jeśli nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, tj. zatrudnia mniej niż 20 pracowników – – w pisemnej informacji do umowy o pracę (art. 29 § 3 kp), ustalić inny sposób dokumentowania przybycia i obecności w pracy. Na przykład może zdecydować się na karty zegarowe, elektroniczny system rejestracji wejść i wyjść czy też potwierdzanie poprzez zalogowanie się w systemie komputerowym.

Z kolei, indywidualna karta ewidencji czasu pracy, to obowiązkowy dla każdego pracodawcy dokument służący zapisywaniu rzeczywistego czasu świadczenia pracy przez pracownika oraz jego ewentualnych nieobecności. Można powiedzieć, że o ile rozkład (grafik) czasu pracy to swego rodzaju „plan pracy”, o tyle karta ewidencji czasu pracy to zapis na temat rzeczywistego wykonania planu pracy. Natomiast lista obecności to dokument ułatwiający pracodawcy prawidłowe wypełnienie karty ewidencji czasu pracy.

Przykład:

Poniższy przykład ilustruje różnice pomiędzy grafikiem, listą obecności i kartą ewidencji czasu pracy. W grafiku zaplanowano godziny i dni pracy pracownika na okres od 1 lutego do 8 lutego. W trakcie tego okresu doszło do pewnych zmian – co zostało uwzględnione na liście obecności. Sporządzając kartę ewidencji czasu pracy, pracodawca uwzględnił nie planowane dni i godziny pracy – lecz faktyczny czas pracy.

Dokument I: Grafik pracy dla Jana Kowalskiego w tygodniu od 1 do 8 lutego 2010 r.

1 lutego
pon.
8 –16

2 lutego 3 lutego 4 lutego 5 lutego 6 lutego 7 lutego 8 lutego
wt.          śr.        czw.        pt.       sob.       ndz.        pon.
8 –16     8 –16     8 –16     8 –16     WP        WN         8 –16

Użyte symbole:

WP – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
WN – wolna niedziela

Dokument II: Lista obecności pracownika Jana Kowalskiego w okresie 1 –8 lutego 2010 r.

1 lutego   Jan Kowalski
2 lutego   Jan Kowalski
3 lutego   Jan Kowalski
4 lutego   Jan Kowalski
5 lutego   Jan Kowalski
6 lutego -
7 lutego -
8 lutego   Jan Kowalski

Do działu kadr dostarczono pisemne polecenie pracy w godzinach nadliczbowych wypełnione przez przełożonego, z którego wynika, że 5 lutego 2010 r. pracownik pracował w nadgodzinach. Były to 2 godziny nadliczbowe przepracowane w godz. 16.00 –18.00.

[..]

System czasu pracy – na czym polega?

Każdy rozkład czasu pracy funkcjonuje w ramach jednego z systemów czasu pracy. System czasu pracy to, w pewnym uproszczeniu, grupa norm regulujących czas pracy (normę dobową i tygodniową, wymiar dobowy oraz okresy rozliczeniowe) danej kategorii pracowników. Przykładowo, w systemie podstawowym norma dobowa wynosi 8 godzin, norma tygodniowa – przeciętnie 40 godzin, a okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy (z możliwością wydłużenia go nawet do 1 roku dla niektórych kategorii zatrudnionych lub pracodawców stosujących tzw. ustawę antykryzysową).

Z kolei, w systemie równoważnym, można planować pracę na więcej niż 8 godzin na dobę – gdyż wymiar dobowy jest wydłużony maksymalnie do 12 godzin. Norma średniotygodniowa jest taka sama jak w systemie podstawowym (przeciętnie 40 godzin). Natomiast okres rozliczeniowy zasadniczo nie powinien przekraczać miesiąca (z możliwością wydłużenia w niektórych przypadkach – maksymalnie do 4 miesięcy).

Obowiązujący u pracodawcy system (systemy) czasu pracy określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu. Zasady te nie dotyczą systemu weekendowo- -świątecznego oraz systemu skróconego tygodnia pracy. Te systemy stosuje się na podstawie umowy o pracę, na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 3 kp).

Do czego służy okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy to okres, w którym rozliczasz czas pracy i po zakończeniu którego obliczane jest wynagrodzenie należne pracownikowi. Z jednej strony, w ramach okresu rozliczeniowego ustalasz liczbę godzin i dni do przepracowania oraz planujesz ją w rozkładzie (grafiku, harmonogramie) czasu pracy. Z drugiej zaś strony, po zakończeniu okresu rozliczeniowego sprawdzasz, czy w tym okresie nastąpiło przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy lub niedopracowanie wymaganej liczby godzin.

Maksymalna długość okresów rozliczeniowych ustalona została w Kodeksie pracy. Zależy ona od stosowanego w Twojej firmie systemu czasu pracy. Należy zdecydować, czy w Twojej firmie będą stosowane okresy rozliczeniowe w maksymalnej, dozwolonej przez prawo długości czy też zastosowane zostaną okresy krótsze. Odpowiedni zapis co do przyjętej u pracodawcy długości okresu rozliczeniowego powinien znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli Twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązana do ustalenia regulaminu (oczywiście należy pamiętać, że wprowadzenie zapisów na temat okresu rozliczeniowego do regulaminu, układu czy obwieszczenia powinno odbyć się w odpowiednim trybie).

Zapisując w regulaminie pracy, układzie lub obwieszczeniu, jaki okres rozliczeniowy przyjęto dla określonych grup pracowników, wskaż po pierwsze długość pojedynczego okresu rozliczeniowego (np. 1 miesiąc, 3 miesiące) a po drugie datę, od której rozpoczyna się stosowanie okresu w ustalonej długości, np. od 1 stycznia danego roku. Zamiast tego możesz wskazać miesiące lub kwartały roku objęte poszczególnymi okresami rozliczeniowymi, np. „W zakładzie pracy obowiązują 3-miesięczne okresy rozliczeniowe, obejmujące odpowiednio I, II, III i IV kwartał każdego roku kalendarzowego”.

Pamiętaj, że okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z miesiącem kalendarzowym, czy kwartałem.

Długie okresy są opłacalne dla pracodawcy

Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym lepiej dla pracodawcy. W okresie rozliczeniowym trzeba bowiem oddać dni wolne w zamian za pracę w niedziele, święta, dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy oraz czas wolny za pracę w nadgodzinach, jeśli jest on oddawany na polecenie pracodawcy (tj. bez pisemnego wniosku pracownika o odbiór nadgodzin). Dłuższy okres umożliwia tym samym większą elastyczność w zakresie wyznaczania dni wolnych i możliwość rekompensowania nadgodzin czasem wolnym od pracy.

Systemy czasu pracy i okresy rozliczeniowe wynikające z Kodeksu pracy

System czasu pracy
Podstawowy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
8 godzin

Okres rozliczeniowy
4 miesiące. Podstawa prawna  art. 129 § 1 kp.
6 miesięcy – w rolnictwie i hodowli, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób. Podstawa prawna art. 129 § 2 kp.
12 miesięcy – jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi, mającymi wpływ na przebieg procesu produkcji. Podstawa prawna art. 129 § 2 kp.

System czasu pracy
Równoważny

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 135 § 1 kp.
3 miesiące – w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Podstawa prawna art. 135 § 2 kp.
4 miesiące – przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych. Podstawa prawna art. 135 § 3 kp.

System czasu pracy
Równoważny przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
16 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 136 § 1 kp.

System czasu pracy
Równoważny dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
24 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 137 kp.

System czasu pracy
Praca w ruchu ciągłym

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
8 godzin (a raz w miesiącu w niektórych tygodniach 12 godzin)

Okres rozliczeniowy
4 tygodnie. Podstawa prawna art. 138 § 1 kp.

System czasu pracy
Skróconego tygodnia pracy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc art. Podstawa prawna 143 kp.

System czasu pracy
Pracy weekendowo-świątecznej

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc art. Podstawa prawna 144 kp.

Jak ustala się wymiar czasu pracy?

Tworząc grafik (harmonogram) czasu pracy, musisz wiedzieć, ile godzin pracy zaplanować pracownikowi oraz ile dni wolnych i dni pracy umieścić w grafiku. Liczba godzin pracy do przepracowania przez pracownika w okresie rozliczeniowym to właśnie wymiar czasu pracy. Oblicza się go na podstawie art. 130 kp.

W tym celu:

  • Pomnóż pełne tygodnie z danego okresu rozliczeniowego razy 40 godzin (UWAGA! Liczenie tygodni rozpocznij od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, niezależnie od tego, jaki jest to dzień tygodnia. Dokonując obliczeń wymiaru czasu pracy, pamiętaj, że przy miesięcznym okresie rozliczeniowym 4 tygodnie zawsze kończą się 28. dnia danego miesiąca, bez względu na to, w jakim dniu tygodnia rozpoczął się dany miesiąc).
  • Do uzyskanego wyniku dodaj wynik pomnożenia 8 godzin przez liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, ale przypadających od poniedziałku do piątku (UWAGA! Nie bierz pod uwagę sobót i niedziel).

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Pamiętaj, że przy ostatnim, niepełnym tygodniu okresu rozliczeniowego bierze się pod uwagę tylko dni od poniedziałku do piątku, niezależnie od tego, jakie dni są wyznaczone dla pracowników jako dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Zasada ta obowiązuje także wówczas, gdy pracownicy pracują w niedziele. Niedziele i święta pomija się bowiem przy ustalaniu wymiaru w danym okresie rozliczeniowym, ponieważ święto przypadające w innym dniu niż niedziela sprawia, że dzień ten przestaje być dniem roboczym i dlatego pomijany jest przy obliczaniu liczby godzin, podobnie jak niedziela.

Przykład:

Wymiar czasu pracy w styczniu 2010 r. ustalamy w następujący sposób:

Etap I: Obliczając wymiar czasu pracy do przepracowania w styczniu 2010 r. ustal najpierw iloczyn 40 godzin i tygodni przypadających w styczniu. 4 pełne tygodnie kończą się 29 stycznia 2010 r. Dlatego policz: 4 x 40 godzin = 160 godzin.

Etap II: Teraz do tej liczby dodaj iloczyn 8 godzin i dni, które zostały do końca okresu rozliczeniowego, a przypadają od poniedziałku do piątku. Do końca miesiąca zostanie jeszcze 1 stycznia. Jest to piątek. Dlatego pomnóż 8 godzin razy ten dzień tj. piątek, czyli: 8 godzin x 1 dzień = 8 godzin.

Etap III: Teraz obliczenia należy zsumować: 160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

Etap IV: Od tak obliczonej liczby odejmij iloczyn 8 godzin i świąt przypadających w inne dni niż niedziela. Zrób to także wówczas, gdy dni te przypadają w tym samym tygodniu. Od 30 listopada 2006 r. nie obowiązuje bowiem zdanie 2 art. 130 § 2 kp, które stanowiło, że jeżeli w tygodniu obejmującym 7 dni od poniedziałku do niedzieli wystąpią 2 święta w inne dni niż niedziela, obniża się wymiar czasu do przepracowania tylko z tytułu jednego z tych świąt. W styczniu 2010 r. mamy tylko jedno święto – Nowy Rok. Dlatego wymiar czasu pracy do przepracowania obniżamy tylko o to jedno święto. 168 godzin – (1 święto x 8 godzin) = 160 godzin.

Wynik: Wymiar czasu pracy do przepracowania przez pracowników zatrudnionych na pełnym etacie w styczniu 2010 r. wynosi zatem 160 godzin.

Autor: Iwona Jaroszewska-Ignatowska

Artykuł jest fragmentem publikacji Czas pracy w 2011 roku. 23 przykładowe grafiki

 

About these ads

Dodaj komentarz

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s