Jak powinny wyglądać akta osobowe?


Obowiązek prowadzenia akt osobowych

Artykuł jest fragmentem publikacji Akta pracownicze 2011

Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną. Zapoznajcie się więc z zasadami prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych, gdyż inspektor pracy w razie kontroli u Was z pewnością będzie sprawdzał, czy prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.

Podstawa prawna

  • Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Dla każdego pracownika oddzielnie pracodawca powinien założyć i prowadzić akta osobowe (art. 94 pkt 9a kp). Dotyczy to pracowników, a więc osób zatrudnionych na podstawie: umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 kp).

Nie musicie prowadzić teczek personalnych dla osób, które angażujecie na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedżerskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia.

Przykład 1

Kadrowa zastanawia się, czy może prowadzić jedną teczkę personalną dla wszystkich czterech pracowników magazynu, choćby z tego powodu, że podpisali umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Niestety nie. Paragraf 6 ww. rozporządzenia stanowi, że akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Nie ma możliwości prowadzenia akt zbiorowych. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, by możliwe było przekazanie po jednym egzemplarzu każdemu pracownikowi oraz włączenie po jednym egzemplarzu do części B akt osobowych każdego z pracowników, którego dotyczy umowa.

Przykład 2

Andrzej D. był zatrudniony w firmie Delta sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas określony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł pracę u innego pracodawcy. Obecnie w firmie Delta ma miejsce rekrutacja i wszystko wskazuje na to, że Andrzej D. znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy co poprzednio. Kadrowa zastanawia się, czy jeśli zapadnie pozytywna decyzja, powinna założyć nową teczkę osobową, czy też może dalej prowadzić tę, którą pracownik miał do tej pory.

Przepisy nie określają, co należy robić w takich sytuacjach. Skoro zatem nie ma nakazu założenia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, można poprzestać, naszym zdaniem, na tej, która była założona w związku z poprzednim zatrudnieniem. Należy jednak pamiętać, by zgromadzić nową dokumentację (w części A – nowe zaświadczenie lekarskie o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz nowe świadectwa pracy; w części B – nową umowę, szkolenie wstępne bhp i pozostałą dokumentację).

Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca!

Akta osobowe dla zatrudnianych pracowników musi prowadzić każdy pracodawca, niezależnie od liczby pracowników, których zatrudnia. Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które możecie być ukarani grzywną (art. 281 pkt 6 kp). Inspektor pracy w razie kontroli z pewnością będzie sprawdzał, czy prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.

Przykład

Kazimierz Z. prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna. Zajmuje się handlem obwoźnym. Ma zamiar zatrudnić swojego kuzyna na podstawie umowy o pracę na czas określony. Zastanawia się, czy dla tego jednego pracownika będzie musiał prowadzić akta osobowe.

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy (a więc na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę), musi dla każdego pracownika z osobna prowadzić akta osobowe. Nie ma przy tym znaczenia, ilu pracowników zatrudniania. Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy więc również tych pracodawców, którzy zatrudniają choćby jednego pracownika.

Odpowiedzialność kadrowej

Zwykle obowiązek prowadzenia akt osobowych w firmie należy do obowiązków kadrowej (specjalisty do spraw kadr). Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia tej dokumentacji, jeśli są zawinione przez kadrową (np. brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nieterminowe sporządzanie umów o pracę, brak gromadzenia poszczególnych dokumentów z przyczyn leżących po stronie kadrowej, a nie po stronie innych pracowników), mogą być przyczyną wypowiedzenia jej umowy o pracę.

Jak powinny wyglądać akta osobowe?

Akta osobowe powinny składać się z trzech części: A, B i C. Te części powinny być wyraźnie oddzielone:

1. w części A – musicie gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie;

2. w części B – musicie gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

3. w części C – musicie gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych

Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinniście ułożyć w porządku chronologicznym oraz ponumerować (§ 6 ust. 3 rozporządzenia). Numerujecie więc dokumenty w ramach poszczególnych części akt osobowych. Każda z części powinna ponadto zawierać pełny wykaz (spis treści) znajdujących się w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia). Jeśli więc pracownik doniesie Wam np. kolejne świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy albo zaświadczenie o ukończeniu jakiegoś kursu, musicie pamiętać, by oprócz tego, że wepniecie kopię takiego świadectwa lub zaświadczenia do akt osobowych, nadać jej numer i dokonać zmiany spisu treści tej części akt, w której dokonujecie takiego uzupełnienia.

UWAGA! Pamiętajcie, że w części A akt osobowych pracownika przechowujecie odpisy lub kopie składanych dokumentów, nigdy nie oryginały. Możecie żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia).

Przechowywanie akt osobowych

Dokumentację płacową, tj. listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, musicie przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy u Was przez pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS; tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).

Akta osobowe musicie przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u Was i – tak jak dokumentację płacową – jeszcze przez 50 lat od zakończenia tego zatrudnienia (art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).

UWAGA! Pamiętajcie, by akta osobowe pracownika były wykonane w taki sposób i z takich materiałów (sztywnych teczek, plastikowych okładek), które pozwolą sprostać obowiązkowi ich przechowywania przez wyznaczony przepisami okres. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niespełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny do 30.000 zł (art. 281 pkt 7 kp).

W razie ogłoszenia upadłości pracodawcy lub postawienia zakładu pracy w stan likwidacji musicie przekazać dokumentację (płacową i akta osobowe) do prywatnej lub państwowej firmy prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji. Rejestry takich firm znajdziecie w urzędach wojewódzkich. Powinniście także zapewnić środki finansowe na przechowywanie tej dokumentacji na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu.

UWAGA! Jeśli sąd rejestrowy, na Wasz wniosek, wyda postanowienie, w którym stwierdzi, że nie macie możliwości zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Jest to Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, które funkcjonuje w Milanówku przy ul. Okrzei 1 (strona internetowa: http://www.milanowek.ap.gov.pl). Przed wydaniem postanowienia sąd zasięgnie opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla Waszej siedziby o Waszym stanie majątkowym.

Wzory gotowych pism w sprawach kadrowych

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!»


About these ads

Dodaj komentarz

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s