Jak powinny wyglądać akta osobowe?


Obowiązek prowadzenia akt osobowych

Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną. Zapoznajcie się więc z zasadami prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych, gdyż inspektor pracy w razie kontroli u Was z pewnością będzie sprawdzał, czy prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.

Podstawa prawna

  • Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Dla każdego pracownika oddzielnie pracodawca powinien założyć i prowadzić akta osobowe (art. 94 pkt 9a kp). Dotyczy to pracowników, a więc osób zatrudnionych na podstawie: umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 kp).

Nie musicie prowadzić teczek personalnych dla osób, które angażujecie na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedżerskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia.

Przykład 1

Kadrowa zastanawia się, czy może prowadzić jedną teczkę personalną dla wszystkich czterech pracowników magazynu, choćby z tego powodu, że podpisali umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Niestety nie. Paragraf 6 ww. rozporządzenia stanowi, że akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Nie ma możliwości prowadzenia akt zbiorowych. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, by możliwe było przekazanie po jednym egzemplarzu każdemu pracownikowi oraz włączenie po jednym egzemplarzu do części B akt osobowych każdego z pracowników, którego dotyczy umowa.

Przykład 2

Andrzej D. był zatrudniony w firmie Delta sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas określony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł pracę u innego pracodawcy. Obecnie w firmie Delta ma miejsce rekrutacja i wszystko wskazuje na to, że Andrzej D. znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy co poprzednio. Kadrowa zastanawia się, czy jeśli zapadnie pozytywna decyzja, powinna założyć nową teczkę osobową, czy też może dalej prowadzić tę, którą pracownik miał do tej pory.

Przepisy nie określają, co należy robić w takich sytuacjach. Skoro zatem nie ma nakazu założenia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, można poprzestać, naszym zdaniem, na tej, która była założona w związku z poprzednim zatrudnieniem. Należy jednak pamiętać, by zgromadzić nową dokumentację (w części A – nowe zaświadczenie lekarskie o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz nowe świadectwa pracy; w części B – nową umowę, szkolenie wstępne bhp i pozostałą dokumentację).

Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca!

Akta osobowe dla zatrudnianych pracowników musi prowadzić każdy pracodawca, niezależnie od liczby pracowników, których zatrudnia. Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które możecie być ukarani grzywną (art. 281 pkt 6 kp). Inspektor pracy w razie kontroli z pewnością będzie sprawdzał, czy prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.

Przykład

Kazimierz Z. prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna. Zajmuje się handlem obwoźnym. Ma zamiar zatrudnić swojego kuzyna na podstawie umowy o pracę na czas określony. Zastanawia się, czy dla tego jednego pracownika będzie musiał prowadzić akta osobowe.

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy (a więc na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę), musi dla każdego pracownika z osobna prowadzić akta osobowe. Nie ma przy tym znaczenia, ilu pracowników zatrudniania. Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy więc również tych pracodawców, którzy zatrudniają choćby jednego pracownika.

Odpowiedzialność kadrowej

Zwykle obowiązek prowadzenia akt osobowych w firmie należy do obowiązków kadrowej (specjalisty do spraw kadr). Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia tej dokumentacji, jeśli są zawinione przez kadrową (np. brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nieterminowe sporządzanie umów o pracę, brak gromadzenia poszczególnych dokumentów z przyczyn leżących po stronie kadrowej, a nie po stronie innych pracowników), mogą być przyczyną wypowiedzenia jej umowy o pracę.

Jak powinny wyglądać akta osobowe?

Akta osobowe powinny składać się z trzech części: A, B i C. Te części powinny być wyraźnie oddzielone:

1. w części A – musicie gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie;

2. w części B – musicie gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

3. w części C – musicie gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych

Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinniście ułożyć w porządku chronologicznym oraz ponumerować (§ 6 ust. 3 rozporządzenia). Numerujecie więc dokumenty w ramach poszczególnych części akt osobowych. Każda z części powinna ponadto zawierać pełny wykaz (spis treści) znajdujących się w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia). Jeśli więc pracownik doniesie Wam np. kolejne świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy albo zaświadczenie o ukończeniu jakiegoś kursu, musicie pamiętać, by oprócz tego, że wepniecie kopię takiego świadectwa lub zaświadczenia do akt osobowych, nadać jej numer i dokonać zmiany spisu treści tej części akt, w której dokonujecie takiego uzupełnienia.

UWAGA! Pamiętajcie, że w części A akt osobowych pracownika przechowujecie odpisy lub kopie składanych dokumentów, nigdy nie oryginały. Możecie żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia).

Przechowywanie akt osobowych

Dokumentację płacową, tj. listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, musicie przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy u Was przez pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS; tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).

Akta osobowe musicie przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u Was i – tak jak dokumentację płacową – jeszcze przez 50 lat od zakończenia tego zatrudnienia (art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).

UWAGA! Pamiętajcie, by akta osobowe pracownika były wykonane w taki sposób i z takich materiałów (sztywnych teczek, plastikowych okładek), które pozwolą sprostać obowiązkowi ich przechowywania przez wyznaczony przepisami okres. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niespełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny do 30.000 zł (art. 281 pkt 7 kp).

W razie ogłoszenia upadłości pracodawcy lub postawienia zakładu pracy w stan likwidacji musicie przekazać dokumentację (płacową i akta osobowe) do prywatnej lub państwowej firmy prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji. Rejestry takich firm znajdziecie w urzędach wojewódzkich. Powinniście także zapewnić środki finansowe na przechowywanie tej dokumentacji na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu.

UWAGA! Jeśli sąd rejestrowy, na Wasz wniosek, wyda postanowienie, w którym stwierdzi, że nie macie możliwości zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Jest to Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, które funkcjonuje w Milanówku przy ul. Okrzei 1 (strona internetowa: http://www.milanowek.ap.gov.pl). Przed wydaniem postanowienia sąd zasięgnie opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla Waszej siedziby o Waszym stanie majątkowym.

Artykuł jest fragmentem publikacji Akta pracownicze 2011


Jak wręczyć wypowiedzenie pracownikowi ?


Forma wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiadaj umowę na piśmie!

Kiedy już podejmiesz decyzję o wypowiedzeniu pracownikowi umowy o pracę, powinieneś sporządzić wypowiedzenie na piśmie (art. 30 § 3 kp).

Przykład

Bezpośredni przełożony widząc, że pracownik niewłaściwie wykonuje swoje obowiązki, odsunął go od pracy, powiedział mu, iż go zwalnia i nie chce go więcej widzieć w pracy. Zatelefonował do dyrektora działu kadr, który miał pełnomocnictwo do nawiązywania oraz rozwiązywania umów i po rozmowie z nim oznajmił pracownikowi, że pracodawca właśnie wypowiedział mu umowę o pracę, a pracownik ma iść do domu i czekać na stosowne dokumenty. Po kilku dniach do pracownika dotarła przesyłka pocztowa zawierająca oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę. Czy pracodawca mógł dokonać wypowiedzenia w taki sposób?

Pracodawca postąpił nieprawidłowo, jednak skutecznie.

Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 kp). Jeśli pracodawca nie zachował pisemnej formy, dokonał wypowiedzenia wadliwie. Takie wypowiedzenie wywołuje jednak skutki prawne.

Zdaniem Sądu Najwyższego

Ustne oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę przekazane przez bezpośredniego przełożonego jest skuteczne. Wyrok SN z 24 marca 1999 r., I PKN 631/98, OSNP 2000/10/381

W naszym przykładzie umowa o pracę rozwiąże się więc z upływem okresu wypowiedzenia, który należy liczyć od momentu, w którym przełożony powiedział pracownikowi, że go zwalnia z pracy, a nie od momentu późniejszego doręczenia dokumentów pocztą.

Wypowiedzenie ustne – czego może żądać pracownik?

W przypadku gdy pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę bez zachowania formy pisemnej, pracownik może wystąpić do sądu z żądaniem:

  • uznania wypowiedzenia za bezskuteczne,
  • przywrócenia do pracy lub zasądzenia odszkodowania – jeśli umowa o pracę już się rozwiązała.

Jeśli jednak pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, może żądać wyłącznie odszkodowania w wysokości:

  • wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać – w przypadku umowy na okres próbny,
  • wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za 3 miesiące – w przypadku umowy na czas określony i na czas wykonywania pracy.

Od kiedy biegnie 7-dniowy termin na odwołanie się do sądu?

To, że pracownik otrzyma wypowiedzenie na piśmie w terminie późniejszym niż oświadczenie o wypowiedzeniu, które przełożony złożył mu w formie ustnej, ma wpływ na bieg terminu, w którym pracownik będzie mógł odwołać się do sądu pracy. Odwołanie takie (z żądaniem przywrócenia do pracy lub odszkodowania) pracownik powinien bowiem wnieść do sądu pracy w terminie 7 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę (art. 264 § 1 kp).

Jeśli pracodawca działa zgodnie z przepisami i wręcza wypowiedzenie umowy o pracę na piśmie, pracownik ma 7 dni od otrzymania pisma o wypowiedzeniu na wystąpienie na drogę sądową.

Zdaniem Sądu Najwyższego

Gdy pracodawca nie dokonuje wypowiedzenia w formie pisemnej, należy się spodziewać, że wypowiedzenie na piśmie pracownik otrzyma po upływie dłuższego czasu (zakładając, że pracodawca przesyła pracownikowi wypowiedzenie pocztą, listem poleconym), 7-dniowy termin na wystąpienie z odwołaniem do sądu pracy należy liczyć od momentu otrzymania wypowiedzenia w formie pisemnej, chyba że pracodawca wcześniej – wypowiadając ustnie umowę o pracę – pouczył pracownika, że ten ma 7 dni na to, by odwołać się do sądu pracy. Wyrok SN z 18 grudnia 2003 r., I PK 100/03, niepublikowany).

RADA 1 wypowiedzenie umowy o pracę powinieneś wręczać w formie pisemnej.

Nawet jeśli pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia, nie będzie wówczas wątpliwości, jak liczyć 7- dniowy termin na odwołanie się przez pracownika od wypowiedzenia do sądu pracy.

Wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę

Następnym krokiem po sporządzeniu wypowiedzenia na piśmie jest jego wręczenie pracownikowi. Z tym w praktyce wiąże się wiele problemów. Pracownicy bronią się bowiem w różny sposób przed wręczeniem im wypowiedzenia. Część z nich nie chce podpisać wypowiedzenia, część znika i przynosi zwolnienie lekarskie. Są tacy, którzy drą wypowiedzenie, i to w obu egzemplarzach, sądząc, że w takim przypadku jako nieistniejące (bo podarte) uznane zostanie za nigdy niebyłe, i uciekają na zwolnienie lekarskie, by jak najdłużej pozostawać w stosunku pracy.

Kiedy wypowiedzenie jest wręczone skutecznie?

Niekiedy jesteś zaskoczony postępowaniem pracownika i nie wiesz, jak na nie zareagować. Często pojawia się pytanie, czy wypowiedzenie wręczone w konkretnych okolicznościach jest skuteczne, tzn. czy pracownik został zwolniony, czy wręcz przeciwnie – nadal u Ciebie pracuje. Poniżej na przykładach przedstawiamy Ci konkretne sytuacje, które najczęściej zdarzają się w praktyce przy wręczaniu wypowiedzenia, i dajemy wskazówki, jak powinieneś reagować w poszczególnych przypadkach.

Przykład

Przygotowałeś wypowiedzenie – oczywiście w dwóch egzemplarzach (jeden wręczysz pracownikowi, drugi włożysz do części C akt osobowych). Zaprosiłeś pracownika na rozmowę i odczytałeś mu wypowiedzenie. Gdy podawałeś je pracownikowi, ten po przeczytaniu zdenerwowany oświadczył, że nie zgadza się z przyczynami wypowiedzenia i odmawia jego przyjęcia, po czym wyszedł z pokoju. Zastanawiasz się, co robić. Czy wypowiedzenie zostało skutecznie doręczone?

Wypowiedzenie zostało skutecznie i prawidłowo doręczone, co oznacza, że z upływem okresu wypowiedzenia umowa pracownika ulegnie rozwiązaniu. Nie ma znaczenia fakt, że pracownik odmówił podpisania dokumentów.

Pismo o wypowiedzeniu warto odczytać!

Wypowiedzenie umowy o pracę jest złożone z chwilą, gdy doszło do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 kc w zw. z art. 300 kp oraz wyrok SN z 6 listopada 1980 r., I PRN 109/80, PiZS 1982/5/53). Nie ma więc znaczenia prawnego to, że pracownik podczas rozmowy odmówił przyjęcia wypowiedzenia i oświadczył, że nie zgadza się z jego treścią. Wystarczy, że pracodawca wręczył wypowiedzenie lub usiłował tego dokonać, tj. położył pismo przed pracownikiem i poprosił go o podpisanie, że ten pismo otrzymał. Idealnie jest, jeśli pracodawca jeszcze przed położeniem pisma do podpisania odczyta je pracownikowi.

Zdaniem Sądu Najwyższego

„(…) dla skutku oświadczenia woli na piśmie nie jest wystarczające samo okazanie pisma adresatowi (…) powódka nie tylko widziała pismo zakładu pracy o rozwiązaniu z nią umowy o pracę bez wypowiedzenia, lecz przeczytała to pismo, zapoznając się w ten sposób z jego treścią zawierającą oświadczenie woli zakładu pracy o rozwiązaniu z powódką umowy o pracę bez wypowiedzenia”. Z uzasadnienia do wyroku SN z 16 marca 1995 r., I PRN 2/95, OSNP 1995/18/229.

WAŻNE! Z powyższego wyroku SN wynika, że aby wypowiedzenie było skuteczne, pismo o rozwiązaniu umowy musi być nie tylko okazane, ale i odczytane.

Co pracodawca musi udowodnić przed sądem?

Pamiętaj jednak, że w razie sporu sądowego to pracodawca musi udowodnić, że:

  • miał wypowiedzenie sporządzone na piśmie, które w trakcie rozmowy zostało pracownikowi wręczone;
  • chciał dać pracownikowi pisemne wypowiedzenie, a on odmówił jego przyjęcia.

Z tego względu najlepiej jest zawsze wręczać wypowiedzenie ze świadkiem.

RADA 2 Wypowiedzenie wręczaj zawsze ze świadkiem.

Pracownik nie przyjmuje wypowiedzenia – Ty sporządzasz notatkę służbową

Gdy pracownik odmówił przyjęcia wypowiedzenia, niezwłocznie po próbie wręczenia mu wypowiedzenia powinieneś sporządzić dokładną notatkę służbową. Trzeba w niej zapisać którego dnia, o której godzinie i w obecności kogo pracownikowi wręczono (lub także odczytano) wypowiedzenie. Dobrze, jeśli dokładnie opiszesz reakcję pracownika – np. napiszesz, że pracownik odmówił potwierdzenia na piśmie, iż otrzymał wypowiedzenie, odmówił też odebrania sporządzonego dla niego egzemplarza wypowiedzenia, po czym wyszedł.

Przepisy nie nakazują pisania notatki. Jest to jednak dobry zwyczaj, który pomoże Ci w trakcie ewentualnej sprawy sądowej z pracownikiem. Będziesz mieć wówczas dokładny opis sytuacji. Notatkę warto sporządzać od razu, dlatego że wtedy pamiętamy wszystkie szczegóły, które ulegają zatarciu, zanim jeszcze sąd wyznaczy pierwszą rozprawę, a które mogą okazać się ważne.

WZÓR

Notatka służbowa

sporządzona w dniu …………… przez

…………………………………………….

W dniu ……………..…… r. o godz.…….. w obecności następujących świadków:

1) ………………………………,
2) ……………………………….

Pracownicy/Pracownikowi – p.

………………………………………………………………………..

wręczono wypowiedzenie umowy o pracę.

Pracownica/Pracownik po wręczeniu wypowiedzenia odmówiła/odmówił jego przyjęcia i podpisania oświadczenia o przyjęciu wypowiedzenia, co swoim własnoręcznym podpisem potwierdzają wskazani powyżej świadkowie.

………………………………………………………………

data i podpis świadka

…………………………………..…………………………

data i podpis świadka

RADA 3 Jeśli pracownik odmówił podpisania wypowiedzenia, powinieneś sporządzić notatkę służbową, w której dokładnie opiszesz, co się wydarzyło. Powyżej prezentujemy wzór takiej notatki.

Autor: Iwona Jaroszewska-Ignatowska
Artykuł jest fragmentem publikacji Wręczenie wypowiedzenia. 9 praktycznych porad

 

Pracodawca przed sądem pracy


O co może Cię pozwać pracownik? O co Ty możesz go pozwać?

O co może Cię pozwać pracownik?

1. o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne i przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.

2. o uznanie rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (na podstawie art. 52 lub 53 kp) za niezgodne z prawem i przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.

3. o odszkodowanie w związku z rozwiązaniem umowy o pracę przez pracownika z winy Twojej firmy (art. 55 § 11 kp).

4. o odszkodowanie za szkodę z powodu niewydania lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy ( art. 99 kp.).

5. o ustalenie istnienia stosunku pracy, gdy w warunkach właściwych umowie o pracę zawarłeś umowę cywilnoprawną lub zatrudniałeś pracownika bez pisemnej umowy o pracę.

6. o wypłatę wynagrodzenia za pracę, odprawy pieniężnej z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników, odprawy emerytalnej lub rentowej, nagrody jubileuszowej, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy itd.

7. o uchylenie kary porządkowej (upomnienia, nagany albo kary pieniężnej).

8. o zadośćuczynienie lub odszkodowanie w związku z mobbingiem.

9. o zapłatę odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji po ustaniu zatrudnienia.

10. o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej.

O co możesz pozwać pracownika?

1. o odszkodowanie w związku z nieuzasadnionym rozwiązaniem umowy o pracę przez pracownika z powodu ciężkiego naruszenia przez Twoją firmę obowiązków wobec pracownika (art. 55 § 11 kp.), np. gdy pracownik rozwiązał umowę w tym trybie z powodu jednodniowego opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia albo z powodu odmowy udzielenia dnia wolnego na okoliczność zgonu babci jego małżonka. Okoliczności tych nie można uznać za ciężkie (w pierwszym przypadku) lub jakiekolwiek (w drugim przypadku) naruszenie obowiązków w stosunku do pracownika.

2. odszkodowanie za wyrządzoną Twojej firmie szkodę (m.in. spowodowaną nierozliczeniem się pracownika z powierzonego mienia lub niedoborem, szkodę wyrządzoną przez pracownika osobie trzeciej, którą musiałeś pokryć) – art. 114–127 kp.

3. odszkodowanie za szkodę spowodowaną naruszeniem zakazu konkurencji (art. 1011 § 2 kp), np. gdy pracownik mimo obowiązującego go po ustaniu zatrudnienia zakazu konkurencji zatrudnił się w firmie konkurencyjnej i przekazał jej informacje o Twoich klientach, wskutek czego ich straciłeś.

4. o zwrot kosztów poniesionych na kształcenie pracownika, zgodnie z zawartą umową, gdy pracownik zwalnia się przed ustalonym w umowie terminem odpracowania kosztów.

§ Podstawa prawna:

  • art. 476 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego

Terminy

Wnoszenie niektórych spraw do sądu i dochodzenie roszczeń jest ograniczone terminami. Ich upływ powoduje, że:

– sprawa wniesiona po terminie nie zostanie rozpatrzona przez sąd (terminy odwoławcze – dotyczą one tylko pracownika; sąd może jednak zdecydować o przywróceniu niektórych terminów odwoławczych, jeśli pracownik ich nie dotrzymał bez swojej winy, np. był obłożnie chory), albo

– z określonym roszczeniem nie można już w ogóle występować (terminy przedawnienia).

Najkrótsze terminy wynoszą 7 dni, najdłuższe 10 lat. Są także roszczenia, których dochodzenie nie jest ograniczone żadnym terminem np. o ustalenie, że pracownika łączył z Twoją firmą stosunek pracy.

Terminy odwoławcze

Termin 7 – dniowy

Służy on na:

– odwołanie się do sądu przez pracownika, któremu wręczyłeś wypowiedzenie umowy o pracę. Termin biegnie od dnia doręczenia pisma wypowiadającego (Uwaga! Pamiętaj, że w piśmie wypowiadającym umowę o pracę masz obowiązek zawrzeć pouczenie pracownika o terminie na złożenie odwołania oraz wskazanie sądu, do którego powinien je wnieść. Taki sam obowiązek spoczywa na Tobie, gdy zwalniasz pracownika bez wypowiedzenia – np. z art. 52 albo 53 kp).

– odwołanie się do sądu przez pracownika, któremu odmówiłeś sprostowania świadectwa pracy. Termin biegnie od dnia, w którym zawiadomiłeś pracownika o odrzuceniu jego wniosku o sprostowanie świadectwa pracy.

– odwołanie się do sądu, gdy odrzuciłeś sprzeciw pracownika od kary porządkowej. Termin biegnie od dnia zawiadomienia go o odrzuceniu sprzeciwu.

Termin 14 – dniowy

Przysługuje na:

– wystąpienie pracownika z żądaniem przywrócenia do pracy lub odszkodowania, jeśli rozwiązałeś z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia albo gdy stosunek pracy wygasł. Termin biegnie od dnia doręczenia pracownikowi zawiadomienia o rozwiązaniu umowy lub od dnia jej wygaśnięcia.

Pismo doręczone – niekoniecznie odebrane

Dzień doręczenia to ten, w którym oświadczenie woli pracodawcy (np. pismo wypowiadające umowę o pracę lub rozwiązujące ją bez wypowiedzenia), doszło do pracownika w taki sposób by mógł zapoznać się z jego treścią. Dla uznania, że doręczenie nastąpiło, nie jest konieczne pokwitowanie przez pracownika odbioru pisma. Uznaje się je za doręczone także wówczas, gdy pracownik odmawia przyjęcia nadanej przez pracodawcę listem poleconym przesyłki.

Na przykład:

Pracownik otrzymał od pracodawcy list polecony. Domyślając się, że pismo zawiera oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy, odmówił pokwitowania jego odbioru. W tej sytuacji pismo należy uznać za doręczone.

Terminy przedawnienia roszczeń

W razie wystąpienia do sądu po upływie terminu przedawnienia, należy liczyć się z tym, że pozew zostanie oddalony.

Dzień rozpoczęcia biegu przedawnienia to ten, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Natomiast wymagalne staje się najczęściej wówczas, gdy nadchodzi termin spełnienia określonego świadczenia.

Przykład

Roszczenie o wypłatę wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc staje się wymagalne z dniem oznaczonym w Twojej firmie jako dzień wypłaty (np. 10. dnia miesiąca). Z kolei roszczenie o wypłacenie ekwiwalentu za urlop, odszkodowania za skrócony w trybie art. 361 kp. okres wypowiedzenia czy odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika – będzie wymagalne z dniem rozwiązania stosunku pracy. Bieg przedawnienia w tych przypadkach rozpocznie się więc odpowiednio – od dnia wypłaty i od dnia rozwiązania stosunku pracy. Od tych dni, do upływu okresu przedawnienia (w tym przypadku 3 lat) pracownik może wystąpić przeciwko Twojej firmie do sądu z żądaniem zapłaty powyższych świadczeń.

Termin 1-roczny

Przysługuje on na wystąpienie przez Twoją firmę z roszczeniem o:

– naprawienie szkody, którą pracownik wyrządził Twojej firmie nieumyślnie (np. przez zaniedbanie) wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych,

– wyrównanie szkody wyrządzonej przez pracownika, który naruszył zakaz konkurencji,

– odszkodowanie w związku z nieuzasadnionym rozwiązaniem przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 611 w związku z art. 55 § 11 kp.).

Bieg tych terminów rozpoczyna się od dnia, w którym dowiedziałeś się o wyrządzeniu szkody przez pracownika. Nie może on jednak skończyć się później niż po upływie 3 lat od wyrządzenia tej szkody. Z kolei, jeśli naprawiłeś szkodę, którą pracownik wyrządził osobie trzeciej przy wykonywaniu obowiązków służbowych, termin przedawnienia twego roszczenia wobec pracownika o zwrot wypłaconego tej osobie odszkodowania rozpoczyna się w dniu, w którym zapłaciłeś to odszkodowanie.

Szkoda umyślna – dłużej się przedawnia

Inaczej uregulowane jest przedawnienie roszczeń, gdy pracownik wyrządził Twojej firmie szkodę umyślnie (np. zrobił to specjalnie). Roszczenia takie przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym dowiedziałeś się o szkodzie i o tym, że spowodował ją konkretny pracownik. Nie później jednak niż z upływem 10 lat od dnia, w którym szkoda powstała.

Termin 3-letni

Dotyczy większości roszczeń pracowników, jak chociażby roszczeń o świadczenia pieniężne, np. o wypłatę wynagrodzenia za pracę, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, odpraw, nagród jubileuszowych itp).

Termin 10 letni

Obejmuje roszczenia, o których rozstrzygnął już sąd, a wyrok jest prawomocny. Dotyczy także sytuacji gdy zawarłeś z pracownikiem ugodę przed sądem lub pogodziła was komisja pojednawcza. Jeżeli więc mimo wyroku bądź zawartej ugody pracownik nie płaci Twojej firmie np. odszkodowania lub Ty nie wypłacasz mu zasądzonych (objętych ugodą) należności, macie 10 lat na wyegzekwowanie przysługujących wam kwot.

Bez terminu

Nie są ograniczone żadnym terminem roszczenia o ustalenie (przykładowo: że łączący strony stosunek prawny, mimo że wynika np. z umowy zlecenia lub o dzieło, jest w istocie stosunkiem pracy). A zatem powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy pracownik (lub inspektor pracy) może wnieść w każdym czasie i nie ulega ono przedawnieniu.

Gdy upłynie przedawnienie

Po upływie terminu przedawnienia roszczenia ze stosunku pracy, ten przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba, że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. uchwała SN z 6 marca 1998 roku, III ZP 50/97

Musisz zgłosić zarzut

Sąd uwzględni upływ przedawnienia tylko wówczas, gdy się na niego powołasz. Niezwykle rzadko robi to z własnej inicjatywy (czyli z urzędu).

Przykład

Twój pracownik zwolniony ponad 3 lata temu wystąpił do sądu z roszczeniem o ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W tej sytuacji powinieneś już w odpowiedzi na pozew lub podczas rozprawy wnosić o oddalenie powództwa ze względu na to, że roszczenie pracownika uległo przedawnieniu. Jeżeli tego nie zrobisz, sąd zasądzi pracownikowi ekwiwalent i będziesz musiał go zapłacić.

Jak przerwać bieg przedawnienia?

Możesz to zrobić przez wniesienie pozwu do sądu, wniosku do komisji pojednawczej lub wystąpienie do sądu o wezwanie pracownika do próby ugodowej.

Przykład

Jeżeli na miesiąc przed upływem okresu przedawnienia wystąpisz do sądu z pozwem przeciwko pracownikowi o zapłatę odszkodowania, to bieg przedawnienia przerwie się w dniu wniesienia pozwu i nie upłynie w czasie trwania postępowania sądowego.

§ Podstawa prawna:

  • art. 30 § 5, art. 97 § 21, art. 112 § 2, art. 264–265, art. 292–295 kp,
  • art. 442 Kodeksu cywilnego w związku z art. 291 § 3 kp.

Do którego sądu wnieść sprawę?

1. Sąd rejonowy czy okręgowy?

Zanim wniesiesz pozew, musisz ustalić, który sąd będzie właściwy do rozstrzygnięcia Twojej sprawy.

Zasadą jest, że sądy rejonowe rozpoznają wszystkie sprawy, z wyjątkiem tych, dla których zastrzeżona jest właściwość sądów okręgowych. W przypadku roszczeń ze stosunku pracy sąd okręgowy rozstrzyga – z pewnymi, wymienionymi poniżej wyjątkami – w sprawach o roszczenia pieniężne, w których wartość przedmiotu sporu przewyższa 75 tysięcy złotych, a także wówczas gdy pracownik pozwie Cię np. o odszkodowanie i zadośćuczynienie, zarzucając Ci naruszenie dóbr osobistych (godności, dobrego imienia itd.).

Wartość przedmiotu sporu…

… wyraża się w kwocie pieniężnej, jakiej dochodzi się przed sądem. Nie wlicza się do niej odsetek, pożytków i kosztów, żądanych obok kwoty głównej. W przypadku dochodzenia jednym pozwem kilku roszczeń – wartość przedmiotu sporu stanowi ich suma.

Bez względu na wartość przedmiotu sporu do właściwości sądów rejonowych należą sprawy z zakresu prawa pracy:

  • o ustalenie istnienia stosunku pracy,
  • o uznanie bezskuteczności wypowiedzenia,
  • o przywrócenie do pracy i przywrócenie poprzednich warunków pracy lub płacy,
  • o odszkodowanie w przypadku nieuzasadnionego lub naruszającego przepisy wypowiedzenia oraz rozwiązania stosunku pracy,
  • dotyczące kar porządkowych i świadectw pracy oraz roszczenia z tym związane.

W jakim mieście będzie toczyć się proces?

Możesz dokonać wyboru i pozew przeciwko pracownikowi złożyć:

  • w sądzie właściwym dla miejsca jego zamieszkania,
  • w sądzie właściwym dla miejsca wykonywania przez niego pracy, czyli dla miejscowości, w której faktycznie wykonywał on swoje podstawowe obowiązki, a gdy pracy nie podjął – tam gdzie, zgodnie z postanowieniami umowy o pracę, miał ją wykonywać,
  • w sądzie właściwym dla siedziby Twojej firmy lub jednostki organizacyjnej (np. oddziału, filii), w której zatrudniałeś pracownika.

Taki sam wybór przysługuje pracownikowi.

Jeśli skierujesz pozew do sądu, który nie jest właściwy w danej sprawie, zostanie on przekazany do sądu właściwego. Stanie się tak, np. gdy wniosłeś pozew do Sądu Rejonowego dla Warszawy Pragi, podczas gdy Twoja firma ma siedzibę w dzielnicy, dla której właściwy jest Sąd Rejonowy dla Warszawy Mokotowa.

§ Podstawa prawna:

  • art. 16–17, art. 19–21, art. 27, art. 461 § 1, § 11 Kodeksu postępowania cywilnego

Kto jest stroną postępowania?

Tak jak w innych procesach (np. cywilnym), stronami w postępowaniu przed sądem pracy są powód (ten, który występuje z pozwem) i pozwany (ten, przeciwko któremu pozew skierowano). Po obu stronach może występować także kilka osób.

Na przykład – po stronie powodowej – kilku spadkobierców zmarłego pracownika występujących o wypłatę odprawy pośmiertnej. Po stronie pozwanej zaś przykładowo będący pracodawcami wspólnicy spółki cywilnej lub pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność za mienie powierzone. Przed sąd pracy możesz pozwać nie tylko osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, ale również – zatrudnionego na podstawie powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę oraz umowy o pracę nakładczą, a także spadkobierców wymienionych wyżej osób.

§ Podstawa prawna:

  • art. 476 § 5 pkt 1 lit. a Kodeksu postępowania cywilnego

Autor: Adrianna Jasińska-Cichoń

Artykuł jest fragmentem publikacji Postępowanie przed sądem pracy

Pracownica w ciąży


Czy (i kiedy) można zwolnić kobietę w ciąży?

Zaszła w ciążę – jest chroniona

Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę ciężarnej pracownicy jest bezwzględny. Oznacza to, że:

– nie wolno wręczyć jej wypowiedzenia,
– nie może dojść do rozwiązania umowy także wtedy, gdy wypowiedziałeś już pracownicy umowę, a potem okazało się, że jest ona w ciąży – i to zarówno wówczas, gdy była w ciąży w dniu wypowiedzenia, jak i wtedy, gdy w ciążę zaszła w okresie wypowiedzenia (por. wyrok SN z 2 czerwca 1995 r., I PRN 23/95, OSNAP z 1995 r. nr 22, poz. 276).

Uwaga! Nie ma znaczenia, czy, wręczając wypowiedzenie, wiedziałeś o ciąży pracownicy. Liczy się tylko to, czy pracownica w dniu otrzymania wypowiedzenia lub w okresie wypowiedzenia faktycznie była w ciąży (por. wyrok SN z 15 stycznia 1988 r., I PRN 74/87, Służba Pracownicza z 1988 r. nr 5, str. 28).

Okazało się, że była w ciąży? Trzeba ją przywrócić!

Gdy pracownica poinformuje o swojej ciąży już po wręczeniu jej wypowiedzenia, a nawet w dniu rozwiązania umowy o pracę, masz obowiązek:

– wycofać swoje oświadczenie o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy i
– przywrócić pracownicę do pracy oraz
– zapłacić wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy.

Uwaga! Jeśli wypowiedziałeś umowę, a następnie okazało się, że w tym dniu pracownica była w ciąży, ale poroniła przed upływem okresu wypowiedzenia, wypowiedzenie także jest bezskuteczne i trzeba wycofać oświadczenie o wypowiedzeniu umowy.

Likwidacja stanowiska – również nie zwolnisz ciężarnej

Pracownicy w okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego nie możesz zwolnić nawet z powodu likwidacji jej stanowiska pracy (więcej o tym w rozdziale „Urlop wychowawczy”).

Wyjątek: upadłość i likwidacja

Pracownicy w ciąży możesz wręczyć wypowiedzenie umowy o pracę w przypadku upadłości lub likwidacji całej firmy. Jeżeli w firmie działa organizacja związkowa reprezentująca pracownicę, musisz uzgodnić z nią termin rozwiązania umowy. W innym przypadku decyzję o wypowiedzeniu w związku z upadłością lub likwidacją firmy podejmujesz samodzielnie. Jeśli zatrudniasz co najmniej 20 pracowników, musisz ponadto wypłacić odprawę.

Uwaga! Masz prawo zwolnić ciężarną kobietę w trybie dyscyplinarnym (czytaj o tym poniżej).

§ Podstawa prawna:

  • art. 177 kp,
  • art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.).

Czy można zwolnić dyscyplinarnie pracownicę w ciąży?

Jeśli kradnie, ciąża jej nie ochroni

Może się zdarzyć, że ciężarna kobieta dopuści się czynu, który uzasadnia zwolnienie jej w trybie natychmiastowym (dyscyplinarnym). Wówczas nie może być mowy o ochronie pracownicy w ciąży przed zwolnieniem.

Potrzebna zgoda związków – jeśli są

Jeżeli działa u Ciebie zakładowa organizacja związkowa, która reprezentuje ciężarną pracownicę, musisz uzyskać jej zgodę na zwolnienie dyscyplinarne.

Pracownica jest reprezentowana przez związek wówczas, gdy:

– jest jego członkiem albo
– związek zgodził się bronić jej praw.

Nawet jeśli dowiesz się o ciąży pracownicy dopiero po rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym, również musisz wystąpić do reprezentującej ją organizacji związkowej o wyrażenie zgody na jej zwolnienie. Gdy związek odmówi zgody na zwolnienie, powinieneś wycofać oświadczenie o rozwiązaniu umowy i przyjąć pracownicę z powrotem.

Nie ma związków? Zdecyduj sam!

Jeśli nie masz w zakładzie organizacji związkowej lub jeśli ta organizacja nie reprezentuje ciężarnej pracownicy, decyzję o jej zwolnieniu podejmujesz samodzielnie.

Weź przy tym pod uwagę stopień winy i wszelkie okoliczności, które mogą być istotne (np. umyślność, działanie pod wpływem emocji). Z pewnością możesz natychmiast rozwiązać umowę z pracownicą, która np.:

– kradnie lub umyślnie niszczy mienie zakładu,
– działa na rzecz konkurencji ze szkodą dla Twojej firmy.

§ Podstawa prawna:

  • art. 52 § 1 pkt 1, art. 177 § 1 kp,
  • art. 30 ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).

Czy można kobiecie w ciąży wręczyć wypowiedzenie zmieniające?

20 pracowników i przyczyny dotyczące pracodawcy

Generalnie wypowiedzenie zmieniające (czyli wypowiedzenie warunków pracy i płacy) jest zabronione w czasie ciąży.

Wręczenie wypowiedzenia zmieniającego pracownicy będącej w ciąży jest jednak dopuszczalne, gdy firma zatrudnia 20 lub więcej pracowników – w sytuacji gdy przeprowadzane są zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników (grupowe lub indywidualne).

Przykład

Pracodawca zatrudniający ponad 20 osób ma prawo wręczyć wypowiedzenie zmieniające ciężarnej kobiecie z powodu likwidacji jej stanowiska pracy. Nie może jednak jej zwolnić.

Obniżasz wynagrodzenie? Wypłać dodatek!

Jeżeli wypowiedzenie zmieniające (np. przeniesienie na inne stanowisko) spowoduje obniżenie wynagrodzenia ciężarnej pracownicy, musisz wypłacać jej dodatek wyrównawczy aż do chwili ustania ochrony przed zwolnieniem z pracy, tj. do dnia porodu.

Przykład

Ciężarna pracownica zarabiała 2.500 zł. Pracodawca wypowiedział jej warunki pracy i płacy (z powodu likwidacji stanowiska pracy), oferując stanowisko, na którym zarabia się jedynie 2.000 zł. W tej sytuacji pracownica powinna otrzymywać aż do dnia porodu dodatek wyrównawczy w wysokości 500 zł.

§ Podstawa prawna:

  • art. 177 kp,
  • art. 1, art. 5 ust. 5 pkt 1, art. 5 ust. 6 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. z 2003 r. nr 90, poz. 844 ze zm.).

Czy można przenieść pracownicę na inne stanowisko tylko na część ciąży?

Jeśli praca ciężarnej kobiety na danym stanowisku jest zakazana, możesz:

– dostosować jej stanowisko tak, żeby praca kobiet w ciąży nie była na nim zabroniona,
– przenieść ją na inne stanowisko lub
– zwolnić ją z obowiązku świadczenia pracy (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia).

To, który z powyższych sposobów wybierzesz, zależy od Twoich możliwości. Masz prawo zastosować każdy z nich przez część ciąży. Jeżeli więc przeniesienie do innej pracy, dopuszczalnej dla ciężarnej pracownicy, jest możliwe np. dopiero za miesiąc – wystarczy zwolnić ją do tego czasu z obowiązku świadczenia pracy (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia).

§ Podstawa prawna:

  • art. 179 kp.

Co zrobić, gdy orzeczenie lekarskie zabrania kobiecie w ciąży danej pracy?

Zaświadczenie lekarskie zabraniające kobiecie w ciąży określonej pracy należy uwzględnić, nawet jeśli powszechnie obowiązujące przepisy nie zabraniają zatrudniania jej na tego typu stanowisku.

W przypadku gdy ciężarna pracownica przedstawi Ci zaświadczenie lekarskie stwierdzające przeciwwskazania zdrowotne do wykonywania dotychczasowej pracy, musisz:

– dostosować jej warunki pracy do wymagań określonych w zaświadczeniu lub
– tak ograniczyć czas jej wykonywania, aby wyeliminować zagrożenie dla jej zdrowia,
– przenieść ją na inne stanowisko lub
– zwolnić z obowiązku świadczenia pracy.

W każdym z powyższych przypadków wynagrodzenie pracownicy nie może być niższe niż to, które otrzymywała poprzednio. Jeśli na stanowisku, na które ją przeniesiono (lub z powodu skrócenia czasu pracy), jest ono mniejsze, powinieneś jej wypłacić dodatek wyrównawczy.

Całą ciążę na „chorobowym”?

Od 1 stycznia 2009 r. okres zasiłkowy w przypadku choroby przypadającej w czasie ciąży nie wynosi już 182 dni, lecz jest wydłużony do 270 dni.

§ Podstawa prawna:

  • art. 179 § 2, art. 179 § 3 kp.

Czy kobieta w ciąży może wypowiedzieć umowę o pracę?

Czy może cofnąć wypowiedzenie?

Jednostronny zakaz

Zakaz wypowiedzenia umowy w czasie ciąży dotyczy tylko pracodawcy. Pracownica ma zawsze prawo wypowiedzieć umowę.

W okresie ciąży może więc:

– wypowiedzieć umowę o pracę w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracodawcę jej podstawowych obowiązków – rozwiązać umowę bez wypowiedzenia,
– rozwiązać umowę na mocy porozumienia stron.

Nie wiedziałam o ciąży, przyjmijcie z powrotem!

Pracownica, która w momencie składania wypowiedzenia umowy o pracę nie wiedziała, że jest w ciąży, może je cofnąć, powołując się na działanie pod wpływem błędu (twierdząc, że gdyby wiedziała o ciąży, nie złożyłaby wypowiedzenia). Nie może natomiast go wycofać, gdy:

– w chwili jego składania wiedziała, że jest w ciąży (patrz wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 431/98, OSNAP z 1999 r. nr 24, poz. 792),
– zaszła w ciążę dopiero w okresie wypowiedzenia (patrz wyrok SN z 3 lutego 1993 r., I PZP 72/92, LEX nr 56806).

Przykład

Dnia 12 maja pracownica wypowiedziała umowę o pracę za 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Nie wiedziała wówczas, że wcześniej zaszła w ciążę. Kiedy się o tym dowiedziała (w czerwcu), oświadczyła pracodawcy, że cofa wypowiedzenie, gdyż złożyła je w błędnym przekonaniu, że nie jest w ciąży. W tej sytuacji pracodawca musi uwzględnić jej decyzję. Gdyby jednak ta pracownica wiedziała o ciąży już 12 maja albo zaszła w nią dopiero w czerwcu (w okresie wypowiedzenia), cofnięcie przez nią wypowiedzenia nie będzie dopuszczalne.

Porozumienie stron też może cofnąć

Jeśli pracownica zawarła porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy, nie wiedząc o tym, że jest w ciąży, może powołać się na błąd i żądać, aby porozumienie zostało unieważnione.

§ Podstawa prawna:

  • art. 30 § 1 pkt 2, art. 177 kp,
  • art. 48 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kp.

Które umowy terminowe przedłużają się do dnia porodu?

Ochrona trwałości zatrudnienia pracownic w ciąży, z którymi zawarto terminowe umowy o pracę (na czas określony, na czas wykonania określonej pracy, na okres próbny przekraczający 1 miesiąc), polega na tym, że:

– nie możesz rozwiązać ani wypowiedzieć tych umów,
– z mocy prawa ulegają one przedłużeniu do dnia porodu – ale tylko wtedy gdy rozwiązałyby się po upływie 3. miesiąca ciąży.

Takie umowy ulegają samoistnie przedłużeniu do dnia porodu i rozwiązują się w tym dniu.

Przykład

Pracownica zawarła umowę na czas określony od 1 kwietnia do 31 sierpnia. W kwietniu zaszła w ciążę. Umowa ulegnie zatem przedłużeniu aż do dnia porodu. Inna sytuacja byłaby, gdyby ciąża pracownicy rozpoczęła się w lipcu. Wówczas koniec obowiązywania umowy (31 sierpnia) przypadałby bowiem przed upływem 3. miesiąca ciąży. W takim przypadku umowa nie przedłużyłaby się do dnia porodu.

Umowy przedłużają się automatycznie, bez konieczności jakichkolwiek działań ze strony pracownika czy pracodawcy (np. aneksowania umowy o pracę). Pracownica musi jedynie przedstawić zaświadczenie od lekarza. Powinno ono wskazywać, w którym miesiącu ciąży jest pracownica.

Uwaga! Pracodawcy często wystawiają pracownicom ciężarnym pismo informujące o przedłużeniu umowy do dnia porodu. Taka praktyka jest dozwolona. Należy jednak uważać, aby nie tytułować tego pisma np. „Aneks do umowy”. Może ono bowiem wówczas zostać uznane za kolejną umowę o pracę (problem nie dotyczy jednak podmiotów, które podlegają ustawie antykryzysowej). Najlepiej nadać mu tytuł „Informacja o przedłużeniu umowy o pracę z mocy prawa”.

Miesiąc ciąży = miesiąc księżycowy

Czas ciąży liczy się w miesiącach księżycowych, a nie kalendarzowych. Oznacza to, że za 1 miesiąc należy przyjąć 28 dni (4 tygodnie). A zatem 3-miesięczny termin, w którym można jeszcze rozwiązać umowę, upływa po 84 dniach ciąży (3 × 28 dni), co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2002 r. (I PK 33/02, OSNP 2004/12/204).

Zastępstwo i praca tymczasowa – nie ma przedłużenia

Nie ulegają przedłużeniu umowy zawarte z:

– pracownicą zatrudnioną na czas zastępstwa innego pracownika, w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności,
– pracownicą zatrudnioną przez agencję pracy tymczasowej do wykonania pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, nawet gdyby miały ulec rozwiązaniu po upływie 3. miesiąca (np. w 6. miesiącu ciąży).

Umowa się nie przedłuża, ale ochrona pozostaje

To, że umowy zawarte z pracownicą tymczasową czy zatrudnioną na zastępstwo nie przedłużają się do dnia porodu, nie znaczy, że jest ona pozbawiona ochrony przed wcześniejszym wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy. Nie możesz więc np. wypowiedzieć umowy o pracę ciężarnej pracownicy zatrudnionej na zastępstwo dopóty, dopóki nie wróci zastępowany pracownik. Dopiero wtedy rozwiąże się bowiem umowa zawarta z tą pracownicą.

§ Podstawa prawna:

  • art. 177 § 3 kp.

Czy trzeba zapewnić kobiecie w ciąży indywidualny rozkład czasu pracy, jeśli tego zażąda?

Na pisemny wniosek ciężarnej pracownicy możesz ustalić jej indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym jest objęta. Nie masz jednak takiego obowiązku.

Kodeks pracy stanowi bowiem, że pracodawca „może” (ale nie „musi”) ustalić indywidualny rozkład czasu pracy. Co więcej, jeśli np. pracownica wystąpi z wnioskiem, żeby w niektóre dni tygodnia pracować dłużej niż 8 godzin – masz wręcz obowiązek jej odmówić (gdyż kobieta w ciąży nie może pracować powyżej 8 godzin na dobę).

§ Podstawa prawna:

  • art. 142, art. 148 pkt 2 kp.

Kiedy można powierzyć kobiecie w ciąży inną pracę?

W 2 przypadkach możesz zlecić inną pracę Pracownicy w ciąży możesz powierzyć inną pracę niż określona w umowie:

– w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy i na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownicy, a także
– na czas przestoju.

Uwaga! Praca powierzona czasowo ciężarnej kobiecie nie może powodować obniżenia jej wynagrodzenia i musi odpowiadać kwalifikacjom pracownicy.

Tylko gdy prawo i lekarz nie zabraniają

Możesz powierzyć pracownicy w ciąży inną pracę niż określona w umowie, pod warunkiem że:

– przy powierzonej pracy dozwolone jest zatrudnianie pracownic w ciąży, czyli nie jest ona szkodliwa lub uciążliwa dla ich zdrowia,
– powierzona praca nie będzie świadczona w porze nocnej, dłużej niż 8 godzin na dobę, w godzinach nadliczbowych (lub w systemie przerywanego czasu pracy, chyba że pracownica wyrazi na to zgodę),
– wykonywania powierzonej pracy nie zabroni pracownicy lekarz.

§ Podstawa prawna:

  • art. 42 § 4, art. 81, art. 148, art. 178 § 1, art. 179 § 3 kp,
  • załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet.

Czy pracownica w ciąży może pracować przed komputerem?

Prawo nie zakazuje zupełnie pracownicom w ciąży pracy przy monitorach ekranowych (a więc np. przy komputerze). Nakłada jednak ograniczenie – praca taka może być wykonywana najwyżej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Z tego wynika, że nie może ona trwać dłużej niż 4 godziny dziennie (1/2 × 8 godzin).

Ograniczenie powyższe wynika z faktu, że praca przy monitorach ekranowych związana jest z równoległym działaniem kilku czynników (m.in. długotrwałe przebywanie w wymuszonej pozycji ciała, skupienie wzroku, w monitorach starego typu – silne promieniowanie i pole elektromagnetyczne), które mogą być źle tolerowane przez kobiety w ciąży.

Płaski monitor nie jest rozwiązaniem

Specjaliści w zakresie warunków pracy nie widzą podstawy prawnej do tego, aby pracownica ciężarna mogła pracować przy komputerze ponad 4 godziny, jeśli zapewnisz jej monitor ciekłokrystaliczny (LCD). Wprawdzie takie płaskie monitory prawie nie promieniują, ale nie zmniejsza to ogólnej uciążliwości tego typu pracy.

§ Podstawa prawna:

  • roz. IV ust. 1 pkt 4 załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz.U. z 2002 r. nr 127, poz. 1092).

Wiedza i Praktyka

Artykuł jest fragmentem publikacji Rodzicielstwo a praca

 

Wypłata wynagrodzenia


Zasady wypłaty wynagrodzeń

Trzeba ustalić konkretny dzień wypłaty

Wynagrodzenia masz obowiązek wypłacać co najmniej raz w miesiącu w stałym i ustalonym z góry terminie. Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia określasz w regulaminie pracy, a gdy nie musisz go tworzyć (zatrudniasz poniżej 20 pracowników) – w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia.

Wynagrodzenie powinno być płatne „co najmniej” raz w miesiącu, co oznacza, że możesz wypłacać je częściej – przykładowo co tydzień, a nawet codziennie. Ważne jest, by ustalono konkretny dzień wypłaty wynagrodzenia, np. 28 dzień każdego miesiąca, ostatni czwartek miesiąca itp. Może pojawić się sytuacja, że ustalony dzień wypłaty jest w danym miesiącu wolny od pracy, gdyż przypada w niedzielę, ustawowo wolne święto lub dzień wolny z tytułu święta branżowego czy zakładowego bądź wynikający z pięciodniowego tygodnia pracy). W takim przypadku wynagrodzenie należy wypłacić w dniu poprzedzającym taki dzień wolny (albo kilka dni wolnych, jeżeli następują bezpośrednio po sobie).

Zapłać najpóźniej do 10. następnego miesiąca

Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się „z dołu”, czyli po przepracowaniu danego miesiąca. Przysługuje bowiem za pracę wykonaną. Chyba że wypłatę „z góry” przewidziano w umowie o pracę lub wynika ona z przepisów szczególnych – jak w przypadku nauczycieli i nauczycieli akademickich. Pensja pracowników powinna być wypłacona niezwłocznie po ustaleniu jej pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca.

Niejednokrotnie u pracodawców wypłacających wynagrodzenie prowizyjne lub akordowe na koniec danego miesiąca stosuje się wypłatę zaliczkową, a po rozliczeniu zadań akordowych i prowizyjnych do 10. dnia następnego miesiąca wypłacane jest wynagrodzenie uzupełniające.

Pensja w pieniądzu, a nie w towarze

Wynagrodzenie ma być wypłacane w formie pieniężnej, a zatem w przypadku trudności finansowych nie możesz wypłacić go np. w postaci wyprodukowanych towarów. Wyjątkiem są deputaty, ale muszą być one przewidziane w przepisach ustawy lub układu zbiorowego pracy i mogą stanowić tylko część wynagrodzenia.

Przelew na konto – tylko za pisemną zgodą pracownika

Masz obowiązek ustalić także miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia, np. „kasa, pokój nr 20 w godz. od 9.00 do 12.00 i od 14.00 do 17.00”. Choć z praktyki może wynikać mylne wrażenie, że jest odwrotnie, zasadą wciąż pozostaje wypłata wynagrodzenia do rąk pracownika, a nie przelew na konto bankowe. Wypłata na wskazany przez pracownika rachunek w banku możliwa jest tylko wówczas, gdy przewidują to postanowienia układu zbiorowego pracy lub pisemnie wyrazi na nią zgodę sam pracownik. W takim przypadku pensja powinna znaleźć się na koncie pracownika w dniu wypłaty wynagrodzenia.

Pracownik może również upoważnić na piśmie inną osobę do odebrania jego wynagrodzenia bądź wskazać (także na piśmie) czyjeś konto bankowe. Poza tym w razie przemijającej przeszkody, gdy pracownik sam nie będzie w stanie odebrać wynagrodzenia (np. przebywa w szpitalu, wyjechał za granicę itp.), może je odebrać jego małżonek. Wypłatę wynagrodzenia do rąk małżonka podwładnego może również nakazać sąd rodzinny, jeśli pracownik nie spełnia obowiązku przyczyniania się do zaspokajania potrzeb rodziny.

Zapłacisz za dużo – nie możesz później potrącić

W przypadku błędnego naliczenia wynagrodzenia pracownika i wypłacenia go w wysokości wyższej niż przysługująca nie jesteś uprawniony do potrącenia nadpłaconej kwoty z wynagrodzenia za następny miesiąc. Jeżeli pracownik nie zgodzi się zwrócić nadwyżki, możesz jedynie dochodzić zwrotu przed sądem, na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Systemy i stawki wynagradzania

Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności możesz stosować różne systemy wynagradzania, określając wysokość pensji pracownika stawką miesięczną w stałej wysokości, stawką godzinową (np. 8 zł/h), stawką akordową czy prowizyjną. W przypadku wynagrodzenia akordowego musisz ustalić ilość produktów lub usług, które mają być wykonane w określonym czasie (najczęściej na godzinę), ale także gwarancyjnie stawkę godzinową (tzw. stawkę osobistego zaszeregowania). Może się ona okazać potrzebna np. do obliczenia wysokości wynagrodzenia za czas nie wykonywania pracy, gdy pracownik był do niej gotów, ale doznał przeszkód ze strony pracodawcy. Tak powinno być także w przypadku wynagrodzenia prowizyjnego, określanego jako procent od sprzedaży czy zysku.

Przy stałej stawce miesięcznej nie liczysz godzin do wypracowania

W przypadku określenia wynagrodzenia w stawce miesięcznej w stałej wysokości jego wysokość nie zmienia się niezależnie od liczby godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Dlatego np. pracownik, którego płaca została ustalona w kwocie 2.000 zł miesięcznie, otrzyma ją za przepracowanie 160 godzin w styczniu 2010 r., 160 godzin w lutym oraz 184 godzin w marcu tego roku. Nie ma więc problemu z comiesięcznym ustalaniem wysokości jego wynagrodzenia, tak jak to jest w przypadku wynagrodzeń określonych w stawce godzinowej. Wysokość stawki godzinowej wyliczasz jedynie w celu ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Bierzesz tu pod uwagę liczbę godzin do przepracowania w poszczególnych miesiącach.

Przykład

Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięczną w wysokości 2.500 zł. W związku z tym stawka godzinowa potrzebna do wyliczenia wynagrodzenia za nadgodziny wyniesie: w kwietniu 2010 r. 14,88 zł, w maju – 16,45 zł, a w czerwcu br. – 14,88 zł (2500zł: 168 godz. w czerwcu).

Stawka godzinowa nie zwalnia z wypłaty wynagrodzenia
minimalnego

Pensja pracownika może również zostać wyrażona w stawce godzinowej. Wtedy – co do zasady – zapłacisz pracownikowi za tyle godzin, ile w danym miesiącu wypracował. Wysokość stawki godzinowej określasz, mając na uwadze ogólne zasady zapłaty za wykonaną pracę.

Może się zdarzyć, że pracownikowi wynagradzanemu stawką godzinową w niektórych miesiącach będziesz musiał uzupełnić wypłatę do kwoty minimalnego wynagrodzenia, zwłaszcza jeśli poza pensją zasadniczą nie otrzymuje on dodatkowych składników zaliczanych do płacy minimalnej (np. premii czy prowizji). Obowiązek taki istnieje niezależnie od tego, czy owa niedopłata powstała z przyczyn obiektywnych (np. z powodu nierównomiernego rozłożenia godzin pracy w ramach okresu rozliczeniowego, do czego pracodawca ma prawo), czy też w wyniku ustalenia stawki godzinowej na zbyt niskim poziomie.

Przykład

Pracownik jest wynagradzany według godzinowej stawki wynagrodzenia wynoszącej 7 zł za godzinę pracy i pracuje w równoważnym systemie czasu pracy. W okresie rozliczeniowym obejmującym okres od kwietnia do czerwca 2010 r., w którym wymiar czasu pracy wynosi 488 godzin, przepracował:

  • w kwietniu 204 godziny, za które musisz zapłacić 1.428 zł (7 zł × 204 godziny),
  • w maju 208 godzin, więc jego wynagrodzenie wynosi 1.456 zł (7 zł × 208 godzin),
  • w czerwcu 76 godzin, za które powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 532 zł (7 zł × 76 godzin).

W związku z tym, że w czerwcu pracownik z uwagi na rozkład czasu pracy otrzymałby wynagrodzenie niższe od minimalnego, jego pensję należy uzupełnić do kwoty 1.317 zł brutto, a więc o 785 zł.

W tym samym okresie rozliczeniowym pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości np. 1.700 zł otrzymałby w każdym miesiącu tyle samo niezależnie od liczby godzin do przepracowania w poszczególnych miesiącach.

Zbyt niska stawka – musisz być w stanie gotowości

Zwróć uwagę na to, że ustalanie wynagrodzenia w stawce godzinowej „na granicy” minimalnego wynagrodzenia za pracę (np. 8 zł/h), jeżeli nie ma innych składników zaliczanych do płacy minimalnej, może Ci przysporzyć dodatkowych zajęć. Trzeba będzie cały czas czuwać nad wysokością wynagrodzeń poszczególnych pracowników i w razie potrzeby je uzupełniać. Przykładowo w maju 2010 r. pracownik ze stawką 8 zł/h otrzyma za nominalny wymiar czasu pracy tylko 1.216 zł (wynosi on 152 godziny), chociaż jego wypłata za marzec była równa 1.472 zł (184 godziny do przepracowania). Będziesz zatem zobowiązany do wyrównania pracownikowi pensji za maj do kwoty 1.317 zł.

WAŻNE !

Jeżeli pracownikowi zabraknie godzin gwarantujących wynagrodzenie minimalne, nie możesz uzupełnić niedopracowanych godzin przez polecenie dodatkowej pracy. Będzie to bowiem praca nadliczbowa, a wynagrodzenia za taką pracę nie wolno Ci potraktować jako składnik płacy minimalnej.

Autor: Adrianna Jasińska-Cichoń
Wiedza i Praktyka

Artykuł jest fragmentem publikacji Wynagrodzenia pracowników

Zasady wynagradzania pracowników


Zasady wynagradzania

Określanie wysokości wynagrodzenia

Wynagrodzenie za pracę powinieneś określić w umowie o pracę danego pracownika tak, aby odpowiadało ono:

  • rodzajowi wykonywanej pracy,
  • jej ilości i jakości,
  • kwalifikacjom podwładnego niezbędnym do jej wykonywania.

Poza tym powinno ono być świadczeniem godziwym, czyli odpowiadać co najmniej kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ponieważ pracownik może domagać się wyrównania wynagrodzenia, jeżeli za wykonanie takiej samej pracy lub pracy jednakowej wartości został wynagrodzony gorzej niż inny podwładny, uposażenie musi być również ustalone w takiej kwocie, aby nie mógł uznać, że jest dyskryminowany.

Wynagrodzenie zasadnicze to nie pensja minimalna

Pracownikowi za wykonaną pracę przysługuje co najmniej wynagrodzenie minimalne. W 2010 r. jest to 1.317 zł brutto za pracę na pełen etat, w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze powyższa kwota ulega proporcjonalnemu obniżeniu stosownie do wysokości etatu.

Nie oznacza to jednak, że w umowie o pracę koniecznie musisz wpisać taką właśnie kwotę. Jeżeli pracownik oprócz pensji zasadniczej otrzymuje inne przewidziane aktami wewnątrzzakładowymi lub wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów dodatki (np. dodatek funkcyjny, stażowy lub za pracę w porze nocnej), premie czy prowizje, pensję w umowie możesz określić na niższym poziomie. Ważne jest, aby w sumie kwoty te dawały co najmniej wysokość płacy minimalnej.

Ważne !

Do minimalnego wynagrodzenia za pracę nie możesz jednak zaliczyć:

  • nagrody jubileuszowej,
  • odprawy pieniężnej przysługującej w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Zmienia się wysokość minimalnej pensji – aneks niekonieczny

Jeśli wypłacasz pracownikom wynagrodzenia odpowiadające kwocie pensji minimalnej i w treści umów o pracę wpisałeś, że przysługuje wynagrodzenie w wysokości „minimalnego wynagrodzenia za pracę”, w przypadku zmian jego wysokości nie musisz zmieniać postanowień umów w drodze aneksów. Masz tylko obowiązek wypłacać pensję w wyższej, wynikającej z wprowadzonych zmian, kwocie.

Wychodzi mniej? Zapłać wyrównanie

Może się zdarzyć, że wynagrodzenie pracownika, obliczone jako suma składników, które zalicza się do minimalnego wynagrodzenia za pracę, będzie niższe niż minimalna pensja obowiązująca w danym roku. Sytuacja taka może powstać, np. wówczas gdy pracownik nie osiągnie odpowiedniej kwoty premii lub prowizji. W takim przypadku, wraz z wynagrodzeniem za określony miesiąc, wypłacasz mu wyrównanie do wysokości płacy minimalnej.

Pamiętaj !

Wypłacenie wynagrodzenia w kwocie niższej od obowiązującej pensji minimalnej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które inspektor pracy może nałożyć mandat od 1.000 do 2.000 zł. W poważniejszych przypadkach występuje z wnioskiem o ukaranie do sądu grodzkiego, który może orzec grzywnę nawet do 30.000 zł.

Niezależnie od ukarania grzywną pracownik, któremu wypłaciłeś wynagrodzenie niższe od minimalnego, będzie miał prawo pozwać Cię do sądu o zapłatę wyrównania z odsetkami liczonymi od dnia, w którym upłynął termin wypłaty pensji za poszczególne miesiące.

Pierwsza praca – możliwa niższa zapłata

Wynagrodzenie niższe od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę możesz wypłacić tylko pracownikowi w pierwszym roku pracy. Może on wtedy otrzymać 80% minimalnego wynagrodzenia (w 2010 r. 1053,60 zł). Do rocznego okresu pracy pracownika wliczasz wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenie społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, czyli np. okres pobierania stypendium przez bezrobotnego skierowanego na staż. Nie podlega wliczeniu jedynie okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Przykładowe obliczenie wynagrodzenia netto

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości wynagrodzenia minimalnego 1.317 zł. Jego pensję netto wyliczasz następująco:

1) ustalenie składki ZUS: 1.317 zł × 13,71% (ubezpieczenie emerytalne 9,76% + ubezpieczenie rentowe 1,5% + ubezpieczenie chorobowe 2,45%) = 180,56 zł,

2) podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 1.317 – 180,56 = 1.136,44 zł,

3) składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 1.136,44 zł × 9% = 102,28 zł,

4) składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od dochodu (7,75%): 1 136,44 zł × 7,75% = 88,07 zł,

5) składka na ubezpieczenie zdrowotne pobierana z dochodu: 102,28 zł – 88,07 zł = 14,21 zł,

6) podstawa opodatkowania (z zaokrągleniem do 1 zł): 1.317 zł – 180,56 zł (składka ZUS) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) = 1026 zł,

7) podatek (18%): 1026 zł × 18% = 184,68 zł,

8) ulga podatkowa = 46,33 zł,

9) zaliczka na podatek: 184,68 zł – 46,33 zł = 138,35 zł,

10) zaliczka na podatek po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającej odliczeniu (po zaokrągleniu): 138,35 zł – 88,07 zł = 50 zł,

11) wynagrodzenie netto: 1.317 zł – 180,56 zł (ZUS) – 102,28 zł (ubezpieczenie zdrowotne) – 50 zł (zaliczka na podatek po odliczeniu składki) = 984,16 zł.

Autor: Adrianna Jasińska-Cichoń

Artykuł jest fragmentem publikacji Wynagrodzenia pracowników

 

Harmonogram czasu pracy


Po co, jak i dla kogo tworzyć harmonogram

Po co harmonogram pracodawcy?

Harmonogram czasu pracy to nic innego jak plan obrazujący czas pracy podwładnego (i inne okresy pozostawania przez niego w dyspozycji pracodawcy), a także czas wolny od pracy. Z jego treści można się dowiedzieć nie tylko, na jakie dni i godziny pracownik ma wyznaczoną pracę, ale również np. kiedy dyżuruje (jeśli w Twoim zakładzie takie dyżury są przewidziane) albo kiedy ma czas wolny od pracy.

Harmonogram odgrywa zatem bardzo ważną rolę, jeśli chodzi o organizację pracy w Twoim zakładzie, określa dni i godziny pracy poszczególnych pracowników, a także czas innych aktywności (i nieaktywności), ważnych z punktu widzenia planowania czasu pracy. Jest on zatem swoistego rodzaju planem tworzonym nie tylko w interesie pracownika, ale również Twojej firmy.

PAMIĘTAJ!

Harmonogram czasu pracy określa, które dni i godziny pracownik ma poświęcić na wykonywanie zadań wynikających z obowiązującej go umowy o pracę. Jest więc gwarancją, że jeśli nie wystąpią żadne nieprzewidziane okoliczności, pracownik w terminach określonych w takim harmonogramie będzie świadczył umówioną pracę.

Po co pracownikowi harmonogram?

Z kolei zaś harmonogram tworzy się w interesie pracowników. Dzięki niemu bowiem podwładny ma możliwość zaplanowania sobie czasu wolnego, który zgodnie ze stworzonym dla niego harmonogramem nie należy do Twojej dyspozycji. Jest to zatem również gwarancja dla pracownika, że jeśli nie wystąpią żadne szczególne okoliczności, pracownik w terminach nieobjętych harmonogramem czasu pracy będzie mógł swobodnie dysponować swoim czasem i przeznaczyć go na sprawy prywatne, niezwiązane z obowiązkami zawodowymi.

Harmonogram i rozkład czasu pracy to nie to samo!

W praktyce często spotykane jest mylenie dwóch odrębnych pojęć: „harmonogram czasu pracy” i „rozkład czasu pracy”.

Rozkład czasu pracy to ramowe wskazanie czasu pracy pracowników zatrudnionych w danym zakładzie – w skali doby, tygodnia i okresu rozliczeniowego. Jest to zatem wskazanie reguł towarzyszących opracowywaniu indywidualnych harmonogramów czasu pracy. Określa on w sposób ogólny:

PRZYKŁAD

Rozkład czasu pracy w biurze podatkowym:

1. Praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku.

2. Niedziele i święta są dniami wolnymi od pracy.

3. Soboty to dni wolne od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.

4. Pracownicy pracują na dwie zmiany:

a) 8.00–16.00 – pierwsza zmiana,
b) 12.00–20.00 – druga zmiana.

5. Pracownicy po czterech godzinach pracy korzystają z 30-minutowej przerwy w pracy wliczanej do czasu pracy.

Rozkład czasu pracy jest więc ramowym opisem organizacji czasu pracy w firmie, zawierającym wskazówki, jak mają być tworzone harmonogramy czasu pracy, czyli indywidualne plany czasu pracy pracowników.

Poza powyższą jest jednak jeszcze jedna bardzo ważna cecha odróżniająca rozkład od harmonogramu czasu pracy. Rozkład czasu pracy ustala się w pewnym określonym przez przepisy prawa trybie, gwarantującym pracownikom oraz reprezentującym ich prawa i interesy związkom zawodowym wpływ na jego ustalenie. Jest on bowiem, inaczej niż harmonogram czasu pracy, ustalany w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

Pracownicy naszego zakładu kwestionują tworzone przez dział kadr harmonogramy czasu pracy. Twierdzą bowiem, że powinny być sporządzane przy udziale reprezentujących pracowników zakładowych organizacji związkowych. Czy mają rację?

Nie, pracownicy nie mają racji. Harmonogramy czasu pracy ustala pracodawca mocą własnej decyzji. To rozkłady czasu pracy, wyznaczające reguły opracowywania tych harmonogramów, ustalane są z udziałem organizacji związkowej – w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie pracy.

O czym należy pamiętać, opracowując harmonogram?

Przystępując do tworzenia harmonogramu czasu pracy, należy mieć na względzie następujące zasady:

1. W harmonogramie planuje się czas pracy równy wymiarowi czasu pracy na okres rozliczeniowy. A zatem z jednej strony powinieneś zapewnić pracownikowi pracę w pełnym, obowiązującym go wymiarze czasu pracy (nie mniejszym, niż wynika to z art. 130 kp), z drugiej zaś – nie wolno Ci planować pracy w godzinach nadliczbowych. Ta bowiem jest możliwa tylko w szczególnych, niedających się przewidzieć okolicznościach (art. 151 § 1 kp). Zaplanowanie nadgodzin w harmonogramie narusza przepisy o czasie pracy i jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

2. Planując czas pracy, musisz w każdym okresie rozliczeniowym zapewnić pracownikowi minimalną liczbę dni wolnych od pracy, która jest równa sumie niedziel, świąt oraz dni wolnych wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 147 kp).

3. Doba, w ramach której planuje i rozlicza się czas pracy (tzw. doba pracownicza), obejmuje kolejne 24 godziny, począwszy od momentu, w którym pracownik rozpoczyna pracę, zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy. Doba pracownicza nie pokrywa się, co do zasady, z dobą astronomiczną (art. 128 § 3 pkt 1 kp).

4. Jeśli praca będzie się odbywać o różnych porach, w taki sposób wyznacz godziny jej rozpoczęcia i zakończenia, aby nie naruszać doby pracowniczej, czyli nie planować rozpoczęcia pracy w kolejnym dniu wcześniej, niż pracownik zakończył pracę w poprzednim dniu. Niezastosowanie się do tej reguły spowoduje zazwyczaj powstanie nadgodzin, chyba że korzystasz z udogodnień ustawy antykryzysowej – wtedy bez konsekwencji możesz naruszać dobę pracowniczą (ale tylko do 31 grudnia 2011 r., kiedy to kończy się obowiązywanie tej ustawy).

5. W każdej dobie pracownik musi mieć zapewnione co najmniej 11 kolejnych godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 132 kp).

6. Do celów planowania i rozliczania czasu pracy tydzień oznacza 7 kolejnych dni, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 kp).

7. Pracownik nie może pracować więcej niż 6 dni pod rząd – wynika to z faktu, że w każdym tygodniu musi mieć zagwarantowany odpoczynek tygodniowy wynoszący co najmniej 35 kolejnych godzin. Można go ewentualnie skrócić do 24 godzin, gdy bezpośrednio po jego zakończeniu pracownik przechodzi na inną zmianę (art. 133 kp).

8. W zamian za pracę w niedzielę powinien być zaplanowany i udzielony dzień wolny od pracy 6 dni po takiej niedzieli lub 6 dni przed nią, a w zamian za pracę w święto – w dowolnym terminie w tym samym okresie rozliczeniowym (art. 15111 § 1 kp).

9. Pracownik musi mieć zapewnioną przynajmniej jedną na cztery niedzielę wolną od pracy, nie dotyczy to jedynie podwładnych zatrudnionych w weekendowym systemie czasu pracy oraz pracowników instytucji kultury (art. 15112 kp).

Kto ustala harmonogram?

Choć z przepisów jasno nie wynika, kto jest podmiotem uprawnionym, czy z drugiej strony – zobowiązanym do opracowania harmonogramu czasu pracy, należy stwierdzić, że czynność ta powinna być wykonana przez pracodawcę. Harmonogram czasu pracy powinien bowiem uwzględniać konkretne potrzeby zakładu pracy, które, z natury rzeczy, najlepiej zna właśnie pracodawca, a nie związki zawodowe czy np. pracownicy. Poza tym to pracodawca jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów o czasie pracy i musi mieć wpływ na wyznaczanie konkretnych dni oraz godzin ich pracy. Tak by z jednej strony móc zapewnić prawidłowe funkcjonowanie firmy, z drugiej zaś – przestrzegać przepisów o czasie pracy.

PAMIĘTAJ!

Tworzony harmonogram czasu pracy nie musi być konsultowany ani z pracownikami, ani z organizacją związkową. Nie ma jednak prawnych przeciwwskazań, abyś przy jego ustalaniu uwzględnił wnioski pracowników.

Czy tworzenie harmonogramu jest obowiązkowe?

Pracodawcy bardzo często twierdzą, że nie muszą sporządzać harmonogramów czasu pracy dla pracowników, gdyż taki obowiązek nie wynika z żadnych przepisów. Rzeczywiście, żaden przepis, co do zasady, nie wspomina o konieczności ich tworzenia. Niemniej jednak obowiązek ten wywodzi się z całego systemu przepisów o czasie pracy. Należy bowiem uznać, że jest to konieczne z jednej strony – dla pracodawcy, aby mógł zarezerwować pracę pracowników w danych okresach czasu, z drugiej zaś również – dla pracowników, aby mogli zaplanować sobie czas wolny od pracy.

Stałe godziny pracy – niepotrzebny grafik

Harmonogramów czasu pracy nie trzeba opracowywać w przypadku tych pracowników, których obowiązuje sztywny rozkład czasu pracy, czyli pracujących stale w tych samych dniach i godzinach. Nie oznacza to jednak, że sam fakt zatrudnienia pracowników w podstawowym systemie czasu pracy (8 godzin na dobę, 40 godzin na tydzień) przesądza o braku obowiązku ustalania dla nich harmonogramów czasu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownicy ochrony świadczą pracę w podstawowym systemie czasu pracy. Swoje zadania wykonują jednak na 3 zmiany – od 6.00 do 14.00, od 14.00 do 22.00 oraz od 22.00 do 6.00. Pracodawca ma zatem obowiązek tworzyć dla nich harmonogramy czasu pracy, gdyż nie pracują stale w tych samych godzinach.

Z opracowywania harmonogramów możesz bowiem zrezygnować tylko wtedy, gdy Twoi pracownicy stale pracują w tych samych dniach i godzinach, także w innym systemie czasu pracy niż podstawowy.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia dostawcę w przerywanym systemie czasu pracy. Pracuje od wtorku do soboty, od godziny 8.00 do 20.00, z przerwą pomiędzy 12.00 a 16.00. Dla tego pracownika nie trzeba sporządzać harmonogramu czasu pracy. Doskonale wie bowiem, kiedy ma obowiązek pozostawać w dyspozycji pracodawcy, a kiedy przypada jego czas wolny. Harmonogram czasu pracy byłby w jego przypadku bezużyteczny.

System zadaniowy – brak wyznaczonych godzin pracy

Harmonogramów czasu pracy pracodawca nie tworzy również dla pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy. Czas pracy jest bowiem w takiej sytuacji wyznaczany wymiarem zadań powierzonych danemu pracownikowi do wykonania. Zadania te wprawdzie powinny być przydzielone w takim rozmiarze, by pracownik mógł je wykonać w czasie nie dłuższym niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo, w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Jednak konkretne dni i godziny ich wykonywania, a co za tym idzie – właśnie harmonogram czasu pracy, ustala sam pracownik.

Dla kierowcy przewożącego rzeczy lepiej sporządzić harmonogram

Jeszcze jednym wyjątkiem od obowiązku tworzenia harmonogramów czasu pracy są pracownicy zatrudnieni na stanowisku kierowcy, wykonujący przewozy rzeczy. Jeśli więc zatrudnieni w danym zakładzie pracy kierowcy dokonują przewozu rzeczy, a nie osób, można nie ustalać dla nich harmonogramów czasu pracy.

Zdaniem PIP

Takiego stanowiska nie podziela jednak Państwowa Inspekcja Pracy. Zgodnie bowiem z opinią GIP brak obowiązku sporządzania harmonogramów czasu pracy dotyczy jedynie tych kierowców przewożących rzeczy, którzy zatrudnieni są w podstawowym systemie czasu pracy. Według GIP, skoro np. z przepisu o równoważnym systemie czasu pracy wynika, że „do kierowców zatrudnionych w transporcie drogowym mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których dopuszczalne jest przedłużenie wymiaru czasu pracy do 10 godzin na dobę, a do pozostałych kierowców do 12 godzin na dobę”, to taki system może być stosowany tylko z wykorzystaniem rozkładów czasu pracy, rozumianych tu jako harmonogramy czasu pracy. A zatem dla kierowców zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, nawet jeśli transportują rzeczy, a nie osoby, trzeba tworzyć harmonogramy czasu pracy.

Jednakże większość prawników uważa, że sam fakt, iż kierowca wykonuje przewóz rzeczy, zwalnia pracodawcę z obowiązku opracowywania harmonogramów czasu pracy, bez względu na to, w jakim systemie oraz w jakiej organizacji czasu pracy dany kierowca pracuje.

Z powyższego można wysnuć wniosek, że jeśli nie chcesz narażać się na nieprzyjemności podczas ewentualnej kontroli PIP, powinieneś tworzyć harmonogramy czasu pracy dla wszystkich kierowców, bez względu na to, czy wykonują oni przewozy osób czy też rzeczy. Przy sporządzaniu harmonogramów bezpiecznie możesz pominąć jedynie tych kierowców, zatrudnionych przy przewozie rzeczy, do których stosowany jest podstawowy system czasu pracy.

Autor: Monika Wacikowska

Artykuł jest fragmentem publikacji Harmonogramy czasu pracy

 

Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?


Karta ewidencji czasu pracy

Od prowadzenia ewidencji się nie wywiniesz i nie zastąpisz jej innym dokumentem

Wystarczy, że zatrudnisz tylko jednego pracownika, a już przybywa Ci dość czasochłonny obowiązek. Dla każdego pracownika musisz bowiem założyć i prowadzić przez cały okres zatrudnienia indywidualną (imienną) kartę ewidencji czasu pracy. Nie ma przy tym znaczenia, czy jesteś małym, średnim czy dużym pracodawcą. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy bowiem wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników czy też formy i struktury organizacyjnej firmy. A zatem, nawet gdy zatrudniasz mniej niż 20 pracowników, czyli nie masz obowiązku tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania, nadal masz obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika odrębnie.

Przykład:

Anna T., jako osoba fizyczna, prowadzi od 2007 r. działalność gospodarczą. Ma sklep spożywczy, w którym od 1 sierpnia 2008 r. zatrudniła na podstawie umowy o pracę jedną sprzedawczynię. Z chwilą zatrudnienia tej pracownicy Anna T. ma obowiązek założenia dla niej imiennej karty ewidencji czasu pracy.

Nie myl karty ewidencji z listą obecności…

Pamiętaj też, że ewidencja to zupełnie co innego, niż lista obecności. Stosowane w firmach listy obecności są formą potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, które mają Ci jedynie pomóc w utrzymaniu porządku i właściwej organizacji pracy.

A zatem lista obecności nie ma na celu ewidencjonowania czasu pracy, a jedynie odnotowanie, czy dany pracownik był obecny konkretnego dnia w pracy. W przeciwieństwie do karty ewidencji – lista obecności nie jest obowiązkowa. Możesz bowiem ustalić inny sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy, np. odbicie karty zegarowej.

…ani z harmonogramem

Karta ewidencji czasu pracy to także nie to samo, co harmonogram (grafik) i sporządzanie grafiku nie zastąpi prowadzenia karty. Do karty ewidencji wpisujesz bowiem, ile czasu faktycznie dana osoba świadczyła pracę. Musi z niej zatem jasno wynikać, ile godzin w poszczególnych dobach pracownik przepracował w ramach normalnego czasu pracy, ile w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej itd. Na jej podstawie ustalane są bowiem wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia związane z pracą.

Natomiast harmonogram (grafik) to plan, ile czasu i w jakiej porze w przyszłości pracownik ma wykonywać swoje zadania. Ważne! Jeżeli w Twojej firmie godziny pracy są stałe, nie musisz sporządzać harmonogramów (grafików), ale mimo to musisz prowadzić ewidencję czasu pracy.

Przykład:

Pracodawca zatrudnia pracowników biurowych w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–17.00 z przerwą lunchową pomiędzy 13:00 a 14:00. Godziny pracy pracowników są niezmienne. W związku z tym pracodawca nie tworzy dla tej grupy pracowników harmonogramu czasu pracy. Pracownicy doskonale wiedzą bowiem, w jakich godzinach mają pozostawać w dyspozycji pracodawcy w poszczególnych dniach, a kiedy przypada ich czas wolny od pracy. Mimo to pracodawca nadal ma obowiązek prowadzenia dla tych pracowników ewidencji czasu pracy.

Pamiętaj też, że w grafiku nie możesz wpisywać pracownikom nadgodzin – byłoby to bowiem równoznaczne z planowaniem pracy w nadgodzinach, co jest surowo zabronione! Tymczasem w ewidencji czasu pracy masz obowiązek wykazać wszystkie już przepracowane nadgodziny.

Karta i harmonogram mogą zawierać się w jednym dokumencie

Zastąpienie karty ewidencji czasu pracy harmonogramem jest niemożliwe. Jednak harmonogram czasu pracy, w którym zapisana jest także jego realizacja, może spełniać jednocześnie rolę karty ewidencji czasu pracy, pod warunkiem że wpisy dotyczące faktycznego wykonywania pracy będą odpowiadały wymogom określonym w obowiązujących przepisach i będzie można stwierdzić, który wpis dotyczy planu pracy, a który związany jest z jej ewidencjonowaniem.

Uwaga! Istnieje jednak ryzyko, że taki dokument będzie za mało przejrzysty, dlatego najlepiej jest założyć odrębną ewidencję.

Kartoteka urlopowa nie zastąpi ewidencji wykorzystanych urlopów

Wielu pracodawców prowadzi specjalne kartoteki, w których odnotowuje się urlopy pracownicze (tzw. kartoteki urlopowe), choć nie jest to wymagane przez obowiązujące przepisy. Ułatwia to bowiem osobie zajmującej się urlopami wypoczynkowymi ich rozliczanie i bieżące śledzenie prawidłowości ich udzielania.

Jednakże nawet jeśli prowadzisz kartoteki urlopowe, nadal masz obowiązek wpisywania wykorzystanych przez pracowników urlopów w karcie ewidencji czasu pracy.

Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?

Podstawowym i niezbędnym elementem, który powinna zawierać ewidencja czasu pracy każdego pracownika, jest liczba godzin pracy w poszczególnych dobach roboczych, w tym liczba godzin pracy w:

  • niedzielę i święta,
  • porze nocnej,
  • godzinach nadliczbowych oraz
  • dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Ponadto musisz ewidencjonować:

  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz
  • inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Nie dla każdego pracownika taki sam zakres prowadzenia ewidencji

Indywidualną kartę ewidencji czasu pracy trzeba prowadzić dla każdego pracownika. Jednak dla kilku kategorii pracowników zakres karty jest ograniczony lub przeciwnie – rozszerzony.

Dla kogo mniej…

W przypadku pracowników:

  • objętych zadaniowym czasem pracy,
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • otrzymujących ryczałt za nadgodziny,
  • otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej nie musisz do karty wpisywać konkretnej liczby godzin pracy w danym dniu.

W dalszym ciągu jesteś natomiast zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy tych pracowników i zaznaczania w nich dni pracy oraz dni wolnych od pracy.

Ta uproszczona ewidencja powinna w szczególności obejmować:

  • odnotowanie pracy w dni wolne,
  • urlopy, dyżury,
  • zwolnienia lekarskie,
  • opiekę nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny,
  • inne nieobecności lub zwolnienia od pracy.

…a dla kogo więcej?

W stosunku do pracowników młodocianych uwzględniasz w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Wskazówka

Pamiętaj, że grupą pracowników, dla których zawsze prowadzi się ewidencję czasu pracy w pełnym zakresie (tj. uwzględniającą również godziny pracy), są pracownicy zatrudnieni na stanowisku kierowcy.

Artykuł jest fragmentem publikacji Ewidencjonowanie czasu pracy

 

Zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników


Kiedy przyczyny zwolnienia nie leżą po stronie pracownika?

Przyczyny zwolnienia nieleżące po stronie pracownika to przyczyny bezpośrednio lub pośrednio dotyczące Twojej firmy, powodujące zmniejszenie zapotrzebowania na pracę albo skutkujące zmianą schematu organizacyjnego firmy (schematu stanowisk pracy), co zazwyczaj pociąga za sobą likwidację niektórych stanowisk pracy. Przyczynami po stronie pracodawcy będą m.in. zmiany organizacyjne, produkcyjne, technologiczne, a także wszelkie przyczyny ekonomiczne.

Przyczyny zwolnienia nieleżące po stronie pracownika to nie tylko przyczyny dotyczące pracodawcy w tym sensie, że zawinione przez niego (np. w sytuacji, gdy źle zarządzał przedsiębiorstwem, źle dobrał kadrę menedżerską), ale także będące następstwem okoliczności niezależnych od pracodawcy. Najczęściej przyczyny zwolnienia, które nie leżą po stronie pracownika, mają charakter ekonomiczny i finansowy, czyli służą obniżeniu kosztów stałych przedsiębiorstwa.

Mogą być powiązane z koniecznością zmian organizacyjnych, a czasem z wymogami np. ekologicznymi, ale w ostateczności zawsze wiążą się z obniżeniem lub racjonalizacją kosztów prowadzonej działalności.

Reorganizacja tylko jednego działu firmy to też „wina” pracodawcy

Nawet reorganizacja czy zmiana profilu tylko jednego z działów firmy zawsze jest przyczyną dotyczącą pracodawcy, ponieważ pracownik, który nie ma obecnie kwalifikacji na dane stanowisko, utracił je dlatego, że pracodawca postanowił dokonać w zakładzie reorganizacji. Zatem w przypadku gdy firma nie ma już zapotrzebowania na jego „umiejętności” – w żadnym razie nie może to stanowić przyczyny zwolnienia leżącej po stronie pracownika. To po stronie pracodawcy zmieniły się bowiem okoliczności.

Jak sformułować przyczynę zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika?

Wypowiadając umowy na czas nieokreślony, musisz podać przyczynę wypowiedzenia. Nie wystarczy jednak, że napiszesz w nim, iż rozwiązanie umowy następuje „ z przyczyn ekonomicznych” lub „ z przyczyn niedotyczących pracownika”. Przyczyna wypowiedzenia musi być bowiem prawdziwa i konkretna. Napisanie w uzasadnieniu wypowiedzenia, że zwalniasz pracownika np. z „przyczyn ekonomicznych” jest – mimo iż prawdziwe – zbyt ogólne i tym samym nie spełnia wymogów formalnych wypowiedzenia. Przyczyna musi być bowiem tak sformułowana, żeby pracownik wiedział, co konkretnie spowodowało, że go zwalniasz – tak aby mógł się ewentualnie przed tymi zarzutami bronić.

Zbyt ogólna przyczyna, nawet jeśli będzie prawdziwa i uzasadniona spowoduje, że wypowiedzenie będzie dokonane z naruszeniem prawa i sąd przywróci pracownika do pracy lub zasądzi odszkodowanie.

Uzasadnienie wypowiedzenia z przyczyn ekonomicznych może brzmieć np.

  • „brak zapotrzebowania na pracę na stanowisku pomocnika drukarza w związku ze spadkiem zapotrzebowania na usługi reklamowe” lub
  • „w związku z reorganizacją firmy spowodowaną zmianą profi lu produkcji”,
  • „z przyczyn niedotyczących pracownika, związanych z trudnościami ekonomicznymi firmy spowodowanymi wzrostem konkurencji w branży”.

Przykładowe przyczyny zwolnienia dotyczące pracodawcy, a nie pracownika

Dokonywanie zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników jest prawnie dopuszczalne m.in. w opisanych poniżej sytuacjach.

  • Ze względu na zmniejszenie sprzedaży samochodów osobowych danej marki Twój zakład produkujący części zamienne nie dostał zamówień; nie masz więc z czego płacić pensji pracownikom zatrudnionym przy stojących bezczynnie liniach produkcyjnych.
  • Zagraniczna firma likwiduje oddział w Polsce, rezygnuje więc z usług Twoich firm: cateringowej i sprzątającej. Firma ta była kluczowym klientem obydwu tych firm, teraz do obsługi pozostałych klientów wystarczy połowa załogi firmy cateringowej i sprzątającej.
  • Upadło małe centrum handlowe w jednej z dzielnic miasta. Twoja firma w tym samym budynku wynajmowała pomieszczenie, gdzie klienci oddawali ubranie do pralni chemicznej. Z powodu braku klientów firma musiała zamknąć ten punkt i zwolnić część pracowników pralni oraz jednego kierowcę dostarczającego pranie z różnych punktów w mieście, teraz wystarczy bowiem już tylko jeden kierowca.
  • Pracodawca zdecydował się przenieść zakład produkcyjny do innego miasta, na dawne tereny popegeerowskie, gdzie pracownicy oczekują niższych zarobków; w dużym mieście zostały tylko biura firmy (ze względu na kontakt z kontrahentami, bliskość hoteli i restauracji, z których kontrahenci będą mogli korzystać).
  • Pracodawca zdecydował się na korzystanie z usług biura rachunkowego, w związku z tym zredukował zatrudnienie w swoim dziale księgowości i kadr.
  • W firmie nastąpiła automatyzacja linii produkcyjnych, część z nich jest obsługiwana przez automaty 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę. Potrzebujesz już tylko pracowników nadzorujących i reperujących maszyny, czyli połowę dotychczasowej załogi.
  • Jeden z Twoich zakładów chemicznych spłonął, na razie nie decydujecie się na odbudowę, tylko będziecie zwalniać osoby dotychczas zatrudnione w tym zakładzie.
  • Twoja firma otworzyła jeden ze swoich sklepów w nowym mieście. Ze względu na recesję towary nie sprzedają się i trzeba wycofać się z tego rynku.
  • Pracodawca zatrudnił specjalistyczną fi rmę, która sporządziła opisy stanowisk pracy i okazało się, że struktura organizacyjna firmy była przestarzała, stanowiska pracy się dublowały itp. Zmieniono więc strukturę zatrudnienia na wydajniejszą, co wymagało zwolnienia pracowników dublujących się działów.
  • Twoja firma prowadzi działalność bardzo zatruwającą środowisko naturalne, grożą Wam wysokie kary. Dostosowanie działalności do wymogów ekologicznych jest jednak dla firmy za drogie. Pracodawca likwiduje więc dwa najbardziej zatruwające środowisko zakłady pracy, a dostosowuje tylko jeden, ten w którym założenie odpowiednich zabezpieczeń jest najtańsze.

Zdaniem Sądu Najwyższego

1. Przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie winna być skonkretyzowana, musi odpowiadać obiektywnemu stanowi faktycznemu i nie może ograniczać się do przytoczenia ogólnikowego zwrotu lub powtórzeń ustawowych Teza III wytycznych SN z uchwały z 19 maja 1978 r., V PZP 6/77, OSN 1978/8/127; oraz uchwała SN z 15 maja 1992 r., Kw/Pr 5/92, OSN 1993/1-2/1.

2. Wskazanie faktów i rzeczowych okoliczności dotyczących osoby pracownika bądź jego zachowania w procesie świadczenia pracy lub zdarzeń – także niezależnych od niego – mających wpływ na decyzję pracodawcy, spełnia warunek podania konkretnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę (art. 30 § 4 kp). Wyrok SN z 14 maja 1999 r., I PKN 47/99, OSNAP 2000 /14/548.

Artykuł jest fragmentem publikacji Zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika

 

O co pytać podczas rozmowy kwalifikacyjnej ?


O co można pytać w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej?

Przepisy ściśle określają, jakich informacji możesz żądać od potencjalnego pracownika. W postępowaniu rekrutacyjnym musisz też stosować zasadę równego traktowania w zatrudnieniu (zakazu dyskryminacji). Uważaj więc, o co pytasz i co zamieszczasz w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Inaczej pracownik może pozwać Cię do sądu lub zawiadomić Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych.

Od kandydata żądać możesz jedynie niektórych danych

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie możesz żądać jedynie danych wymienionych w art. 221 § 1 kp, a więc:

– imienia (imion) i nazwiska,
– imion rodziców,
– daty urodzenia,
– miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
– wykształcenia,
– przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Innych informacji możesz żądać, wyłącznie jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Niektórych danych możesz żądać dopiero od pracownika

Nie możesz żądać podania przez kandydata do pracy np. miejsca urodzenia, numeru telefonu, nazwiska rodowego oraz faktu posiadania dzieci. Dopiero gdy kandydat do pracy stanie się pracownikiem, wolno Ci żądać od niego tego typu danych (a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci) – jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

PRZYKŁAD

Dopiero od pracownika (a nie kandydata do pracy) możesz wymagać zdjęć (tylu, ile potrzeba do celów służbowych, np. 1 do identyfikatora i 1 do książeczki ubezpieczeniowej).

Uważaj na kryteria dyskryminacyjne!

Prowadząc rozmowę, czyń to w taki sposób, aby nie stworzyć wrażenia, że kandydat jest dyskryminowany, np. ze względu na: płeć, niepełnosprawność, przynależność związkową itd. Katalog przyczyn dyskryminacji (z art. 183a kp) nie jest zamknięty, co oznacza, że kandydat może domagać się odszkodowania, jeśli uzna, iż był dyskryminowany z innego powodu (np. dlatego że pochodzi ze wsi, że nie jest szczupły, że to kawaler).

Niektóre dane – tylko za zgodą pracownika

Chociaż nie masz prawa, aby żądać innych danych niż ściśle wymienione w przepisach, pewne informacje możesz uzyskać od kandydata za jego zgodą. Kandydatom zadaje się np. pytania badające osobiste predyspozycje (jak choćby o słabe i mocne strony, największy sukces życiowy i porażkę itp.). Nie musisz mieć pisemnej zgody na przetwarzanie tych danych (w tym ich uzyskiwanie). Jednak zanim zaczniesz zadawać tego rodzaju pytania, upewnij się, że kandydat jest świadomy swojego prawa do odmowy udzielenia odpowiedzi na pytanie.

Uważaj na dane z testów psychologicznych!

Pracownika możesz kierować na testy psychologiczne, gdy pozwala na to przepis szczególny, np. kierowców.

Dane wymagane na podstawie odrębnych przepisów

Od niektórych kandydatów do pracy możesz domagać się szerszych informacji. Jest to jednak możliwe tylko wówczas, gdy wyraźnie stanowią tak przepisy. Istnieją zawody, np. strażnik miejski, których wykonywanie jest dozwolone tylko osobom niekaranym – w takich przypadkach możesz żądać zaświadczenia o niekaralności. Dla niektórych pracodawców, jak choćby instytucji kościelnych, istotna jest dopuszczalność pytań o wyznanie lub religię.

PRZYKŁAD

Pan Henryk prowadzi sklep. Chce zatrudnić dwóch sprzedawców, którzy podczas codziennych obowiązków obsługują kasę. Nie wolno mu jednak żądać od kandydatów przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, gdyż żaden przepis prawa nie przewiduje, by od kandydata na kasjera można było żądać takiego zaświadczenia.

Dowodem dla Ciebie – oświadczenie lub dokumenty

Możesz poprzestać na tym, co deklaruje pracownik. Albo żądać także udokumentowania tego, np. dowodem osobistym czy dyplomem ukończenia szkoły.

Nie wymuszaj odpowiedzi

Zwróć uwagę, aby nie wymuszać od kandydata udzielenia odpowiedzi na pytania. A zatem nie używaj stwierdzeń typu: „Jeśli mamy panią tutaj przyjąć, to musimy wiedzieć, czy planuje pani urodzenie dziecka”.

Uwaga! Jeśli zadasz kandydatowi pytanie niezgodne z prawem, może odmówić udzielenia odpowiedzi lub skłamać (za co potem nie wolno Ci wyciągać wobec niego konsekwencji).

PRZYKŁAD

Kandydatka została zapytana na rozmowie kwalifikacyjnej, czy w ciągu najbliższych 2 lat planuje posiadanie dzieci. Odpowiedziała, że nie. Po roku pracy zaszła w ciążę. Pracodawca dowiedział się, że już wcześniej tę ciążę planowała. Nie może jednak wyciągać wobec niej jakichkolwiek konsekwencji.

Rozmowa rekrutacyjna: przykłady pytań zabronionych

Kategoria
Pochodzenie

Pytanie
Ma pan ciemną karnację skóry. Czy to znaczy, że jest pan Romem?

Uwagi
Uważaj, aby niechcący nie zadać tego rodzaju pytania np. w trakcie luźnej rozmowy z kandydatem.

Kategoria
Przekonania

Pytanie
Czy uważa pan, że polityka gospodarcza partii X dobrze służy Polsce? Woli pan czytać prasę prawicową czy lewicową?

Uwagi
Jeśli rekrutujesz fachowca z danej dziedziny, możesz zapytać go np. o merytoryczną ocenę skutków danego przepisu prawa czy też jaką prasę fachową czyta.

Kategoria
Przynależność

Pytanie
Czy w poprzednim zakładzie pracy należał pan do związku zawodowego? Czy to prawda, że jest pan protestantem?

Uwagi
Pytanie o wyznanie jest uzasadnione, gdy wiąże się to z rodzajem i charakterem działalności pracodawcy, a religia (wyznanie) stanowi istotne i usprawiedliwione wymaganie.

Kategoria
Zdrowie

Pytanie
Czy jest pani w ciąży?
Ile planuje pani mieć dzieci?
Czy pali pan papierosy?
Czy nie wydaje się pani, że z pani sylwetką będzie pani ciasno za barem?

Uwagi
Zgodnie z orzecznictwem ETS pytanie o ciążę nie jest dozwolone, nawet jeżeli szukasz kandydatki do pracy na stanowisku, na którym zabronione jest zatrudnianie ciężarnych.

Kategoria
Orzeczenia organów państwowych

Pytanie
Czy był pan karany?
Czy zdarzyło się panu zapłacić mandat za przekroczenie prędkości?
Czy ma pan kredyt na mieszkanie lub dom?

Uwagi
Pytanie o karalność jest dozwolone, jeżeli na danym stanowisku na podstawie odrębnych przepisów wymagana jest niekaralność.

Kategoria
Inne

Pytanie
Jaka jest pana sytuacja materialna, np. ile domów i samochodów Pan posiada?
Czy jest pani mężatką?

Uwagi
Od tej zasady są wyjątki, np. sędzia przed objęciem urzędu musi przedstawić oświadczenie majątkowe.

O co możesz pytać na podstawie przepisów szczególnych?(przykłady)

Kategoria
Obywatelstwo, np.:

– cudzoziemiec,
– urzędnik służby cywilnej

Uwagi
Możesz pytać o obywatelstwo ze względu na procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców i przepisy o zatrudnieniu w administracji.

Podstawa prawna
– art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001),
– art. 4 ustawy z 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 1999 r. nr 49, poz. 483).

Kategoria
Karalność, np.:
– pracownik samorządowy na stanowisku urzędniczym,
– inspektor transportu drogowego,
– strażnik miejski

Uwagi
Możesz sprawdzić, czy osoby te były karane ze względu na wymóg niekaralności określony w ustawie.

Podstawa prawna
– art. 3 ust. 3 pkt 2 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1593 ze zm.),
– art. 76 pkt 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088 ze zm.),
– art. 24 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz.U. nr 123, poz. 779).

Kategoria
Informacja o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych: – każdy zatrudniany

Uwagi
Masz obowiązek uzyskać pisemne oświadczenie w tym zakresie od każdej osoby, którą planujesz zatrudnić.

Podstawa prawna
– art. 36 ust. 6 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001 ze zm.).

Kategoria
Wyznanie, np.:
– katecheta,
– pracownik merytoryczny episkopatu

Uwagi
Pytanie o wyznanie jest tu uzasadnione charakterem działalności
pracodawcy i rodzajem stanowiska.

Podstawa prawna
– art. 183b § 4 Kodeksu pracy.

Podstawa prawna:

  • art. 183a–183e, art. 221 kp,
  • § 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.),
  • art. 23, art. 27, art. 43 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
  • przepisy szczególne, np. w zakresie dozwolonych testów psychologicznych: rozporządzenie MI z 7 lutego 2002 r. w sprawie warunków i trybu przeprowadzania badań lekarskich i psychologicznych kierowców… (Dz.U. nr 12, poz. 117),
  • art. 123 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2004 r. nr 99, poz. 1001 ze zm.).

Na co uważać przy sporządzaniu ogłoszeń o pracy?

Uważaj na to, co piszesz w ogłoszeniach o pracę!

Dyskryminacja może pojawić się nie tylko podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale często już w ogłoszeniach o pracę. Nie pisz więc w ogłoszeniu, że szukasz „kobiet na stanowisko asystentki dyrektora”, tylko „kandydatów do pracy na stanowisku asystent dyrektora”, „kandydatów do pracy na stanowisku księgowy”.

Uwaga! Ogłoszenie o pracę zredaguj po polsku, chyba że rekrutujesz kandydatów do pracy za granicą. Na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:

1) osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz

2) umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski.

Jeśli rekrutujesz do pracy na terenie Polski, pisząc nazwę stanowiska, używaj języka polskiego. Nie pisz zatem, że szukasz osoby na stanowisko „regional sales manager”, tylko „regionalnego kierownika sprzedaży”.

Podstawa prawna:

  • art. 183a–art. 183e, art. 221 kp,
  • art. 7 ust. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. nr 90, poz. 999 ze zm.).

Wyślij kandydata do pracy na badania (zanim stanie się pracownikiem)

Przed przystąpieniem do pracy pracownik powinien wykonać wstępne badanie lekarskie.

Uwaga! Jeśli chcesz uniknąć konieczności wypowiadania umowy – gdyby okazało się, że nowo zatrudniony pracownik jest niezdolny do pracy – wybranego kandydata wyślij na badanie wstępne jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Aby przyszły pracownik wykonał badanie, musi otrzymać od Ciebie skierowanie, które powinno zawierać:

– rodzaj badania profilaktycznego (badanie wstępne),
– określenie stanowiska pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony,
– informację o występowaniu na stanowisku pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych.

Po zatrudnieniu wybranego kandydata orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (wynik badania wstępnego) musisz wpiąć do części A jego akt osobowych.

PAMIĘTAJ, ŻE PONOSISZ KOSZTY BADAŃ

Musisz podpisać umowę z jednostką, która zapewni Twoim pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną. Wówczas kierujesz kandydata lub nowo zatrudnionego pracownika do takiej jednostki, a ta na koniec miesiąca wystawia Ci za to fakturę. Ponosisz też koszty przejazdu na badania do innej miejscowości.

Podstawa prawna:

  • art. 229 § 4 kp,
  • § 1 pkt 5 w zw. z § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Jeśli chcesz, wręcz kandydatowi kwestionariusz osobowy

Kwestionariusz nieobowiązkowy, ale przydatny

Przepisy przewidują dwa wzory kwestionariuszy, w których pracownicy i kandydaci do pracy podają swoje dane osobowe: jeden dla kandydata do pracy, drugi dla pracownika (pierwszy przechowuje się w części A, a drugi w części B akt osobowych). Możesz stosować oba wzory, lecz nie musisz. Możesz np. poprzestać na informacjach podanych przez pracownika w CV, pod warunkiem że wyraził na nim pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. CV wkłada się do części A akt osobowych zamiast kwestionariusza dla kandydata do pracy.

1 formularz – po podpisaniu umowy

Możesz też – zamiast dwóch kwestionariuszy – mieć tylko jeden dokument, w którym zamieścisz dane zarówno z pierwszego, jak i z drugiego kwestionariusza. Jednak wówczas musi ten kwestionariusz wypełniać nie kandydat do pracy, lecz dopiero pracownik. W kwestionariuszu tym będą bowiem znajdować się informacje, których możesz żądać tylko od pracownika. Taki kwestionariusz wypełniany przez pracownika (a nie przez kandydata) przechowuj w części B akt osobowych.

Uwaga! Od pracownika nie można pozyskiwać odcisków palców, żeby mógł wchodzić do firmy (tzn. nie wolno sprawdzać obecności pracownika czy też ewidencjonować czasu pracy na podstawie czytnika linii papilarnych).

Podstawa prawna:

  • § 6 ust. 2 pkt 1 w zw. z § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.),
  • załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia.

Artykuł jest fragmentem publikacji Zatrudnianie nowego pracownika