Zawartość akt osobowych pracownika


Akta osobowe pracownika

Co powinno znaleźć się w aktach osobowych pracownika ?

CZĘŚĆ A

Dokumenty

1. Kwestionariusz osobowy pracownika oraz niezbędna ilość fotografii.

2. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty, które potwierdzają okresy zatrudnienia pracownika, obejmujące okresy pracy, które przypadały w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.

3. Dokumenty, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe pracownika, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (świadectwa,dyplomy zaświadczenia o ukończeniu kursów oraz szkoleń).

4. Świadectwo ukończenia gimnazjum, gdy jest  to osoba ubiegająca się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.

5. Orzeczenie lekarskie, które potwierdza brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

6.  Inne dokumenty. W sytuacji, gdy obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Akta osobowe pracownika powinny również zawierać dokumenty, które wymagane są przez inne przepisy, np. pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych.

CZĘŚĆ B

Dokumenty

1. Umowa o pracę. Pracodawca powinien sporządzić umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

2. Zakres obowiązków pracownika, gdy pracodawca dodatkowo w tej formie określił jego zadania, które wynikają z umowy o pracę.

3. Potwierdzenia pracownika na piśmie, że zapoznał się z treścią regulaminu pracy, informacją o której mowa w art. 29 § 3 k.p., przepisami i zasadami dotyczącymi BHP oraz z zakresem informacji, które objęte są tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla omówionego z pracownikiem rodzaju pracy, obwieszczeniem o którym mowa w art. 150 k.p.

4. Zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP.

5. Oświadczenie pracownika, który jest rodzicem lub opiekunem dziecka, które nie ukończyło 4 lat, o zamiarze korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem.

6. Dokumenty, które dotyczą powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

7. Dokumenty, które związane są z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

8. Oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

9. Dokumenty, które związane są z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymiarze kary porządkowej.

10. Pisma, które dotyczą udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.

11. Dokumenty, które związane są z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku, który określony jest w art. 1867 k.p.

12. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.

13. Umowę o zakazie konkurencji, gdy strony zawarły taka umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.

14. Wnioski pracownika, które dotyczą ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego skróconego tygodnia pracy (art. 143k.p.) oraz stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.).

15. Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, a także kopie informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.

16. Korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy, które wymagają współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami, które konsultują sprawy ze stosunku pracy.

17. Kopia zawiadomienia PUP o zatrudnieniu pracownika, który uprzednio był zarejestrowany jako bezrobotny.

Pracodawca (podobnie jak  w części A) także w cześć B dokumentacji pracowniczej może gromadzić dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale powinny być potrzebne do dokumentacji pewnych zdarzeń, które mają miejsce w czasie zatrudnienia pracownika (mogą to być kserokopię zgłoszenia do ZUS (ZUS ZUA) oraz innych dokumentów zgłoszeniowych, które będą wysłane do ZUS, wnioski o urlop wypoczynkowy).

Wynagrodzenie pracownika wypłacane jest zwykle na konto, jednak pracodawca powinien uzyskać na to zgodę pracownika na piśmie, a także odebrać  stosowne upoważnienie (art. 86 § 3 Kodeksu pracy).

Pracownik powinien również dla celów, które są związane z obliczaniem miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych  lub ewentualnie dla stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ze służbowego stosunku pracy lub umowy o pracę – złożyć oświadczenie o upoważnieniu płatnika do obliczenia podwyższonych kosztów uzyskania przychodów . Oświadczenie też powinno się znaleźć w aktach osobowych pracownika dla celów dowodowych.

Pracodawca ma także obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto, gdy pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia, upoważnienia, to ten fakt także powinien być ( kserokopia) odnotowany w aktach osobowych pracownika.

CZĘŚĆ C

Dokumenty

1. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.

2. Dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy.

3. Dokumenty, które związane są z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie kolejno następujących po sobie terminowych umów o pracę (art. 171 § 3 k. p).

4. Kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi.

5. Potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

6. Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony.

7. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Akta pracowniczeTo Ci może pomóc

Akta pracownicze

W raporcie znajdziesz:

  • omówione w przystępny, praktyczny sposób zasady prowadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentacji pracowniczej w podziale na części A, B i C akt osobowych,
  • odpowiedzi na najczęściej zadawane przez specjalistów ds. personalnych pytania o akta osobowe pracownika,
  • wzory wszystkich dokumentów, które muszą znajdować się w aktach osobowych – wzory czyste i wzory wypełnione,
  • komentarz do każdego wzoru – opis wzoru, instrukcję, jak go wypełniać, o czym pamiętać, co jest ważne i dlaczego,
  • listę kontrolną, która szybko pomoże sprawdzić, czy właściwie prowadzisz dokumentację pracowniczą,
  • treść rozporządzenia w sprawie prowadzenia przez pracodawców akt osobowych pracowników.

szczegóły: Akta pracownicze

 

Jak powinny wyglądać akta osobowe?


Obowiązek prowadzenia akt osobowych

Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną. Zapoznajcie się więc z zasadami prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych, gdyż inspektor pracy w razie kontroli u Was z pewnością będzie sprawdzał, czy prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.

Podstawa prawna

  • Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Dla każdego pracownika oddzielnie pracodawca powinien założyć i prowadzić akta osobowe (art. 94 pkt 9a kp). Dotyczy to pracowników, a więc osób zatrudnionych na podstawie: umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 kp).

Nie musicie prowadzić teczek personalnych dla osób, które angażujecie na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedżerskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia.

Przykład 1

Kadrowa zastanawia się, czy może prowadzić jedną teczkę personalną dla wszystkich czterech pracowników magazynu, choćby z tego powodu, że podpisali umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Niestety nie. Paragraf 6 ww. rozporządzenia stanowi, że akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Nie ma możliwości prowadzenia akt zbiorowych. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, by możliwe było przekazanie po jednym egzemplarzu każdemu pracownikowi oraz włączenie po jednym egzemplarzu do części B akt osobowych każdego z pracowników, którego dotyczy umowa.

Przykład 2

Andrzej D. był zatrudniony w firmie Delta sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas określony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł pracę u innego pracodawcy. Obecnie w firmie Delta ma miejsce rekrutacja i wszystko wskazuje na to, że Andrzej D. znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy co poprzednio. Kadrowa zastanawia się, czy jeśli zapadnie pozytywna decyzja, powinna założyć nową teczkę osobową, czy też może dalej prowadzić tę, którą pracownik miał do tej pory.

Przepisy nie określają, co należy robić w takich sytuacjach. Skoro zatem nie ma nakazu założenia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, można poprzestać, naszym zdaniem, na tej, która była założona w związku z poprzednim zatrudnieniem. Należy jednak pamiętać, by zgromadzić nową dokumentację (w części A – nowe zaświadczenie lekarskie o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz nowe świadectwa pracy; w części B – nową umowę, szkolenie wstępne bhp i pozostałą dokumentację).

Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca!

Akta osobowe dla zatrudnianych pracowników musi prowadzić każdy pracodawca, niezależnie od liczby pracowników, których zatrudnia. Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które możecie być ukarani grzywną (art. 281 pkt 6 kp). Inspektor pracy w razie kontroli z pewnością będzie sprawdzał, czy prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.

Przykład

Kazimierz Z. prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna. Zajmuje się handlem obwoźnym. Ma zamiar zatrudnić swojego kuzyna na podstawie umowy o pracę na czas określony. Zastanawia się, czy dla tego jednego pracownika będzie musiał prowadzić akta osobowe.

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy (a więc na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę), musi dla każdego pracownika z osobna prowadzić akta osobowe. Nie ma przy tym znaczenia, ilu pracowników zatrudniania. Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy więc również tych pracodawców, którzy zatrudniają choćby jednego pracownika.

Odpowiedzialność kadrowej

Zwykle obowiązek prowadzenia akt osobowych w firmie należy do obowiązków kadrowej (specjalisty do spraw kadr). Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia tej dokumentacji, jeśli są zawinione przez kadrową (np. brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nieterminowe sporządzanie umów o pracę, brak gromadzenia poszczególnych dokumentów z przyczyn leżących po stronie kadrowej, a nie po stronie innych pracowników), mogą być przyczyną wypowiedzenia jej umowy o pracę.

Jak powinny wyglądać akta osobowe?

Akta osobowe powinny składać się z trzech części: A, B i C. Te części powinny być wyraźnie oddzielone:

1. w części A – musicie gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie;

2. w części B – musicie gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

3. w części C – musicie gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych

Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinniście ułożyć w porządku chronologicznym oraz ponumerować (§ 6 ust. 3 rozporządzenia). Numerujecie więc dokumenty w ramach poszczególnych części akt osobowych. Każda z części powinna ponadto zawierać pełny wykaz (spis treści) znajdujących się w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia). Jeśli więc pracownik doniesie Wam np. kolejne świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy albo zaświadczenie o ukończeniu jakiegoś kursu, musicie pamiętać, by oprócz tego, że wepniecie kopię takiego świadectwa lub zaświadczenia do akt osobowych, nadać jej numer i dokonać zmiany spisu treści tej części akt, w której dokonujecie takiego uzupełnienia.

UWAGA! Pamiętajcie, że w części A akt osobowych pracownika przechowujecie odpisy lub kopie składanych dokumentów, nigdy nie oryginały. Możecie żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia).

Przechowywanie akt osobowych

Dokumentację płacową, tj. listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, musicie przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy u Was przez pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS; tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).

Akta osobowe musicie przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u Was i – tak jak dokumentację płacową – jeszcze przez 50 lat od zakończenia tego zatrudnienia (art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).

UWAGA! Pamiętajcie, by akta osobowe pracownika były wykonane w taki sposób i z takich materiałów (sztywnych teczek, plastikowych okładek), które pozwolą sprostać obowiązkowi ich przechowywania przez wyznaczony przepisami okres. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niespełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny do 30.000 zł (art. 281 pkt 7 kp).

W razie ogłoszenia upadłości pracodawcy lub postawienia zakładu pracy w stan likwidacji musicie przekazać dokumentację (płacową i akta osobowe) do prywatnej lub państwowej firmy prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji. Rejestry takich firm znajdziecie w urzędach wojewódzkich. Powinniście także zapewnić środki finansowe na przechowywanie tej dokumentacji na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu.

UWAGA! Jeśli sąd rejestrowy, na Wasz wniosek, wyda postanowienie, w którym stwierdzi, że nie macie możliwości zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Jest to Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, które funkcjonuje w Milanówku przy ul. Okrzei 1 (strona internetowa: http://www.milanowek.ap.gov.pl). Przed wydaniem postanowienia sąd zasięgnie opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla Waszej siedziby o Waszym stanie majątkowym.

Artykuł jest fragmentem publikacji Akta pracownicze 2011


Dokumentacja pracownicza – jak prowadzić akta osobowe ?


Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Błędy dotyczące zakładania, prowadzenia i przechowywania akt osobowych

BŁĄD 1

Zbiorcza teczka (koszulka) na wszystkie lub niektóre
dokumenty pracowników.

Jak usunąć błąd? Akta osobowe powinieneś założyć i prowadzić osobno dla każdego pracownika (art. 94 pkt 9a kp). Dlatego zaprowadź oddzielne teczki (segregatory) dla poszczególnych pracowników.

Kadrowa zastanawia się, czy może prowadzić jedną teczkę personalną dla wszystkich czterech pracowników magazynu, np. z tego powodu, że wszyscy podpisali jedną umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

NIE. Paragraf 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej stanowi, że akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Nie ma możliwości prowadzenia akt zbiorowych. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, aby możliwe było przekazanie po jednym z nich każdemu pracownikowi i włączenie po jednym egzemplarzu do akt osobowych każdego z pracowników, którego umowa dotyczy.

PRAKTYCZNA RADA

Poprzednią teczkę możesz wykorzystać przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika.

Pan Andrzej był zatrudniony w firmie „Delta” sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas określony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł pracę u innego pracodawcy. Obecnie w firmie „Delta” przeprowadzana jest rekrutacja i wszystko wskazuje na to, że pan Andrzej znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy co poprzednio. Kadrowa zastanawia się, czy może dalej prowadzić teczkę, którą pracownik miał do tej pory, zamiast zakładać nowe akta.

TAK. Przepisy nie określają, co należy robić w takich sytuacjach. Skoro nie ma nakazu założenia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, można poprzestać na tej, która była założona przy poprzednim zatrudnieniu. Należy zgromadzić w niej dokumentację związaną z ponownym zatrudnieniem, w szczególności nowe zaświadczenie lekarskie o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku, nowe świadectwa pracy, aktualną umowę o pracę oraz zaświadczenie o przebytym wstępnym szkoleniu bhp.

§§ Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9a kp,
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

BŁĄD 2

Brak podziału akt na trzy części

Jak usunąć błąd? Akta osobowe każdego pracownika powinny składać się z trzech części:

A, B i C. Części te muszą być wyraźnie od siebie oddzielone:

1) w części A – masz obowiązek gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie,

2) w części B – musisz gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

3) w części C – powinieneś gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia). [..]

BŁĄD 3

Dokumenty umieszczone w niewłaściwych częściach akt

Jak usunąć błąd? Wykaz dokumentów przechowywanych w częściach A, B i C akt osobowych pozwoli Ci łatwo wykryć i usunąć błędy w ich rozmieszczeniu. Zwróć np. uwagę, aby do części A nie wkładać zaświadczenia o odbyciu przez pracownika wstępnego szkolenia bhp i instruktażu stanowiskowego.

W tej części nie powinieneś też przechowywać potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy oraz otrzymania pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 kp. Wymienione dokumenty powinny znaleźć się w części B akt osobowych.

BŁĄD 4

Zgromadzone w aktach oryginały dokumentów

Jak usunąć błąd? W aktach osobowych pracownika możesz przechowywać wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów dostarczanych przez pracownika, nigdy oryginały! Wszystkie przedstawiane przez pracownika dokumenty stanowią własność pracownika, dlatego możesz żądać od niego przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Natomiast masz oczywiście prawo przechowywać oryginały tych dokumentów, które sam sporządzasz.

BŁĄD 5

Dokumenty wpięte do akt nie po kolei

Jak usunąć błąd? Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinieneś ułożyć w porządku chronologicznym – od najstarszego w głębi akt do najnowszego na wierzchu.

BŁĄD 6

Brak numeracji na dokumentach

Jak usunąć błąd? Masz obowiązek oznaczyć kolejnymi numerami wszystkie dokumenty przechowywane w ramach każdej części akt osobowych.

BŁĄD 7

Brak spisów treści dla poszczególnych części akt

Jak usunąć błąd? Przed każdą z części akt (A, B, C) musisz zamieścić pełny wykaz dokumentów, które się w niej znajdują (spis treści). Powinieneś go sporządzić według porządku chronologicznego dokumentów i z podaniem numerów, którymi zostały opatrzone (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).

Artykuł jest fragmentem publikacji 25 błędów w aktach osobowych. Jak się ich pozbyć?

 

Zatrudnianie pracowników



Zgłoszenie pracodawcy

Zgodnie z art. 209 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy na pracodawcy ciąży obowiązek powiadamiania na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i państwowego inspektora sanitarnego o rozpoczęciu działalności. W ciągu 30 dni od dnia jej rozpoczęcia pracodawca w formie pisemnej zawiadamia o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.

Obowiązek ten został nałożony na pracodawców, a więc osoby fizyczne i jednostki organizacyjne, które zatrudniają osoby świadczące pracę w ramach stosunków pracy. Pod pojęciem roz- poczęcia działalności należy rozumieć moment zatrudnienia choćby jednego pracownika. Zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej dokonujemy na odpowiednich formularzach. (Załącznik nr 1, str. 192, Załącznik nr 2, str. 194).

Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

▶ wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

▶ świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

▶ dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

▶ świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

▶ orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

▶ innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Pracodawca sporządza umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, a w przypadku określonym w art. 29 § 3 Kodeksu pracy – z informacją, o której mowa w tym przepisie, oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 Kodeksu pracy.

Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika pro- wadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).

Akta osobowe

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Akta osobowe pracowników składają się z trzech części A, B i C i obejmują:

▶ w części A – dokumenty gromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

▶ w części B – dokumenty gromadzone w trakcie zatrudnienia,

▶ w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty zgromadzone w każdej z części powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Od przedstawionych zasad nie ma wyjątku, dlatego nie można np. do części C przenosić dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia danej osoby w danym okresie, np. umowy o pracę, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, itp., bo tam powinny znaleźć się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli np. kopia świadectwa pracy.

Jeżeli nawiązano z tym samym pracownikiem dwa stosunki pracy, to dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, dwie umowy o pracę, itp. należy umieścić w części B akt osobowych.

Umowy o pracę

Podstawową formą prawną, w ramach której wykonywana jest praca – jest stosunek pracy. Pracownik może wykonywać pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę. Najczęściej stosowaną podstawą nawiązania stosunku pracy jest umowa o pracę. Przedmiot i treść tej umowy regulują przepisy Kodeksu pracy.

Każda z umów, o których mowa wyżej, może być poprzedzona zawarciem umowy o pracę na okres próbny, który nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Najczęściej ma to miejsce wtedy, gdy pracodawca chce sprawdzić kwalifikacje zawodowe przyjmowanego pracownika.

Umowa na okres próbny jest umową terminową, która rozwiązuje się z ostatnim dniem okresu, na który była zawarta i jak każda umowa, powinna być zawarta na piśmie. Nie jest ona umową na czas określony.

Jeżeli po okresie próbnym pracownik nadal będzie wykonywał pracę, należy spisać z nim nową umowę o pracę, określając jej rodzaj.

Umowa o pracę na czas określony

Umowa o pracę określa prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy w wyraźnie określonym czasie. Umowa taka ulega rozwiązaniu z upływem okresu, na który została zawarta, bez potrzeby składania dodatkowych oświadczeń woli przez strony

Przepisy prawa pracy nie zabraniają zawierania kilku po sobie następujących umów o pracę na czas określony.

Należy jednak pamiętać, iż z dniem wejścia Polski do Unii Europejskiej znowu zaczął obowiązywać art. 251 Kodeksu pracy, zgodnie z którym zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła jednego miesiąca.

Liczenie umów na użytek powyższego przepisu rozpoczniemy jednak od umowy zawartej już po wejściu w życie przepisu. Innymi słowy, pierwszą umową na czas określony, którą weźmiemy pod uwagę stosując art. 251 K.p., będzie umowa zawarta po l maja 2004 r. Warto też zwrócić uwagę, iż przepis ten został wzbogacony o § 2, według którego uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po jej rozwiązaniu, kolejnej umowy o pracę na czas określony. Ta regulacja również zaczęła obowiązywać po wejściu Polski do Unii. Zatem do l maja 2004 r. możemy niejako „bezkarnie” aneksować umowy w tym zakresie, aneksy zawarte przed tą datą nie mogą bowiem zostać potraktowane jako nowe umowy na czas określony.

Kontynuowanie zatrudnienia bezpośrednio po zakończeniu umowy na czas określony powinno nastąpić na podstawie nowo zawartej umowy o pracę.

Należy również zwrócić uwagę, iż umowy zawarte na czas określony z reguły nie podlegają rozwiązaniu w drodze wypowiedzenia. Jedynie w przypadku umowy zawartej na czas dłuższy niż 6 miesięcy strony mogą wprowadzić do jej treści możliwość jej wcześniejszego rozwiązania z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia. Takiej klauzuli nie można wprowadzić do umowy zawartej na okres 6 miesięcy i krótszy.

Umowa na czas wykonywania określonej pracy

Umowa o pracę na czas wykonywania określonej pracy zawierana jest w celu świadczenia przez pracownika pracy wchodzącej w zakres z góry oznaczonego zadania.

Umowa na czas wykonywania określonej pracy dochodzi do skutku, jeżeli strony zgodnie określą rodzaj pracy i stwierdzą, że zawierają umowę na czas wykonywania tej właśnie pracy.

Umowa taka rozwiązuje się z dniem ukończenia pracy, dla której była zawarta. Umowa ta może być też rozwiązana w każdym czasie w drodze porozumienia stron oraz bez wypowiedzenia.

Umowa o pracę na zastępstwo

Z dniem 29 listopada 2002 r. wprowadzono do kodeksu pracy nowy typ umowy o pracę, tzw. umowę na zastępstwo. Jest to umowa na czas określony. Zawarcie tego typu umowy uzasadnia nie tylko choroba, ale każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika. Ten typ umowy, w przeciwieństwie do umowy o pracę na czas określony, nie gwarantuje jednak ochrony stosunku pracy kobiecie w ciąży. Zgodnie bowiem z art. 177 § 3 K.p., umowa o pracę zawarta na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży ulega przedłużeniu do dnia porodu. Ten ochronny przepis nie ma zastosowania do umowy na zastępstwo.

Od 2004 r. okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wynosi 3 dni robocze.

Umowa o pracę na czas nieokreślony

Umowa o pracę na czas nieokreślony jest umową bezterminową, gwarantującą trwałość stosunku pracy.

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie (art. 29 § 1). Brak formy pisemnej nie czyni umowy o pracę nieważną. Jednakże ze względów dowodowych zalecane jest sporządzenie jej na piśmie. Wzór umowy o pracę zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia, co do rodzaju umowy oraz jej warunków. Umowy na czas nieokreślony nie można przekształcić w umowę na czas określony w drodze wypowiedzenia warunków pracy i płacy.

Ponadto zgodnie z nowym brzmieniem art. 29 § 3 K.p., pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Od 5 sierpnia 2006 r. pracodawca może poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia – które powinny się znaleźć w informacji – określonych w punktach 1-4 art. 29 § 3 K.p. przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Mowa tutaj o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Pracodawca powinien ponadto informować pracownika na piśmie o zmianie warunków zatrudnienia (tych, o których mowa powyżej), o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. Informacja powinna zostać przekazana pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku, gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Poinformowanie pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 pkt. 1-4 K.p. może również nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Uwagi końcowe

Na koniec warto dodać parę uwag na temat formalności związanych z zatrudnieniem pracownika na kolejną umowę o pracę. Do 29 listopada 2002 r. każde rozwiązanie stosunku pracy rodziło po stronie pracodawcy obowiązek wystawienia świadectwa pracy oraz wypłaty pracownikowi ekwiwalentu urlopowego. Było to dla praco dawców dość uciążliwe, wiązało się bowiem z koniecznością wypełnienia dużej ilości dokumentów czy z wypłatą pieniędzy, a często pracownik wolałby wykorzystać urlop w naturze niż otrzymywać z tego ty tułu ekwiwalent.

Tymczasem nowelizacja zwalnia pracodawcę z obowiązku wydawania świadectwa pracy temu, kogo znów zatrudnia na kolejną umowę, na przykład na czas określony po umowie na okres próbny. Jeżeli jednak pracownik zażąda wydania świadectwa pracy, wówczas pracodawca musi mu świadectwo wydać. Co do wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, to art. 171 § 3 K.p. stanowi, iż pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzy staniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Autor: Monika Beliczyńska, Alicja Bobak

Artykuł jest fragmentem publikacji Wynagrodzenia pracowników

 

Akta osobowe pracownika 2010 r.


W 2010 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników etatowych. Zmieniono wykaz dokumentów, które pracodawca musi przechowywać w teczkach pracowniczych.

Obecnie akta osobowe pracownika muszą zawierać :

  • pisma, które dotyczą udzielania pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, a także urlopu ojcowskiego, jeżeli pracujący rodzic będzie chciał z nich skorzystać, gdy urodzi się mu dziecko.
  • dokumenty, które dotyczą telepracy, gdy z pracownikiem została podpisana taka umowa (akta muszą zawierać zgodę pracownika na przeprowadzenie przez pracodawcę kontroli u niego w domu).

Akta pracownika nie muszą już zawierać :

  • kopi zawiadomienia urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika zarejestrowanego wcześniej jako osoba bezrobotna.

Zmiana ta powoduje, ze osoba, która ubiega się o zatrudnienie nie musi wpisywać w kwestionariuszu osobowym informacji o tym, ze pozostawała w rejestrze bezrobotnych w urzędzie pracy .

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami…

Akta pracowniczeTo Ci może pomóc

Akta pracownicze

W raporcie znajdziesz:

  • omówione w przystępny, praktyczny sposób zasady prowadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentacji pracowniczej w podziale na części A, B i C akt osobowych,
  • odpowiedzi na najczęściej zadawane przez specjalistów ds. personalnych pytania o akta osobowe pracownika,
  • wzory wszystkich dokumentów, które muszą znajdować się w aktach osobowych – wzory czyste i wzory wypełnione,
  • komentarz do każdego wzoru – opis wzoru, instrukcję, jak go wypełniać, o czym pamiętać, co jest ważne i dlaczego,
  • listę kontrolną, która szybko pomoże sprawdzić, czy właściwie prowadzisz dokumentację pracowniczą,
  • treść rozporządzenia w sprawie prowadzenia przez pracodawców akt osobowych pracowników.

szczegóły: Akta pracownicze