Czy system podstawowy może być stosowany w zakładzie pracującym całą dobę?

Czas pracy a oszczędności w firmie

Wybierz odpowiedni system czasu pracy

System czasu pracy to zespół przepisów prawa ustalających maksymalny dopuszczalny dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym. Są to więc ramy, w granicach których pracodawca może zorganizować pracę danego pracownika.

Systemy czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Zmiana systemu czasu pracy może być dokonana również tylko przez zmianę aktu prawnego, w którym został on powołany.

Ponieważ każdy system czasu pracy ma charakterystyczne dla siebie ramy czasowe, warto skonfrontować potrzeby zakładu pracy z tym, co dany system nam proponuje i wybrać ten najodpowiedniejszy dla Twojej firmy.

Podstawowy system czasu pracy

Jest to system, który może być stosowany w stosunku do wszystkich pracowników, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy. Jego wprowadzenie nie musi być bowiem uzasadnione żadnymi szczególnymi okolicznościami – inaczej niż w przypadku pozostałych systemów czasu pracy.

8 godzin na dobę i przeciętnie 40 w tygodniu

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy wykonuje swoje obowiązki w czasie ograniczonym normami czasu pracy – dobową i średniotygodniową oraz zasadą przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Dobowy czas pracy takiego pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę. Praca w wymiarze dłuższym będzie zaś w przypadku takiego pracownika pracą w godzinach nadliczbowych, za którą przysługuje dodatkowa rekompensata w postaci dodatku do wynagrodzenia lub czasu wolnego.

Biorąc zaś pod uwagę obowiązującą średniotygodniową normę czasu pracy w połączeniu z zasadą przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, pracownik nie może przepracować więcej niż średnio 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w obowiązującym go okresie rozliczeniowym.

Przydaje się nie tylko w pracy „urzędniczej”

Podstawowy system czasu pracy jest zatem systemem, który znakomicie sprawdza się w przypadku pracowników, którzy pracują od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę. Jednak to nie wszystko – możliwe jest bowiem jego stosowanie w przypadku konieczności zorganizowania pracy od poniedziałku do soboty, a nawet do niedzieli (w połączeniu ze zmianową organizacją czasu pracy daje możliwość zapewnienia pracy przez 24 godziny na dobę – patrz: niżej). Trzeba tylko pamiętać, żeby każdy z pracowników w każdym tygodniu pracy miał zapewniony odpoczynek tygodniowy.

Możliwa praca przez więcej niż 5 dni w tygodniu…

System ten daje również możliwość planowania pracy poszczególnych pracowników na więcej niż 5 dni w tygodniu. Jest to możliwe dzięki zasadzie przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Zgodnie z nią tydzień pracy powinien obejmować przeciętnie 5 dni pracy, a co za tym idzie – w niektóre tygodnie pracownik może mieć zaplanowaną pracę na 6 dni, byleby w pozostałych tygodniach liczba dni pracy była mniejsza, tak by na przestrzeni danego okresu rozliczeniowego nie pracował więcej niż przeciętnie 5 dni w tygodniu.

…i ponad 40 godzin na tydzień

Tak samo sprawa wygląda w przypadku tygodniowej normy czasu pracy. W przeciwieństwie bowiem do tej dobowej nie jest ona normą sztywną. Pracownik nie może więc pracować więcej niż przeciętnie 40 godzin w tygodniu. W niektórych tygodniach może zatem świadczyć pracę np. przez 44 godziny, pod warunkiem jednak że w pozostałych tygodniach liczba ta zostanie zrównoważona niższą liczbą godzin pracy lub dniami wolnymi od pracy, tak by w efekcie w ciągu całego okresu rozliczeniowego pracownik nie pracował więcej niż średnio 40 godzin na tydzień.

System podstawowy + praca zmianowa

Podstawowy system czasu pracy może być również stosowany w połączeniu ze zmianową organizacją czasu pracy, co zdaje egzamin przede wszystkim w organizacjach czasu pracy, które muszą zapewnić pracę pracowników przez więcej niż 8 godzin na dobę (np. funkcjonowanie sklepu przez 12 lub 24 godz. na dobę). Taki system może być zatem, w niektórych przypadkach, alternatywą dla systemu pracy w ruchu ciągłym.

Jak udzielić dnia wolnego od pracy, żeby nie stracić?

Z punktu widzenia przygotowania harmonogramów ważne jest określenie, czym jest dzień wolny od pracy. Ponieważ Kodeks pracy tego nie definiuje, jak zwykle w takich sytuacjach są różne interpretacje. Zarówno Ministerstwo Pracy, jak i Państwowa Inspekcja Pracy zgodnie twierdzą, że dzień wolny od pracy to 24 kolejne godziny po zakończeniu doby pracowniczej danego pracownika. Oznacza to, że jeśli np. pracownik świadczy pracę we wtorek w godz. 14.00–22.00, to jego doba pracownicza zakończy się dopiero o 14.00 w środę. I dopiero od tego momentu możesz udzielić pracownikowi dnia wolnego, który będzie trwał od 14.00 w środę do 14.00 w czwartek. To z kolei oznacza, że pomimo całej środy wolnej, pracownik może przyjść do pracy dopiero o 14.00 w czwartek.

Taka interpretacja niestety bardzo utrudnia tworzenie harmonogramów przy pracy zmianowej. Powoduje, że pracownik musi mieć w okresie rozliczeniowym więcej takich zwykłych dni wolnych, co z kolei sprawia, że prawie zawsze nie będzie w stanie wypracować pełnego wymiaru czasu pracy. Skutki tego poniesie oczywiście pracodawca, ponieważ za niedopracowany wymiar i tak będzie musiał pracownikowi zapłacić.

Na szczęście z pomocą pracodawcom przyszedł już nie pierwszy raz Sąd Najwyższy, który stwierdził, że dla pracowników pracujących w systemie trzyzmianowej organizacji pracy, na trzeciej zmianie dzień wolny to 24 godziny liczone po zakończeniu trzeciej zmiany (uchwała z 10 lutego 1994 r., I PZP 49/93, OSNC 1994/7–8/143). [..]

Artykuł jest fragmentem publikacji Czas pracy a oszczędności w firmie

 

Planowanie czasu pracy

Planowanie czasu pracy – podstawowe pojęcia i zasady

Rozkład, grafik, harmonogram – czym różnią się te pojęcia

Rozkład czasu pracy – to godziny rozpoczynania i kończenia pracy, pomiędzy którymi pracownicy muszą pozostawać w dyspozycji pracodawcy. Chodzi zarówno o określony przedział czasowy w ciągu doby (np. od godz. 8.00 do 16.00), jak i rozłożenie dni pracy na poszczególne dni tygodnia i miesiąca oraz wskazanie dni wolnych. Rozkłady czasu pracy ustalasz w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy (lub w obwieszczeniu jeżeli, firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie ma regulaminu).

Przykład:

W firmie Beta w regulaminie pracy zapisano, że pracownicy produkcji pracują od poniedziałku do piątku w podstawowym 3-zmianowym systemie czasu pracy, tj. po 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Pracownicy pracują:

na I zmianie – od godz. 6.00 do 14.00,
na II zmianie – od godz. 14.00 do 22.00,
na III zmianie – od godz. 22.00 do 6.00.

Natomiast grafik czasu pracy, zwany też harmonogramem – to, najkrócej rzecz ujmując, graficzne przedstawienie rozkładu czasu pracy. Najczęściej stosuje się go, gdy dokładne opisywanie planu pracy byłoby zbyt skomplikowane i wygodniej jest zastosować formę graficzną (np. tabeli). Grafik zastosuj np. w sytuacji, gdy pracownicy działu produkcji pracują na zmiany przez 7 dni w tygodniu w ramach równoważnego systemu czasu pracy, a liczba zamówień od klientów jest zmienna. W takiej sytuacji możesz bowiem przewidzieć zapotrzebowanie na pracę jedynie w krótkiej perspektywie (np. na miesiąc). Trudno natomiast zaplanować pracę np. w skali kilku miesięcy, czy też całego roku.

Podstawą prawną do stosowania grafików jest zamieszczenie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu zapisu, że rozkład czasu pracy pracowników zakładu (lub jego określonej części, jednostki, działu) ustala pracodawca (lub bezpośredni przełożeni) w grafikach czasu pracy (harmonogramach). Tego rodzaju zapis umożliwia rezygnację z określania rozkładu w przepisach wewnątrzzakładowych lub obwieszczeniu.

Przykład:

Jeżeli pracownik jest zatrudniony codziennie, od poniedziałku do piątku po 8 godzin, od godz. 7.00 do godz. 15.00, to wystarczy zamieścić zapis na ten temat (czyli określić rozkład czasu pracy) w przepisach zakładowych lub obwieszczeniu (gdy u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy ani układ zbiorowy). Natomiast gdy pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym, w którym liczba godzin pracy jest zmienna, wygodniej w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu zapisać, że rozkład czasu pracy na każdy okres rozliczeniowy jest ustalany w grafikach. Mając taki zapis, można na poszczególne okresy sporządzać „tabelki” określające liczbę godzin pracy w każdym z dni pracy. Takie tabelki – to właśnie grafiki (harmonogramy) czasu pracy.

Czym różni się grafik od listy obecności i karty ewidencji czasu pracy?

Jak już napisano wcześniej, grafik (harmonogram) to nic innego jak graficznie przedstawiony plan pracy. Jest to więc rozkład godzin pracy w poszczególnych dniach tygodnia oraz wyznaczenie dni pracy i dni wolnych w okresie rozliczeniowym.

Z grafikami często mylone są listy obecności oraz karty ewidencji czasu pracy. Tymczasem są to 3 zupełnie różne dokumenty. Lista obecności to jedna z wielu dopuszczalnych form ustalania obecności pracownika w pracy. Każdy pracodawca powinien bowiem określić, w jaki sposób jego pracownicy mają potwierdzać przybycie i obecność w pracy. Najczęściej dokumentują to w formie złożenia podpisu na liście obecności. Pracodawca może jednak w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 pkt 9 kp), a jeśli nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, tj. zatrudnia mniej niż 20 pracowników – – w pisemnej informacji do umowy o pracę (art. 29 § 3 kp), ustalić inny sposób dokumentowania przybycia i obecności w pracy. Na przykład może zdecydować się na karty zegarowe, elektroniczny system rejestracji wejść i wyjść czy też potwierdzanie poprzez zalogowanie się w systemie komputerowym.

Z kolei, indywidualna karta ewidencji czasu pracy, to obowiązkowy dla każdego pracodawcy dokument służący zapisywaniu rzeczywistego czasu świadczenia pracy przez pracownika oraz jego ewentualnych nieobecności. Można powiedzieć, że o ile rozkład (grafik) czasu pracy to swego rodzaju „plan pracy”, o tyle karta ewidencji czasu pracy to zapis na temat rzeczywistego wykonania planu pracy. Natomiast lista obecności to dokument ułatwiający pracodawcy prawidłowe wypełnienie karty ewidencji czasu pracy.

Przykład:

Poniższy przykład ilustruje różnice pomiędzy grafikiem, listą obecności i kartą ewidencji czasu pracy. W grafiku zaplanowano godziny i dni pracy pracownika na okres od 1 lutego do 8 lutego. W trakcie tego okresu doszło do pewnych zmian – co zostało uwzględnione na liście obecności. Sporządzając kartę ewidencji czasu pracy, pracodawca uwzględnił nie planowane dni i godziny pracy – lecz faktyczny czas pracy.

Dokument I: Grafik pracy dla Jana Kowalskiego w tygodniu od 1 do 8 lutego 2010 r.

1 lutego
pon.
8 –16

2 lutego 3 lutego 4 lutego 5 lutego 6 lutego 7 lutego 8 lutego
wt.          śr.        czw.        pt.       sob.       ndz.        pon.
8 –16     8 –16     8 –16     8 –16     WP        WN         8 –16

Użyte symbole:

WP – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
WN – wolna niedziela

Dokument II: Lista obecności pracownika Jana Kowalskiego w okresie 1 –8 lutego 2010 r.

1 lutego   Jan Kowalski
2 lutego   Jan Kowalski
3 lutego   Jan Kowalski
4 lutego   Jan Kowalski
5 lutego   Jan Kowalski
6 lutego -
7 lutego -
8 lutego   Jan Kowalski

Do działu kadr dostarczono pisemne polecenie pracy w godzinach nadliczbowych wypełnione przez przełożonego, z którego wynika, że 5 lutego 2010 r. pracownik pracował w nadgodzinach. Były to 2 godziny nadliczbowe przepracowane w godz. 16.00 –18.00.

[..]

System czasu pracy – na czym polega?

Każdy rozkład czasu pracy funkcjonuje w ramach jednego z systemów czasu pracy. System czasu pracy to, w pewnym uproszczeniu, grupa norm regulujących czas pracy (normę dobową i tygodniową, wymiar dobowy oraz okresy rozliczeniowe) danej kategorii pracowników. Przykładowo, w systemie podstawowym norma dobowa wynosi 8 godzin, norma tygodniowa – przeciętnie 40 godzin, a okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy (z możliwością wydłużenia go nawet do 1 roku dla niektórych kategorii zatrudnionych lub pracodawców stosujących tzw. ustawę antykryzysową).

Z kolei, w systemie równoważnym, można planować pracę na więcej niż 8 godzin na dobę – gdyż wymiar dobowy jest wydłużony maksymalnie do 12 godzin. Norma średniotygodniowa jest taka sama jak w systemie podstawowym (przeciętnie 40 godzin). Natomiast okres rozliczeniowy zasadniczo nie powinien przekraczać miesiąca (z możliwością wydłużenia w niektórych przypadkach – maksymalnie do 4 miesięcy).

Obowiązujący u pracodawcy system (systemy) czasu pracy określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu. Zasady te nie dotyczą systemu weekendowo- -świątecznego oraz systemu skróconego tygodnia pracy. Te systemy stosuje się na podstawie umowy o pracę, na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 3 kp).

Do czego służy okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy to okres, w którym rozliczasz czas pracy i po zakończeniu którego obliczane jest wynagrodzenie należne pracownikowi. Z jednej strony, w ramach okresu rozliczeniowego ustalasz liczbę godzin i dni do przepracowania oraz planujesz ją w rozkładzie (grafiku, harmonogramie) czasu pracy. Z drugiej zaś strony, po zakończeniu okresu rozliczeniowego sprawdzasz, czy w tym okresie nastąpiło przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy lub niedopracowanie wymaganej liczby godzin.

Maksymalna długość okresów rozliczeniowych ustalona została w Kodeksie pracy. Zależy ona od stosowanego w Twojej firmie systemu czasu pracy. Należy zdecydować, czy w Twojej firmie będą stosowane okresy rozliczeniowe w maksymalnej, dozwolonej przez prawo długości czy też zastosowane zostaną okresy krótsze. Odpowiedni zapis co do przyjętej u pracodawcy długości okresu rozliczeniowego powinien znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli Twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązana do ustalenia regulaminu (oczywiście należy pamiętać, że wprowadzenie zapisów na temat okresu rozliczeniowego do regulaminu, układu czy obwieszczenia powinno odbyć się w odpowiednim trybie).

Zapisując w regulaminie pracy, układzie lub obwieszczeniu, jaki okres rozliczeniowy przyjęto dla określonych grup pracowników, wskaż po pierwsze długość pojedynczego okresu rozliczeniowego (np. 1 miesiąc, 3 miesiące) a po drugie datę, od której rozpoczyna się stosowanie okresu w ustalonej długości, np. od 1 stycznia danego roku. Zamiast tego możesz wskazać miesiące lub kwartały roku objęte poszczególnymi okresami rozliczeniowymi, np. „W zakładzie pracy obowiązują 3-miesięczne okresy rozliczeniowe, obejmujące odpowiednio I, II, III i IV kwartał każdego roku kalendarzowego”.

Pamiętaj, że okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z miesiącem kalendarzowym, czy kwartałem.

Długie okresy są opłacalne dla pracodawcy

Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym lepiej dla pracodawcy. W okresie rozliczeniowym trzeba bowiem oddać dni wolne w zamian za pracę w niedziele, święta, dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy oraz czas wolny za pracę w nadgodzinach, jeśli jest on oddawany na polecenie pracodawcy (tj. bez pisemnego wniosku pracownika o odbiór nadgodzin). Dłuższy okres umożliwia tym samym większą elastyczność w zakresie wyznaczania dni wolnych i możliwość rekompensowania nadgodzin czasem wolnym od pracy.

Systemy czasu pracy i okresy rozliczeniowe wynikające z Kodeksu pracy

System czasu pracy
Podstawowy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
8 godzin

Okres rozliczeniowy
4 miesiące. Podstawa prawna  art. 129 § 1 kp.
6 miesięcy – w rolnictwie i hodowli, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób. Podstawa prawna art. 129 § 2 kp.
12 miesięcy – jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi, mającymi wpływ na przebieg procesu produkcji. Podstawa prawna art. 129 § 2 kp.

System czasu pracy
Równoważny

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 135 § 1 kp.
3 miesiące – w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Podstawa prawna art. 135 § 2 kp.
4 miesiące – przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych. Podstawa prawna art. 135 § 3 kp.

System czasu pracy
Równoważny przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
16 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 136 § 1 kp.

System czasu pracy
Równoważny dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
24 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 137 kp.

System czasu pracy
Praca w ruchu ciągłym

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
8 godzin (a raz w miesiącu w niektórych tygodniach 12 godzin)

Okres rozliczeniowy
4 tygodnie. Podstawa prawna art. 138 § 1 kp.

System czasu pracy
Skróconego tygodnia pracy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc art. Podstawa prawna 143 kp.

System czasu pracy
Pracy weekendowo-świątecznej

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc art. Podstawa prawna 144 kp.

Jak ustala się wymiar czasu pracy?

Tworząc grafik (harmonogram) czasu pracy, musisz wiedzieć, ile godzin pracy zaplanować pracownikowi oraz ile dni wolnych i dni pracy umieścić w grafiku. Liczba godzin pracy do przepracowania przez pracownika w okresie rozliczeniowym to właśnie wymiar czasu pracy. Oblicza się go na podstawie art. 130 kp.

W tym celu:

• Pomnóż pełne tygodnie z danego okresu rozliczeniowego razy 40 godzin (UWAGA! Liczenie tygodni rozpocznij od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, niezależnie od tego, jaki jest to dzień tygodnia. Dokonując obliczeń wymiaru czasu pracy, pamiętaj, że przy miesięcznym okresie rozliczeniowym 4 tygodnie zawsze kończą się 28. dnia danego miesiąca, bez względu na to, w jakim dniu tygodnia rozpoczął się dany miesiąc).

• Do uzyskanego wyniku dodaj wynik pomnożenia 8 godzin przez liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, ale przypadających od poniedziałku do piątku (UWAGA! Nie bierz pod uwagę sobót i niedziel).

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Pamiętaj, że przy ostatnim, niepełnym tygodniu okresu rozliczeniowego bierze się pod uwagę tylko dni od poniedziałku do piątku, niezależnie od tego, jakie dni są wyznaczone dla pracowników jako dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Zasada ta obowiązuje także wówczas, gdy pracownicy pracują w niedziele. Niedziele i święta pomija się bowiem przy ustalaniu wymiaru w danym okresie rozliczeniowym, ponieważ święto przypadające w innym dniu niż niedziela sprawia, że dzień ten przestaje być dniem roboczym i dlatego pomijany jest przy obliczaniu liczby godzin, podobnie jak niedziela.

Przykład:

Wymiar czasu pracy w styczniu 2010 r. ustalamy w następujący sposób:

Etap I: Obliczając wymiar czasu pracy do przepracowania w styczniu 2010 r. ustal najpierw iloczyn 40 godzin i tygodni przypadających w styczniu. 4 pełne tygodnie kończą się 29 stycznia 2010 r. Dlatego policz: 4 x 40 godzin = 160 godzin.

Etap II: Teraz do tej liczby dodaj iloczyn 8 godzin i dni, które zostały do końca okresu rozliczeniowego, a przypadają od poniedziałku do piątku. Do końca miesiąca zostanie jeszcze 1 stycznia. Jest to piątek. Dlatego pomnóż 8 godzin razy ten dzień tj. piątek, czyli: 8 godzin x 1 dzień = 8 godzin.

Etap III: Teraz obliczenia należy zsumować: 160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

Etap IV: Od tak obliczonej liczby odejmij iloczyn 8 godzin i świąt przypadających w inne dni niż niedziela. Zrób to także wówczas, gdy dni te przypadają w tym samym tygodniu. Od 30 listopada 2006 r. nie obowiązuje bowiem zdanie 2 art. 130 § 2 kp, które stanowiło, że jeżeli w tygodniu obejmującym 7 dni od poniedziałku do niedzieli wystąpią 2 święta w inne dni niż niedziela, obniża się wymiar czasu do przepracowania tylko z tytułu jednego z tych świąt. W styczniu 2010 r. mamy tylko jedno święto – Nowy Rok. Dlatego wymiar czasu pracy do przepracowania obniżamy tylko o to jedno święto. 168 godzin – (1 święto x 8 godzin) = 160 godzin.

Wynik: Wymiar czasu pracy do przepracowania przez pracowników zatrudnionych na pełnym etacie w styczniu 2010 r. wynosi zatem 160 godzin.

Autor: Iwona Jaroszewska-Ignatowska

Artykuł jest fragmentem publikacji Czas pracy w 2011 roku. 23 przykładowe grafiki

 

Zapisy dotyczące czasu pracy w regulaminie pracy

Czas pracy w regulaminie pracy

Niektóre unormowania czasu pracy muszą znaleźć się w regulaminie pracy. Dotyczy to stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy, obowiązujących pracowników okresów rozliczeniowych, pory nocnej oraz limitów godzin nadliczbowych. Ponadto w regulaminie pracodawca może wprowadzić inne, niż wynikające z kodeksu pracy, godziny przypadania niedzieli i święta.

Ważne! W regulaminie pracy nie wprowadza się systemu skróconego tygodnia pracy oraz systemu weekendowego czasu pracy. Te bowiem wprowadzane są na pisemny wniosek pracownika w postanowieniach umowy o pracę.

System podstawowy – stałe dni i godziny pracy

WZÓR

1. Czas pracy pracowników wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

2. Pracownicy administracji wykonują pracę od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00.

Wyjaśnienia do wzoru: Stosowanie systemu podstawowego, w którym pracownicy wykonują pracę w stale tych samych dniach i godzinach, nie wymaga tworzenia harmonogramów.

System podstawowy: zmianowa organizacja czasu pracy

WZÓR

1. Czas pracy pracowników wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

2. Pracownicy produkcji wykonują pracę od poniedziałku do niedzieli w 3-zmianowej organizacji czasu pracy, w której I zmiana przypada w godzinach od 6.00 do 14.00, II zmiana przypada w godzinach od 14.00 do 22.00, III zmiana przypada w godzinach od 22.00 do 6.00.

3. Pracownicy administracji wykonują pracę od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00.

4. Pracownicy wykonują pracę zgodnie z obowiązującymi ich harmonogramami czasu pracy.

Wyjaśnienia do wzoru: Podstawowy system czasu pracy może być połączony z organizacją zmianową, a co za tym idzie – przewidywać pracę nie w stałych godzinach, lecz o różnych porach dnia, a nawet w nocy. Taka organizacja wymaga jednak tworzenia harmonogramów czasu pracy.

Ruchoma organizacja czasu pracy

WZÓR

1. Czas pracy pracowników wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

2. Pracownicy administracji wykonują pracę od poniedziałku do piątku.

3. Pracownicy rozpoczynają pracę pomiędzy godziną 8.00 a 10.00 i kończą po przepracowaniu 8 godzin.

4. Ponowne przyjście do pracy w tej samej dobie pracowniczej, przypadające w dopuszczalnych godzinach rozpoczynania pracy, nie skutkuje powstaniem pracy nadliczbowej, jeśli nie wynika z polecenia pracodawcy.

Wyjaśnienia do wzoru: Pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym mogą być zatrudnieni w tzw. ruchomej organizacji czasu pracy, w której nie ma ścisłych godzin rozpoczynania pracy, lecz pracownik powinien rozpocząć jej wykonywanie we wskazanych przez pracodawcę ramach czasowych. Ramy te muszą być tak wyznaczone, aby pracownik rozpoczynając pracę w danym dniu – najpóźniej jak może, oraz w kolejnym dniu – najwcześniej jak może, miał zapewnione nie mniej niż 11 godzin odpoczynku. W każdym przypadku pracownik po przepracowaniu 8 godzin powinien zakończyć pracę.

Uwaga! Co prawda inspekcja pracy twierdzi, że zapis dotyczący ruchomej organizacji czasu pracy powinien się znajdować w umowach o pracę pracowników, czyli że sam zapis regulaminu nie wystarczy, aby wprowadzić taką organizację. Niemniej jednak w razie kontroli można podważyć takie stanowisko, twierdząc, że ruchomy czas pracy jest dla pracowników postanowieniem korzystniejszym niż przepisy powszechne, i jako taki może być wprowadzony w regulaminie pracy (a niekoniecznie w umowie o pracę).

Artykuł jest fragmentem publikacji Czas pracy – 37 gotowych wzorów z opisem

Miesięczne i roczne karty ewidencji czasu pracy

Miesięczne i roczne karty ewidencji pracy

Czy karty ewidencji pracy muszą być prowadzone jako karty roczne czy jako karty miesięczne? Czy muszę dla każdego pracownika prowadzić kartę roczną, jeśli prowadzę karty miesięczne?

Wystarczy wybrać jedną z metod prowadzenia karty – tj. albo roczną, albo miesięczną.

Dowolna forma prowadzenia karty. Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie indywidualnej karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Przepisy nie określają szczegółowo formy prowadzenia takiej karty. W rozporządzeniu w sprawie akt osobowych wskazano jedynie, jaki zakres powinna ona obejmować, a mianowicie:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,

• dyżury,

• urlopy,

• zwolnienia od pracy,

• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,

• czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego – w przypadku pracowników młodocianych.

Różne metody prowadzenia ewidencji. Najczęściej przyjęło się sporządzać albo karty miesięczne, albo karty roczne. Karty miesięczne stosuje się zwykle w stosunku do tych pracowników, których godziny i dni pracy podlegają częstym zmianom (np. w działach produkcyjnych) i stąd konieczność zamieszczania w kartach dużej liczby informacji. Natomiast karty roczne są wygodniejsze w przypadku pracowników zatrudnionych w stałych godzinach i dniach, gdzie rzadko wystąpią szczególne sytuacje, które trzeba ewidencjonować, np. praca w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej. Warto dodać, że coraz więcej firm decyduje się na ewidencjonowanie czasu pracy w systemie komputerowym. Pozwala to bowiem na uniknięcie dużej ilości żmudnej pracy polegającej na ręcznym wypełnianiu kart. Tego rodzaju systemy umożliwiają na ogół wydruk karty ewidencji czasu pracy zarówno w ujęciu rocznym, jak i w rozbiciu na poszczególne miesiące.

Wystarczy wybrać jeden ze sposobów. Wszystkie omówione wcześniej formy prowadzenia karty ewidencji czasu pracy są prawidłowe – oczywiście pod warunkiem że w karcie są zamieszczane informacje wymagane przez przepisy. Nie ma konieczności prowadzenia kart ewidencyjnych w kilku różnych wersjach (tj. jednocześnie w rocznej i miesięcznej) czy też kilku różnych formach (jednocześnie na papierze i w systemie komputerowym). Wracając do pytania, z powyższych uwag wynika, że jeżeli pracodawca prowadzi dla pracowników karty miesięczne, to już nie musi prowadzić dla nich kart rocznych.

Podstawa prawna:

• art. 149 Kodeksu pracy,

• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.).

Artykuł pochodzi z ebooka Czas pracy w 2010 roku w pytaniach i odpowiedziach

 

Dobowy i tygodniowy odpoczynek pracownika

Pracownik (gwarantuje mu to art.132 § 1 kp) ma prawo w każdej dobie do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. W czasie tego odpoczynku pracownik nie wykonuje pracy, a także nie pozostaje do dyspozycji swojego pracodawcy.

Praca jaką wykonuje pracownik nie może przekroczyć w ciągu doby maksymalnie 13 godzin (wliczając w to także pracę w godzinach nadliczbowych) – 24 godziny – 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku = 13 godzin pracy.

Prawo to nie dotyczy:

• pracowników, którzy w imieniu pracodawcy zarządzają zakładem pracy,

• przypadków, w których koniecznie trzeba przeprowadzić akcje ratowniczą w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska oraz usunięcia awarii.

Gdy w wyżej wymienionych przypadkach pracodawca nie zapewnił pracownikowi 11-godzinnego odpoczynku dobowego, to jego obowiązkiem jest udzielić mu równoważnego okresu odpoczynku do końca okresu rozliczeniowego.

Pracownikowi należy się także w każdym tygodniu prawo  do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, który obejmuje co najmniej 11 godzin  nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Jeżeli chodzi o pracowników, którzy zarządzają firma w imieniu pracodawcy i pracowników, którzy biorą udział w akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska oraz usunięcia awarii, a także, gdy trzeba zmienić porę wykonywania pracy przez pracownika ze względu na jego przejście na inną zmianę , zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy – prawo do tygodniowego nieprzerwanego odpoczynku może obejmować mniejszą liczbę godzin. Ale nie może być to mniej niż 24 godziny.

Jeżeli chodzi o odpoczynek tygodniowy, to powinien on przypadać w niedzielę, a niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, zaczynając od godzi 6 tego dnia  (chyba, że pracodawca ustali inną godzinę).

Jeżeli przepisy zezwalają na prace w niedzielę, to odpoczynek może przypadać w dniu innym niż niedziela.

Dyżur pracownika

Pracodawca na podstawie art. 151⁵ Kp. może wydać pracownikowi polecenie zostania w pracy poza normalnymi godzinami w gotowości do wykonywania pracy, która wynika z umowy o pracę w zakładzie pracy lub innym miejscu, które zostanie wyznaczone przez pracodawcę.

Podczas dyżuru pracowniczego, pracownik pozostaje w gotowości do pracy, ale tej pracy nie świadczy. Tak więc pracodawca nie wlicza czasu dyżuru do czasu pracy pracownika.

Ale gdy pracownik podczas swojego dyżuru otrzyma od pracodawcy polecenie wykonania pracy, to te godziny, podczas których będzie efektywnie wykonywał pracę, będą stanowić czas pracy. Jeżeli pracownik będzie świadczył prace podczas dyżuru czyli poza swoimi normalnymi godzinami pracy, to może to zostać uznane za wystąpienie pracy w godzinach nadliczbowych.

Dla przykładu: pracownik świadczy pracę. od godziny 10 do 18. Po zakończeniu pracy ma pełnić dyżur w zakładzie do godziny 21. W tym czasie wykonał pracę, która zajęła mu godzinę czasu. Tak więc została przekroczona jego dobowa norma czasu pracy o jedną godzinę.

Pracownik musi mieć zapewnione prawo do odpoczynku dobowego i tygodniowego, a więc w ciągu doby dyżur pracownika nie może przekroczyć 5-ciu godzin (24 godziny – 8 godzin pracy – 11 godzin odpoczynku).

Pracownik za czas swojego dyżuru, ma prawo otrzymać czas wolny od pracy w wymiarze, który odpowiada długości dyżuru. Taka rekompensata nie przysługuje pracownikowi, gdy dyżur pełniony jest w domu.

Jeżeli pracodawca nie może udzielić pracownikowi czasu wolnego (np. dyżur pracownika przypadł pod koniec okresu rozliczeniowego), to powinien on wypłacić pracownikowi wynagrodzenie, które wynika z jego osobistego zaszeregowania, które  określone jest stawką godzinową  lub miesięczną. Gdy pracownikowi nie wyodrębniono takiego składnika wynagrodzenia za pracę przy określeniu warunków wynagradzania, to wtedy jest to 60 % wynagrodzenia.

Przekroczenie dobowej normy czasu pracy

Jeżeli pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych, to wykonuje pracę ponad obowiązującą go dobową normę czasu pracy. Mamy tu na myśli zarówno podstawową normę czasu pracy, która wynosi 8 godzina na dobę oraz o każda inną normę dobowego czasu pracy, która jest określona w przepisach, które regulują czas pracy określonej grupy pracowników ( w przypadku pracowników niepełnosprawnych, którzy zaliczeni są do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, obowiązuje 7-godzinna dobowa norma czasu pracy).

Dal przykładu: pracownik, który zatrudniony jest podstawowym systemie czasu pracy i pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 15 – mimo obowiązującej go 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy, dostał polecenie od pracodawcy, by został dłużej w pracy, bo trzeba pilnie dokończyć zaległe zlecenie. Pracownik pracował do godziny 19, a więc jego dobowa norma czasu pracy została przekroczona o 4 godziny.

Do przekroczenia dobowej normy czasu pracy może także dojść, gdy pracownik dwukrotnie rozpocznie prace w tej samej dobie.

Zgodnie z art. 128 § 3 pkt 1 kp doba pracownicza, to kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę z godnie z rozkładem czasu pracy, który go obowiązuje.

Pracownik, który rozpoczyna pracę w poniedziałek o godzinie 7.00, kończy swoja dobę pracowniczą dopiero o godzinie 7.00 we wtorek. Jeżeli pracodawca ponownie zatrudni go w tej samej dobie, to będzie to powodem przekroczenia dobowej normy czasu pracy, a konsekwencją tego będzie praca w godzinach nadliczbowych.

Dla przykładu: Pracownik, zgodnie z rozkładem swojego czasu pracy, pracuje od poniedziałku do piątku od 7 do 15. W środę po zakończeniu pracy pracodawca poinformował go, że następnego dnia musi przyjść do pracy o godzinie 5.00, bo będzie dostawa nowego towaru do sklepu. Tak więc ze względu, że środowa doba (rozpoczęta o 7.00) zostanie zakończona dla pracownika o godzinie 7.00 w czwartek, to 2 godziny jego pracy, które przypadną w tym dniu od godziny 5.00 do 7.00, będą dla niego praca w godzinach nadliczbowych, bo zostanie przekroczona dobowa norma czasu pracy.

Jak należy ustalać czas pracy (wymiar i rozkład) pracowników zatrudnionych w różnych systemach czasu pracy…

Ewidencja czasu pracy

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, a celem tej ewidencji jest prawidłowe ustalanie wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń, które wiążą się z pracą.

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona dla wszystkich pracowników, a jej szczegółowy zakres określa & 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r., który dotyczy zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy oraz sposobem prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz.U.Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Na podstawie tego przepisu pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić  dla każdego pracownika odrębnie kartę ewidencji czasu pracy, która obejmuje:

• pracę w poszczególnych dobach,

• pracę w niedziele i święta,

• pracę w porze nocnej,

• pracę w godzinach nadliczbowych,

• pracę w dni wolne od pracy,

które wynikają z rozkładu czasu pracy pracownika w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Ewidencja czasu pracy obejmuje także:

• dyżury,

• urlopy,

• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Jeżeli chodzi o pracownika młodocianego, to pracodawca w stosunku do niego w ewidencji czasu pracy, uwzględnia także czas jego pracy przy pracach, które są mu wzbronione, a są one dozwolone ze względu na odbycie przez młodocianego przygotowania zawodowego.

Rejestracji godzin pracy nie podlega:

• pracownik, który objęty jest systemem zadaniowego czasu pracy,

• pracownik, który zarządza w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

• pracownik, który otrzymuje ryczałt za prac w godzinach nadliczbowych lub za prace w porze nocnej.

Pracodawca do karty ewidencji czasu pracy powinien też dołączyć wnioski pracownika, które dotyczą  udzielenia czasu wolnego od pracy w zamian za przepracowane przez niego godziny nadliczbowe.

Ewidencja czasu pracy, która jest prowadzona przez pracodawcę prawidłowo ma na celu z jednej strony, służyć ustaleniu wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia, które wiąże się z pracą, a z drugiej może być dowodem prawidłowego rozliczania czasu pracy, gdy dojdzie do ewentualnego sporu  między pracodawcą a pracownikiem.

Obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie ewidencji do wglądu lub zrobienia potrzebnych kopii, gdy pracownik tego zażąda.

Pracodawca musi pamiętać, że jeżeli nie będzie prowadził (wbrew obowiązkowi) ewidencji czasu pracy, to popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Kara za takie postępowanie to grzywna to 30.000 zł.

Przepis wykroczeniowy mówi o: „nieprowadzeniu dokumentacji w sprawach, które są związane ze stosunkiem pracy”, a więc pracodawca popełni wykroczenie, gdy całkowicie zaniecha prowadzenia ewidencji czasu pracy, a nie, gdy będzie prowadził ją w sposób nieprawidłowy.

To Ci może pomóc

Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ją bezbłędnie

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy. W odniesieniu do czasu pracy oznacza to jego ewidencjonowanie – niezależnie od liczby zatrudnionych, formy ich wynagradzania i rodzaju umowy o pracę. Pamiętaj, że gdy pracodawca nie prowadzi kart ewidencji czasu pracy, popełnia wykroczenie. Również niewłaściwe wykazywanie godzin roboczych może przysporzyć mu kłopotów. Poznaj więc zasady prawidłowej ewidencji czasu pracy.

 

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego w dni, które są dla pracownika dniami pracy w zgodzie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Bez znaczenia jest to, czy dzień pracy danego pracownika przypada w dnu powszednim, w niedzielę lub w dzień świąteczny.

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielony pracownikowi w pełnych dniach. Jest tylko jeden wyjątek ot tej zasady, urlop może zostać udzielony pracownikowi w dniu pracy w wymiarze godzinowym, który odpowiada części dobowego wymiaru czasu pracy, ale musi zajść sytuacja, gdy część urlopu wypoczynkowego, która została pracownikowi do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar jego czasu pracy w dniu, na który ma być mu udzielony urlop.

Urlop proporcjonalny

Gdy stosunek pracy z pracownikiem, który jest uprawniony do kolejnego urlopu wypoczynkowego ustaje w danym roku kalendarzowym, to przysługuje mu urlop:

u dotychczasowego pracodawcy - wymiar tego urlopu wypoczynkowego powinien być proporcjonalny do okresu, który pracownik przepracował u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, wyjątkiem jest tutaj wykorzystanie urlopu przez pracownika w przysługującym mu lub wyższym wymiarze przed ustaniem tego stosunku pracy.

u kolejnego pracodawcy -  wymiar tego urlopu wypoczynkowego:

• powinien być proporcjonalny do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego ( w przypadku, gdy pracownik zatrudniony jest na czas, który jest nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego).

• powinien być proporcjonalny do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (w przypadku, gdy pracownik zatrudniony jest na czas krótszy niż niż do końca danego roku kalendarzowego).

Zasady ustalania wymiaru urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy stosowane są odpowiednio, gdy:

pracownik, podejmuje u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawca oraz

pracownik powraca do pracy u swojego dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

• bezpłatnego urlopu,

• urlopu wychowawczego,

• tymczasowego aresztowania,

• kary pozbawienia wolności,

• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

Dzień wolny za święto w sobotę

Obowiązkiem pracodawcy, jest oddanie dodatkowego dnia wolnego, jeżeli święto przypada w dzień  wolny od pracy lub dubluje się z innym świętem, zazwyczaj jest to święto, które przypada w sobotę.

Należy pamiętać, że jeżeli święto przypada w niedziele,bądź dni świąteczne się kumulują, wtedy nie ma możliwości, by otrzymać dzień wolny.

Natomiast, gdy święto przypada w dniu innym niż niedziela (wolnym od pracy) np. w sobotę, to wtedy obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy. Pracodawca może to zrobić w ciągu całego okresu rozliczeniowego,a w praktyce (nie jest to sprzeczne z prawem) może udzielić dnia wolnego dużo później lub dużo wcześniej (w obowiązującym u danego pracodawcy okresie rozliczeniowym).

Bardzo często udziela się wolnej wigilii (24 grudnia danego roku kalendarzowego), jeżeli święto wypada w jakiś tam wcześniejszy dzień wolny od pracy.

Podstawa prawna : art. 129 &1,art. 130 &2 Kodeksu pracy, art  1. pkt 1 lit. i ustawy z dnia z 18 stycznia 1951 r.o dniach wolnych od pracy (DzU z 1951 r. nr 4, poz. 28 ze zm.), art. 11ust.4, art. 31 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.), wyrok Sądu Najwyższego z 14 listopada 2001 r. (III ZP 20/2001, OSNP 2003/6/141).

Jak należy ustalać czas pracy (wymiar i rozkład) pracowników zatrudnionych w różnych systemach czasu pracy…