Podróże służbowe 2011


Jak rozliczać podróże służbowe w 2011r.

Podróże służbowe w kraju

Zasady rozliczenia podróży służbowych

Dieta

Jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę:

  • 0 zł, gdy podróż trwała poniżej 8 godzin;
  • 11,50 z, gdy podróż trwała od 8 do 12 godzin;
  • 23,00 zł, gdy podróż trwała powyżej 123 godzin.

Jeśli podróż trwała dłużej niż dobę:

  • 23,00 zł każdą dobę;
  • 11,50 zł za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin;
  • 23,00 zł za każdą rozpoczętą dobę ponad 8 godzin.

Pamiętaj ! Dieta nie będzie przysługiwać, gdy:

  • pracownik delegowany jest do miejscowości jego pobytu stałego lub czasowego, a także w przypadkach, o których mowa w mowa w § 8 rozporządzenia;
  • pracowni ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Zwrot kosztów przejazdów

Cena biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem ulgi, która przysługuje pracownikowi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ma prawo do tej ulgi.

Jeżeli pracownik złoży taki wniosek, to pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie jest własnością pracodawcy.

W takim przypadku pracownik ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w wysokości:

Ilość przejechanych kilometrów x stawka za jeden km przebiegu.

Zwrot kosztów noclegów

Cena biletu określonego środka transportu (+ opłaty dodatkowe) oraz

Zwrot kosztów, które będą potwierdzone rachunkiem.

Ryczałt 34,50 zł, gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedłożył on rachunku.

Ryczałt za nocleg będzie przysługiwał pracownikowi, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Pamiętaj ! Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje pracownikowi za czas przejazdu oraz w sytuacji, w której pracodawca uzna, że ma on możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej

4,60 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Pamiętaj ! Ryczałt nie będzie przysługiwał pracownikowi, który nie poniósł kosztów dojazdów, a także odbył podróż samochodem służbowym lub prywatnym.

Zwrot innych udokumentowanych wydatków

Jeżeli chodzi o inne wydatki, które wiążą się z podróżą służbową, to pracodawca zwraca je na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków.

Podstawa prawna

  • Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju – Dz.U. nr 236, poz. 1990; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1661.

Podróże służbowe poza granicami kraju

Zasady rozliczenia podróży służbowych

Dieta

Dieta będzie przysługiwać pracownikowi w wysokości, która obowiązuje dla docelowego państwa podróży.

  • Pełna wysokość diety przysługuje za każdą dobę podróży;
  • 1/3 diety przysługuje za niepełną dobę podróży, która trwała do 8 godzin;
  • 1/2 diety przysługuje za niepełną dobę podróży, która trwała ponad 8 do 12 godzin.

Dieta w pełnej wysokości przysługuje za niepełną dobę podróży, która trwała ponad 12 godzin. 25 % diety otrzyma pracownik, który miał zapewnione za granicą bezpłatne codzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacono w cenie karty okrętowej (promowej).

Dieta zostanie pomniejszona o:

  • 15% diety – gdy pracownikowi zapewniono śniadanie;
  • 30% diety – gdy pracownikowi zapewniono obiad;
  • 30% diety – gdy pracownikowi zapewniono kolację.

Jeżeli pracownik otrzymywał za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, to dieta mu nie przysługuje, a gdy ekwiwalent jest niższy od diety, to pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety.

Do diety podwyższonej o 25 % ma prawo pracownik, który odbywał podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego.

25% diety przysługuje pracownikowi za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą.

Zwrot kosztów przejazdów

Cena biletu określonego środka transportu +opłaty dodatkowe z uwzględnieniem ulgi, która przysługuje pracownikowi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ma prawo do tej ulgi.

Jeżeli pracownik złoży taki wniosek, to pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym, który nie jest własnością pracodawcy.

W takim przypadku pracownik ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w wysokości:

Ilość przejechanych kilometrów x stawka za jeden km przebiegu.

Zwrot kosztów noclegów

Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów wysokości, która będzie potwierdzona rachunkiem hotelowym, w granicach, które są ustalone w przepisach lub też w granicach limitu ustalonego przepisami wewnątrzzakładowymi.

Pracownik otrzyma 25 % limitu, gdy nie przedłoży rachunku za nocleg. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Jeżeli jest to uzasadnione, to pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, potwierdzonych rachunkiem, w wysokości, która przekracza ww. limit.

Pamiętaj ! Pracownik nie otrzyma zwrotu kosztów noclegu, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewni mu bezpłatny nocleg.

Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Pracownik ma prawo do ryczałtu w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej na pokrycie kosztów związanych z dojazdem z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego lub morskiego za granicą , a także w każdej innej miejscowości, w której korzystał on z noclegu.

Ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu
w podróży przysługuje pracownikowi na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Pamiętaj ! Ryczał nie przysługuje pracownikowi, gdy:

  • odbywa on podróż służbową samochodem ((służbowym lub prywatnym);
  • strona zagraniczna zapewniła mu bezpłatne dojazdy;
  • nie ponosi on kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

Zwrot innych wydatków

Pracownik ma prawo do zwrotu wydatków, które są określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podstawa prawna

  • Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – Dz.U. nr 236, poz. 1991; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 186, poz. 1555.

Wysokość diety za dobę podróży służbowej oraz limitu na nocleg w hotelu (okres obowiązywania:1 stycznia 2006 r.)

Lp. Państwo Waluta Kwota diety Kwota limitu
na nocleg
1 Afganistan USD 41 100
2 Albania EUR 36 90
3 Algieria EUR 42 100
4 Andora jak w Hiszpanii
5 Angola USD 51 150
6 Arabia Saudyjska USD 46 110
7 Argentyna USD 47 100
8 Armenia USD 41 80
9 Australia AUD 87 190
10 Austria EUR 45 100
11 Azerbejdżan USD 45 150
12 Bangladesz USD 40 120
13 Belgia EUR 45 160
14 Białoruś USD 45 80
15 Bośnia i Hercegowina EUR 39 80
16 Brazylia USD 50 120
17 Bułgaria EUR 36 80
18 Chile USD 42 80
19 Chiny USD 46 110
20 Chorwacja EUR 36 100
21 Cypr EUR 33 70
22 Czechy EUR 33 80
23 Dania DKK 324 800
24 Egipt USD 49 110
25 Ekwador USD 44 110
26 Estonia EUR 39 90
27 Etiopia USD 49 95
28 Finlandia EUR 42 135
29 Francja EUR 45 120
30 Grecja EUR 45 104
31 Gruzja USD 44 150
32 Hiszpania EUR 48 120
33 Indie USD 42 110
34 Indonezja USD 42 110
35 Irak USD 60 120
36 Iran EUR 39 95
37 Irlandia EUR 45 146
38 Islandia EUR 36 80
39 Izrael USD 49 120
40 Japonia JPY 6 900 22 000
41 Jemen USD 41 110
42 Jordania USD 38 70
43 Kambodża USD 42 100
44 Kanada CAD 67 160
45 Kazachstan EUR 39 100
46 Kenia USD 41 90
47 Kirgistan USD 41 100
48 Kolumbia USD 41 80
49 Kongo,
Demokratyczna Republika Konga
USD 51 140
50 Korea Południowa EUR 36 110
51 Koreańska Republika
Ludowo-Demokratyczna
EUR 36 160
52 Kostaryka USD 38 100
53 Kuba EUR 36 80
54 Kuwejt EUR 39 180
55 Laos USD 47 70
56 Liban USD 49 120
57 Libia EUR 39 80
58 Liechtenstein jak w Szwajcarii
59 Litwa EUR 33 80
60 Luksemburg jak w Belgii
61 Łotwa EUR 48 110
62 Macedonia EUR 33 70
63 Malezja USD 42 110
64 Malta EUR 42 140
65 Maroko EUR 36 80
66 Meksyk USD 40 80
67 Mołdowa USD 45 90
68 Monako jak we Francji
69 Mongolia USD 47 100
70 Niderlandy EUR 42 120
71 Niemcy EUR 42 103
72 Nigeria USD 43 150
73 Norwegia NOK 401 1 200
74 Nowa Zelandia USD 43 150
75 Pakistan USD 40 100
76 Panama USD 42 100
77 Peru USD 43 110
78 Portugalia EUR 48 85
79 Republika Południowej Afryki USD 45 100
80 Rosja USD 50 130
81 Rumunia EUR 36 70
82 San Marino jak we Włoszech
83 Senegal EUR 33 80
84 Serbia i Czarnogóra EUR 36 62
85 Singapur USD 45 125
86 Słowacja EUR 33 70
87 Słowenia EUR 36 80
88 Stany Zjednoczone Ameryki (USA) – w tym Nowy Jork i Waszyngton USD 46 160
200
89 Syria USD 42 75
90 Szwajcaria CHF 78 160
91 Szwecja SEK 351 1 200
92 Tadżykistan USD 47 120
93 Tajlandia USD 42 110
94 Tanzania USD 48 110
95 Tunezja USD 45 100
96 Turcja EUR 33 80
97 Turkmenistan USD 42 120
98 Ukraina USD 48 100
99 Urugwaj USD 48 80
100 Uzbekistan USD 47 150
101 Wenezuela USD 39 120
102 Węgry EUR 33 70
103 Wielka Brytania GBP 32 140
104 Wietnam USD 42 95
105 Włochy EUR 42 105
106 Wybrzeże Kości Słoniowej EUR 33 70
107 Zimbabwe USD 42 120
108 Zjednoczone Emiraty Arabskie USD 38 110
109 Państwa inne niż wymienione
w Ip. 1-108
USD 42 120

Przy podróżach do:

  • Gibraltaru: dieta i limit hotelowy jak w Wielkiej Brytanii;
  • Hongkongu: dieta wynosi 46 USD – limit hotelowy wynosi 160 USD;
  • Tajwanu: dieta wynosi 45 USD – limit hotelowy wynosi 100 USD

Uwarunkowania gospodarcze zmuszają firmy do poszukiwania kontrahentów poza miejscowością, w której znajduje się ich siedziba. Niejednokrotnie prawidłowe roliczenie podróży służbowych...To Ci może pomóc

Uwarunkowania gospodarcze zmuszają firmy do poszukiwania kontrahentów poza miejscowością, w której znajduje się ich siedziba. Niejednokrotnie prawidłowe rozliczenie podróży służbowych… szczegóły: Delegacje – podróże krajowe i zagraniczne

Rozliczenie podróży służbowej


Jak rozliczyć podróż służbową ?

Pojęcie podróży służbowej

Pojęcie podróży służbowej zostało zdefiniowane w art. 775 § 1 kodeksu pracy. Podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego.

Ustawodawca nie określił, jak długo może trwać podróż służbowa. Istotne znaczenie ma fakt, że podróż służbowa charakteryzuje się tym, że pracownik wykonuje pracę w innym miejscu, niż zostało to wskazane w umowie o pracę. Stanowisko takie potwierdził m.in. NSA w wyroku z 7 stycznia 1999 r. (sygn. SA/ Sz/793/98), w którym sąd uznał, że zadanie pracownika może być uznane za wykonywane w ramach „podróży służbowej” jedynie wtedy, gdy wykonywanie tego zadania odbywa się w miejscu, które nie jest – według umowy o pracę – miejscem stałego jej wykonywania.

Jednak w literaturze przyjmuje się, że podróż służbowa nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące. Ze względu na brak wyraźnej regulacji prawnej nie można wykluczyć, że w określonych przypadkach podróż służbowa może trwać dłużej. Warto tu przytoczyć wyrok SN z 13 października 1999 r. (sygn. I PKN 292/99),zgodnie z którym zdefiniowanie pojęcia „podróży służbowej” nie może nastąpić w oderwaniu od samego pojęcia podróży. W ocenie sądu (…) „oddelegowania pracownika na wiele lat czy też miesięcy do innego kraju w celu wykonywania tam pracy (…) nie można utożsamiać z pojęciem pozostawania w podróży”.

Przepisy ustaw podatkowych nie definiują pojęcia podróży służbowej. W ocenie większości sądów oraz zdaniem organów podatkowych należy w tym przypadku odwołać się do przepisów kodeksu pracy.

Zgoła odmienne stanowisko zaprezentował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w wyroku z 5 marca 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 3827/2006) orzekł, że pojęcie „podróż służbowa” nie ma ustawowej definicji w prawie podatkowym, a sięganie do definicji zawartej w kodeksie pracy jest nieuprawnione. Należy zgodzić się z poglądem wyrażonym  przez sąd. Gdyby bowiem ustawodawca chciał, aby pojęcie podróży służbowej rozumiane było tak jak ma to miejsce w prawie pracy, posłużyłby się w przepisach o podatkach dochodowych sformułowaniem podróż służbowa w rozumieniu odrębnych przepisów względnie np. prawa pracy. Takimi sformułowaniami ustawodawca się jednak nie posłużył.

Pojęcie podróży służbowej stosuje się wyłącznie do pracowników, natomiast do innych grup podatników ustawodawca używa terminu „podróż”. Oznacza to, że osób niebędących pracownikami nie dotyczy definicja podróży służbowej. Takie stanowisko potwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 28 września 2004 r. (sygn. PB5/KD-066-408-1-1439/04; Biuletyn Skarbowy 2004/5/25).

Analizując cechy typowe dla podróży służbowej, Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (sygn. I PK 208/07) stwierdził, że wykonywanie obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę nie oznacza automatycznie podróży służbowej, jeśli z istoty zwykłych obowiązków pracownika nie wynika konieczność odbywania wielokrotnych podróży służbowych. Może to natomiast świadczyć o ustnym bądź dorozumianym porozumieniu stron stosunku pracy co do zmiany miejsca świadczenia pracy.

W ocenie SN o istnieniu podróży służbowej nie może również przesądzać fakt wypłacania przez pracodawcę określonych należności, albowiem w indywidualnej umowie o pracę pracodawca może zobowiązać się do zwrotu pracownikowi kosztów podróży z miejsca wykonywania pracy do miejsca zamieszkania oraz do ponoszenia kosztów zakwaterowania i utrzymania. Delegacją jest każdy wyjazd poza stałe miejsce pracy, czyli poza daną miejscowość. W zakresie wszelkich konsekwencji polecenia wyjazdu służbowego nieistotna jest odległość między miejscowością wyjazdu (miejscowością, w której znajduje się miejsce pracy) a miejscowością będącą celem wyjazdu.

Reasumując podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

  • poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy; nie będzie więc taką podróżą np. pokonywanie nawet dużych odległości w granicach administracyjnych Warszawy, czy też innego dużego miasta,
  • na polecenie pracodawcy; może ono być wyrażone w sposób dowolny, niemniej jednak musi być oczywiste, że to pracodawca lub osoba upoważniona do działania w jego imieniu nakazała wyjazd – nie będzie więc podróżą służbową samodzielna decyzja pracownika o wyjeździe, nawet jeśli jest ona związana z załatwianiem spraw służbowych (chyba, że taka praktyka wynika z zakresu obowiązków pracownika i jest akceptowana przez pracodawcę),
  • w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania; podróż służbowa powinna mieć wyznaczony cel, o którym decyduje pracodawca.

Warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu poza sferą budżetową określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.

UWaGa!!!

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dla pracownika sfery budżetowej lub państwowej.

W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień odnośnie zasad zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej, pracownikom przysługują takie same limity jak w sferze budżetowej i państwowej. Stanowisko takie potwierdził Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego z 26 kwietnia 2007 r. (nr PUS.I/415/2/07), w którym możemy przeczytać:

„(…) Spółka na podst. art. 775 § 3 Kodeksu pracy określiła w układzie zbiorowym pracy zasady wypłaty należności za podróże służbowe pracowników. Za przejazd środkami komunikacji publicznej pracodawca zwraca pracownikowi faktycznie poniesiony koszt wynikający z rachunków (biletów), a w przypadku ich braku, według cen stosowanych przez PKP i PKS. (…) Pracodawca, który wysyła pracownika w podróż służbową, ma obowiązek zwrócić mu poniesione koszty podróży. Ich zwrot może być dokonany:

  • zgodnie z wewnątrzzakładowymi przepisami zawartymi w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę albo
  • na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1661) – jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w tym zakresie.

Zgodnie z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników Spółki określa układ zbiorowy pracy. Tak więc zwrócona pracownikowi kwota za przejazd w podróży służbowej w wysokości ceny biletu PKP lub PKS w przypadku jego braku podlega zwolnieniu zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…)”.

Autor: Rafał Styczyński

Uwarunkowania gospodarcze zmuszają firmy do poszukiwania kontrahentów poza miejscowością, w której znajduje się ich siedziba. Niejednokrotnie prawidłowe roliczenie podróży służbowych...Artykuł jest fragmentem poradnika Delegacje – podróże krajowe i zagraniczne

Uwarunkowania gospodarcze zmuszają firmy do poszukiwania kontrahentów poza miejscowością, w której znajduje się ich siedziba. Niejednokrotnie prawidłowe roliczenie podróży służbowych…

szczegóły: Delegacje – podróże krajowe i zagraniczne