Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej


Wzór karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Zgodnie z art. 2376 kp. obowiązkiem pracodawcy jest nieodpłatne dostarczenie pracownikowi środków ochrony indywidualnej, które będą go zabezpieczać przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla jego zdrowia czynników, które występują w środowisku pracy oraz poinformować go o sposobach  posługiwania się tymi środkami.

Uwaga! Pracodawca na podstawie art. 2378 kp. ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, które spełniają wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub BHP.

Rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego ustala pracodawca (art. 2378 kp). Pracodawca powinien to ustalić w trybie zakładowym w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub delegatem załogi w postaci odpowiedniej normy zakładowej na podstawie przepisów bhp oraz zasad wiedzy i doświadczenia.

Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

karta ewidencyjna

Wzory gotowych pism w sprawach kadrowych

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!»

Świadczenie urlopowe dla niepełnoetatowca


Świadczenie urlopowe dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze

Świadczenie urlopowe dla pracownika niepełnoetatowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Ma do niego prawo pracownik, który korzystał  z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (licząc z weekendami i innymi dniami wolnymi).

Świadczenie urlopowe proporcjonalne do wymiaru zatrudnienia

Świadczenie urlopowe przysługuje proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Maksymalna wysokość jest równa wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, czyli 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego (jeżeli było ono wyższe).

Wypłata świadczenia urlopowego dla niepełnoetatowca

Aby wypłacić świadczenie urlopowe pracodawca nie musi udzielać pracownikowi 14 dni urlopu. Wystarczy, że urlop zostanie udzielony tak, aby pracownik w sumie (z dniami wolnymi od pracy, które wynikają z jego rozkładu czasu pracy) miał 14 kolejnych
dni wolnego.

Podstawa prawna: art. 1542 Kodeksu pracy; art. 3 ust. 3, ust. 4, ust. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zatrudniasz pracowników w niepełnym wymiarze? Wykonujesz pracę na pół etatu? Potrzebujesz wiarygodnych informacji?

Profesjonalnie opracowane zagadnienia związane z zatrudnianiem pracownika w niepełnym wymiarze pracy wraz z wzorami umów»

Roczna karta ewidencji czasu pracy


Wzór rocznej karty ewidencji czasu pracy

Do obowiązków pracodawcy należy również założenie i prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika (§ 8 rozporządzenia) kart ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach:

  • w tym pracę w niedziele i w święta;
  • w porze nocnej;
  • w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Uwaga! Jeżeli chodzi o pracowników młodocianych, to pracodawca jest zobowiązany uwzględnić w ewidencji także czas ich pracy przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Przy czym pracodawca zobowiązany jest dołączyć do karty ewidencji czasu pracy wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas, który przepracował w godzinach nadliczbowych.

Roczna karta ewidencji czasu pracy – wzór

roczna karta ewidencji czasu pracy

Wzory gotowych pism w sprawach kadrowych

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!»

Informacja o warunkach zatrudnienia wzór


Wzór informacji o warunkach zatrudnienia

Zgodnie z treścią § 3 rozporządzenia pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien uzyskać jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz przepisami i zasadami BHP, a także zakresem informacji, które objęte są tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.

Uwaga! Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien też uzyskać od niego potwierdzenie zapoznania się z informacjami określonym w art. 29 § 3 k.p., a więc:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3. wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4. obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5. układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy – informuje dodatkowy pracownika o:

  • porze nocnej,
  • miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz
  • przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Uwaga! Pracodawca może poinformować pracownika o jego warunkach zatrudnienia (o których mowa we wskazanych powyżej pkt 1-4) wskazując pisemnie odpowiednie przepisy prawa pracy.

Powyższe informacje obowiązkowo podają zarówno pracodawcy, na których ciąży obowiązek ustalania regulaminu pracy, a więc ci którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników, jak i ci których ten obowiązek nie dotyczy (zatrudniający poniżej 20 pracowników).

Natomiast pracodawca, który nie ma obowiązku ustania w swojej firmie regulaminu pracy (zatrudniający poniżej 20 pracowników) musi ponadto poinformować pracowników o:

  • porze nocnej,
  • miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
  • przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz
  • usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Przykładowa informacja o warunkach zatrudnienia

informacja o warunkach zatrudnienia

Wzory gotowych pism w sprawach kadrowych

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!»

Kwestionariusz osobowy dla pracownika wzór


Kwestionariusz osobowy – wzór

Pracodawca w ramach obowiązku dokumentowania podjęcia pracy przez pracownika ma prawo żądać od osoby, która ubiega się o zatrudnienie złożenia m.in. wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Uwaga! Wcześniej przepis ten wskazywał na wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczą fotografii. W 2006 przepis ten zmianą rozporządzenia został zlikwidowany.

W kwestionariuszu osobowym znajdują się następujące dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • nazwisko rodowe,
  • imiona rodziców, nazwisko rodowe matki,
  • data i miejsce urodzenia,
  • obywatelstwo, numer ewidencyjny (PESEL),
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP),
  • miejsce zameldowania (dokładny adres),
  • adres do korespondencji, telefon,
  • wykształcenie (nazwa szkoły i rok jej ukończenia),
  • zawód, specjalność, stopień, tytuł zawodowy-naukowy, wykształcenie uzupełniające (kursy, studia podyplomowe, data ukończenia lub rozpoczęcia nauki w przypadku jej
  • trwania),
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia (z podaniem okresów zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy),
  • dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania (na przykład stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera),
  • stan rodzinny (imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci).

Uwaga! Kwestionariusz osobowy powinien zawierać oświadczenie o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych lub poszukujących pracy oraz zgodności przedstawionych informacji z dowodem osobistym lub innym dowodem tożsamości, którym legitymuje się kandydat do pracy.

Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

kwestionariusz osobowy nr.1

Wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika

kwestionariusz osobowy nr. 2

Wzory gotowych pism w sprawach kadrowych

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!»

Teczka akt osobowych


Przykładowy układ teczki akt osobowych pracownika

Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika należy ułożyć w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Część A akt osobowych pracownika

Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

Imię i nazwisko ……………………………………………………………………………..
Dział / Funkcja ………………………………………………………………………………

Część A akt osobowych pracownika

Część B akt osobowych pracownika

Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz zatrudnienia

Imię i nazwisko…………………………………………………………………………………
Dział / Funkcja …………………………………………………………………………………

Część B akt osobowych pracownika
Część B akt osobowych pracownika

Część C akt osobowych pracownika

Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Imię i nazwisko ………………………………………………………………………………………….
Dział / Funkcja …………………………………………………………………………………………..

 Część C akt osobowych pracownika

Wzory gotowych pism w sprawach kadrowych

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!»

Zawartość akt osobowych pracownika


Akta osobowe pracownika

Co powinno znaleźć się w aktach osobowych pracownika?

CZĘŚĆ A akt osobowych pracownika

Dokumenty

1. Kwestionariusz osobowy pracownika oraz niezbędna ilość fotografii.

2. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty, które potwierdzają okresy zatrudnienia pracownika, obejmujące okresy pracy, które przypadały w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.

3. Dokumenty, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe pracownika, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (świadectwa,dyplomy zaświadczenia o ukończeniu kursów oraz szkoleń).

4. Świadectwo ukończenia gimnazjum, gdy jest  to osoba ubiegająca się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.

5. Orzeczenie lekarskie, które potwierdza brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

6.  Inne dokumenty. W sytuacji, gdy obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Akta osobowe pracownika powinny również zawierać dokumenty, które wymagane są przez inne przepisy, np. pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych.

CZĘŚĆ B akt osobowych pracownika

Dokumenty

1. Umowa o pracę. Pracodawca powinien sporządzić umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

2. Zakres obowiązków pracownika, gdy pracodawca dodatkowo w tej formie określił jego zadania, które wynikają z umowy o pracę.

3. Potwierdzenia pracownika na piśmie, że zapoznał się z treścią regulaminu pracy, informacją o której mowa w art. 29 § 3 k.p., przepisami i zasadami dotyczącymi BHP oraz z zakresem informacji, które objęte są tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla omówionego z pracownikiem rodzaju pracy, obwieszczeniem o którym mowa w art. 150 k.p.

4. Zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP.

5. Oświadczenie pracownika, który jest rodzicem lub opiekunem dziecka, które nie ukończyło 4 lat, o zamiarze korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem.

6. Dokumenty, które dotyczą powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

7. Dokumenty, które związane są z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

8. Oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

9. Dokumenty, które związane są z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymiarze kary porządkowej.

10. Pisma, które dotyczą udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.

11. Dokumenty, które związane są z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku, który określony jest w art. 1867 k.p.

12. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.

13. Umowę o zakazie konkurencji, gdy strony zawarły taka umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.

14. Wnioski pracownika, które dotyczą ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego skróconego tygodnia pracy (art. 143k.p.) oraz stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.).

15. Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, a także kopie informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.

16. Korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy, które wymagają współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami, które konsultują sprawy ze stosunku pracy.

17. Kopia zawiadomienia PUP o zatrudnieniu pracownika, który uprzednio był zarejestrowany jako bezrobotny.

Pracodawca (podobnie jak  w części A) także w cześć B dokumentacji pracowniczej może gromadzić dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale powinny być potrzebne do dokumentacji pewnych zdarzeń, które mają miejsce w czasie zatrudnienia pracownika (mogą to być kserokopię zgłoszenia do ZUS (ZUS ZUA) oraz innych dokumentów zgłoszeniowych, które będą wysłane do ZUS, wnioski o urlop wypoczynkowy).

Wynagrodzenie pracownika wypłacane jest zwykle na konto, jednak pracodawca powinien uzyskać na to zgodę pracownika na piśmie, a także odebrać  stosowne upoważnienie (art. 86 § 3 Kodeksu pracy).

Pracownik powinien również dla celów, które są związane z obliczaniem miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych  lub ewentualnie dla stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ze służbowego stosunku pracy lub umowy o pracę – złożyć oświadczenie o upoważnieniu płatnika do obliczenia podwyższonych kosztów uzyskania przychodów . Oświadczenie też powinno się znaleźć w aktach osobowych pracownika dla celów dowodowych.

Pracodawca ma także obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto, gdy pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia, upoważnienia, to ten fakt także powinien być ( kserokopia) odnotowany w aktach osobowych pracownika.

CZĘŚĆ C akt osobowych pracownika

Dokumenty

1. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.

2. Dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy.

3. Dokumenty, które związane są z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie kolejno następujących po sobie terminowych umów o pracę (art. 171 § 3 k. p).

4. Kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi.

5. Potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

6. Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony.

7. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Wzory gotowych pism w sprawach kadrowych

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!»