Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?


Karta ewidencji czasu pracy

Od prowadzenia ewidencji się nie wywiniesz i nie zastąpisz jej innym dokumentem

Wystarczy, że zatrudnisz tylko jednego pracownika, a już przybywa Ci dość czasochłonny obowiązek. Dla każdego pracownika musisz bowiem założyć i prowadzić przez cały okres zatrudnienia indywidualną (imienną) kartę ewidencji czasu pracy. Nie ma przy tym znaczenia, czy jesteś małym, średnim czy dużym pracodawcą. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy bowiem wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników czy też formy i struktury organizacyjnej firmy. A zatem, nawet gdy zatrudniasz mniej niż 20 pracowników, czyli nie masz obowiązku tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania, nadal masz obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika odrębnie.

Przykład:

Anna T., jako osoba fizyczna, prowadzi od 2007 r. działalność gospodarczą. Ma sklep spożywczy, w którym od 1 sierpnia 2008 r. zatrudniła na podstawie umowy o pracę jedną sprzedawczynię. Z chwilą zatrudnienia tej pracownicy Anna T. ma obowiązek założenia dla niej imiennej karty ewidencji czasu pracy.

Nie myl karty ewidencji z listą obecności…

Pamiętaj też, że ewidencja to zupełnie co innego, niż lista obecności. Stosowane w firmach listy obecności są formą potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, które mają Ci jedynie pomóc w utrzymaniu porządku i właściwej organizacji pracy.

A zatem lista obecności nie ma na celu ewidencjonowania czasu pracy, a jedynie odnotowanie, czy dany pracownik był obecny konkretnego dnia w pracy. W przeciwieństwie do karty ewidencji – lista obecności nie jest obowiązkowa. Możesz bowiem ustalić inny sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy, np. odbicie karty zegarowej.

…ani z harmonogramem

Karta ewidencji czasu pracy to także nie to samo, co harmonogram (grafik) i sporządzanie grafiku nie zastąpi prowadzenia karty. Do karty ewidencji wpisujesz bowiem, ile czasu faktycznie dana osoba świadczyła pracę. Musi z niej zatem jasno wynikać, ile godzin w poszczególnych dobach pracownik przepracował w ramach normalnego czasu pracy, ile w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej itd. Na jej podstawie ustalane są bowiem wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia związane z pracą.

Natomiast harmonogram (grafik) to plan, ile czasu i w jakiej porze w przyszłości pracownik ma wykonywać swoje zadania. Ważne! Jeżeli w Twojej firmie godziny pracy są stałe, nie musisz sporządzać harmonogramów (grafików), ale mimo to musisz prowadzić ewidencję czasu pracy.

Przykład:

Pracodawca zatrudnia pracowników biurowych w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–17.00 z przerwą lunchową pomiędzy 13:00 a 14:00. Godziny pracy pracowników są niezmienne. W związku z tym pracodawca nie tworzy dla tej grupy pracowników harmonogramu czasu pracy. Pracownicy doskonale wiedzą bowiem, w jakich godzinach mają pozostawać w dyspozycji pracodawcy w poszczególnych dniach, a kiedy przypada ich czas wolny od pracy. Mimo to pracodawca nadal ma obowiązek prowadzenia dla tych pracowników ewidencji czasu pracy.

Pamiętaj też, że w grafiku nie możesz wpisywać pracownikom nadgodzin – byłoby to bowiem równoznaczne z planowaniem pracy w nadgodzinach, co jest surowo zabronione! Tymczasem w ewidencji czasu pracy masz obowiązek wykazać wszystkie już przepracowane nadgodziny.

Karta i harmonogram mogą zawierać się w jednym dokumencie

Zastąpienie karty ewidencji czasu pracy harmonogramem jest niemożliwe. Jednak harmonogram czasu pracy, w którym zapisana jest także jego realizacja, może spełniać jednocześnie rolę karty ewidencji czasu pracy, pod warunkiem że wpisy dotyczące faktycznego wykonywania pracy będą odpowiadały wymogom określonym w obowiązujących przepisach i będzie można stwierdzić, który wpis dotyczy planu pracy, a który związany jest z jej ewidencjonowaniem.

Uwaga! Istnieje jednak ryzyko, że taki dokument będzie za mało przejrzysty, dlatego najlepiej jest założyć odrębną ewidencję.

Kartoteka urlopowa nie zastąpi ewidencji wykorzystanych urlopów

Wielu pracodawców prowadzi specjalne kartoteki, w których odnotowuje się urlopy pracownicze (tzw. kartoteki urlopowe), choć nie jest to wymagane przez obowiązujące przepisy. Ułatwia to bowiem osobie zajmującej się urlopami wypoczynkowymi ich rozliczanie i bieżące śledzenie prawidłowości ich udzielania.

Jednakże nawet jeśli prowadzisz kartoteki urlopowe, nadal masz obowiązek wpisywania wykorzystanych przez pracowników urlopów w karcie ewidencji czasu pracy.

Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?

Podstawowym i niezbędnym elementem, który powinna zawierać ewidencja czasu pracy każdego pracownika, jest liczba godzin pracy w poszczególnych dobach roboczych, w tym liczba godzin pracy w:

  • niedzielę i święta,
  • porze nocnej,
  • godzinach nadliczbowych oraz
  • dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Ponadto musisz ewidencjonować:

  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz
  • inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Nie dla każdego pracownika taki sam zakres prowadzenia ewidencji

Indywidualną kartę ewidencji czasu pracy trzeba prowadzić dla każdego pracownika. Jednak dla kilku kategorii pracowników zakres karty jest ograniczony lub przeciwnie – rozszerzony.

Dla kogo mniej…

W przypadku pracowników:

  • objętych zadaniowym czasem pracy,
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • otrzymujących ryczałt za nadgodziny,
  • otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej nie musisz do karty wpisywać konkretnej liczby godzin pracy w danym dniu.

W dalszym ciągu jesteś natomiast zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy tych pracowników i zaznaczania w nich dni pracy oraz dni wolnych od pracy.

Ta uproszczona ewidencja powinna w szczególności obejmować:

  • odnotowanie pracy w dni wolne,
  • urlopy, dyżury,
  • zwolnienia lekarskie,
  • opiekę nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny,
  • inne nieobecności lub zwolnienia od pracy.

…a dla kogo więcej?

W stosunku do pracowników młodocianych uwzględniasz w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Wskazówka

Pamiętaj, że grupą pracowników, dla których zawsze prowadzi się ewidencję czasu pracy w pełnym zakresie (tj. uwzględniającą również godziny pracy), są pracownicy zatrudnieni na stanowisku kierowcy.

Artykuł jest fragmentem publikacji Ewidencjonowanie czasu pracy

 

Planowanie czasu pracy


Planowanie czasu pracy – podstawowe pojęcia i zasady

Rozkład, grafik, harmonogram – czym różnią się te pojęcia

Rozkład czasu pracy – to godziny rozpoczynania i kończenia pracy, pomiędzy którymi pracownicy muszą pozostawać w dyspozycji pracodawcy. Chodzi zarówno o określony przedział czasowy w ciągu doby (np. od godz. 8.00 do 16.00), jak i rozłożenie dni pracy na poszczególne dni tygodnia i miesiąca oraz wskazanie dni wolnych. Rozkłady czasu pracy ustalasz w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy (lub w obwieszczeniu jeżeli, firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie ma regulaminu).

Przykład:

W firmie Beta w regulaminie pracy zapisano, że pracownicy produkcji pracują od poniedziałku do piątku w podstawowym 3-zmianowym systemie czasu pracy, tj. po 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Pracownicy pracują:

na I zmianie – od godz. 6.00 do 14.00,
na II zmianie – od godz. 14.00 do 22.00,
na III zmianie – od godz. 22.00 do 6.00.

Natomiast grafik czasu pracy, zwany też harmonogramem – to, najkrócej rzecz ujmując, graficzne przedstawienie rozkładu czasu pracy. Najczęściej stosuje się go, gdy dokładne opisywanie planu pracy byłoby zbyt skomplikowane i wygodniej jest zastosować formę graficzną (np. tabeli). Grafik zastosuj np. w sytuacji, gdy pracownicy działu produkcji pracują na zmiany przez 7 dni w tygodniu w ramach równoważnego systemu czasu pracy, a liczba zamówień od klientów jest zmienna. W takiej sytuacji możesz bowiem przewidzieć zapotrzebowanie na pracę jedynie w krótkiej perspektywie (np. na miesiąc). Trudno natomiast zaplanować pracę np. w skali kilku miesięcy, czy też całego roku.

Podstawą prawną do stosowania grafików jest zamieszczenie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu zapisu, że rozkład czasu pracy pracowników zakładu (lub jego określonej części, jednostki, działu) ustala pracodawca (lub bezpośredni przełożeni) w grafikach czasu pracy (harmonogramach). Tego rodzaju zapis umożliwia rezygnację z określania rozkładu w przepisach wewnątrzzakładowych lub obwieszczeniu.

Przykład:

Jeżeli pracownik jest zatrudniony codziennie, od poniedziałku do piątku po 8 godzin, od godz. 7.00 do godz. 15.00, to wystarczy zamieścić zapis na ten temat (czyli określić rozkład czasu pracy) w przepisach zakładowych lub obwieszczeniu (gdy u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy ani układ zbiorowy). Natomiast gdy pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym, w którym liczba godzin pracy jest zmienna, wygodniej w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu zapisać, że rozkład czasu pracy na każdy okres rozliczeniowy jest ustalany w grafikach. Mając taki zapis, można na poszczególne okresy sporządzać „tabelki” określające liczbę godzin pracy w każdym z dni pracy. Takie tabelki – to właśnie grafiki (harmonogramy) czasu pracy.

Czym różni się grafik od listy obecności i karty ewidencji czasu pracy?

Jak już napisano wcześniej, grafik (harmonogram) to nic innego jak graficznie przedstawiony plan pracy. Jest to więc rozkład godzin pracy w poszczególnych dniach tygodnia oraz wyznaczenie dni pracy i dni wolnych w okresie rozliczeniowym.

Z grafikami często mylone są listy obecności oraz karty ewidencji czasu pracy. Tymczasem są to 3 zupełnie różne dokumenty. Lista obecności to jedna z wielu dopuszczalnych form ustalania obecności pracownika w pracy. Każdy pracodawca powinien bowiem określić, w jaki sposób jego pracownicy mają potwierdzać przybycie i obecność w pracy. Najczęściej dokumentują to w formie złożenia podpisu na liście obecności. Pracodawca może jednak w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 pkt 9 kp), a jeśli nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, tj. zatrudnia mniej niż 20 pracowników – – w pisemnej informacji do umowy o pracę (art. 29 § 3 kp), ustalić inny sposób dokumentowania przybycia i obecności w pracy. Na przykład może zdecydować się na karty zegarowe, elektroniczny system rejestracji wejść i wyjść czy też potwierdzanie poprzez zalogowanie się w systemie komputerowym.

Z kolei, indywidualna karta ewidencji czasu pracy, to obowiązkowy dla każdego pracodawcy dokument służący zapisywaniu rzeczywistego czasu świadczenia pracy przez pracownika oraz jego ewentualnych nieobecności. Można powiedzieć, że o ile rozkład (grafik) czasu pracy to swego rodzaju „plan pracy”, o tyle karta ewidencji czasu pracy to zapis na temat rzeczywistego wykonania planu pracy. Natomiast lista obecności to dokument ułatwiający pracodawcy prawidłowe wypełnienie karty ewidencji czasu pracy.

Przykład:

Poniższy przykład ilustruje różnice pomiędzy grafikiem, listą obecności i kartą ewidencji czasu pracy. W grafiku zaplanowano godziny i dni pracy pracownika na okres od 1 lutego do 8 lutego. W trakcie tego okresu doszło do pewnych zmian – co zostało uwzględnione na liście obecności. Sporządzając kartę ewidencji czasu pracy, pracodawca uwzględnił nie planowane dni i godziny pracy – lecz faktyczny czas pracy.

Dokument I: Grafik pracy dla Jana Kowalskiego w tygodniu od 1 do 8 lutego 2010 r.

1 lutego
pon.
8 –16

2 lutego 3 lutego 4 lutego 5 lutego 6 lutego 7 lutego 8 lutego
wt.          śr.        czw.        pt.       sob.       ndz.        pon.
8 –16     8 –16     8 –16     8 –16     WP        WN         8 –16

Użyte symbole:

WP – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
WN – wolna niedziela

Dokument II: Lista obecności pracownika Jana Kowalskiego w okresie 1 –8 lutego 2010 r.

1 lutego   Jan Kowalski
2 lutego   Jan Kowalski
3 lutego   Jan Kowalski
4 lutego   Jan Kowalski
5 lutego   Jan Kowalski
6 lutego -
7 lutego -
8 lutego   Jan Kowalski

Do działu kadr dostarczono pisemne polecenie pracy w godzinach nadliczbowych wypełnione przez przełożonego, z którego wynika, że 5 lutego 2010 r. pracownik pracował w nadgodzinach. Były to 2 godziny nadliczbowe przepracowane w godz. 16.00 –18.00.

[..]

System czasu pracy – na czym polega?

Każdy rozkład czasu pracy funkcjonuje w ramach jednego z systemów czasu pracy. System czasu pracy to, w pewnym uproszczeniu, grupa norm regulujących czas pracy (normę dobową i tygodniową, wymiar dobowy oraz okresy rozliczeniowe) danej kategorii pracowników. Przykładowo, w systemie podstawowym norma dobowa wynosi 8 godzin, norma tygodniowa – przeciętnie 40 godzin, a okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy (z możliwością wydłużenia go nawet do 1 roku dla niektórych kategorii zatrudnionych lub pracodawców stosujących tzw. ustawę antykryzysową).

Z kolei, w systemie równoważnym, można planować pracę na więcej niż 8 godzin na dobę – gdyż wymiar dobowy jest wydłużony maksymalnie do 12 godzin. Norma średniotygodniowa jest taka sama jak w systemie podstawowym (przeciętnie 40 godzin). Natomiast okres rozliczeniowy zasadniczo nie powinien przekraczać miesiąca (z możliwością wydłużenia w niektórych przypadkach – maksymalnie do 4 miesięcy).

Obowiązujący u pracodawcy system (systemy) czasu pracy określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu. Zasady te nie dotyczą systemu weekendowo- -świątecznego oraz systemu skróconego tygodnia pracy. Te systemy stosuje się na podstawie umowy o pracę, na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 3 kp).

Do czego służy okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy to okres, w którym rozliczasz czas pracy i po zakończeniu którego obliczane jest wynagrodzenie należne pracownikowi. Z jednej strony, w ramach okresu rozliczeniowego ustalasz liczbę godzin i dni do przepracowania oraz planujesz ją w rozkładzie (grafiku, harmonogramie) czasu pracy. Z drugiej zaś strony, po zakończeniu okresu rozliczeniowego sprawdzasz, czy w tym okresie nastąpiło przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy lub niedopracowanie wymaganej liczby godzin.

Maksymalna długość okresów rozliczeniowych ustalona została w Kodeksie pracy. Zależy ona od stosowanego w Twojej firmie systemu czasu pracy. Należy zdecydować, czy w Twojej firmie będą stosowane okresy rozliczeniowe w maksymalnej, dozwolonej przez prawo długości czy też zastosowane zostaną okresy krótsze. Odpowiedni zapis co do przyjętej u pracodawcy długości okresu rozliczeniowego powinien znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli Twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązana do ustalenia regulaminu (oczywiście należy pamiętać, że wprowadzenie zapisów na temat okresu rozliczeniowego do regulaminu, układu czy obwieszczenia powinno odbyć się w odpowiednim trybie).

Zapisując w regulaminie pracy, układzie lub obwieszczeniu, jaki okres rozliczeniowy przyjęto dla określonych grup pracowników, wskaż po pierwsze długość pojedynczego okresu rozliczeniowego (np. 1 miesiąc, 3 miesiące) a po drugie datę, od której rozpoczyna się stosowanie okresu w ustalonej długości, np. od 1 stycznia danego roku. Zamiast tego możesz wskazać miesiące lub kwartały roku objęte poszczególnymi okresami rozliczeniowymi, np. „W zakładzie pracy obowiązują 3-miesięczne okresy rozliczeniowe, obejmujące odpowiednio I, II, III i IV kwartał każdego roku kalendarzowego”.

Pamiętaj, że okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z miesiącem kalendarzowym, czy kwartałem.

Długie okresy są opłacalne dla pracodawcy

Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym lepiej dla pracodawcy. W okresie rozliczeniowym trzeba bowiem oddać dni wolne w zamian za pracę w niedziele, święta, dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy oraz czas wolny za pracę w nadgodzinach, jeśli jest on oddawany na polecenie pracodawcy (tj. bez pisemnego wniosku pracownika o odbiór nadgodzin). Dłuższy okres umożliwia tym samym większą elastyczność w zakresie wyznaczania dni wolnych i możliwość rekompensowania nadgodzin czasem wolnym od pracy.

Systemy czasu pracy i okresy rozliczeniowe wynikające z Kodeksu pracy

System czasu pracy
Podstawowy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
8 godzin

Okres rozliczeniowy
4 miesiące. Podstawa prawna  art. 129 § 1 kp.
6 miesięcy – w rolnictwie i hodowli, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób. Podstawa prawna art. 129 § 2 kp.
12 miesięcy – jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi, mającymi wpływ na przebieg procesu produkcji. Podstawa prawna art. 129 § 2 kp.

System czasu pracy
Równoważny

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 135 § 1 kp.
3 miesiące – w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Podstawa prawna art. 135 § 2 kp.
4 miesiące – przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych. Podstawa prawna art. 135 § 3 kp.

System czasu pracy
Równoważny przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
16 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 136 § 1 kp.

System czasu pracy
Równoważny dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
24 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 137 kp.

System czasu pracy
Praca w ruchu ciągłym

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
8 godzin (a raz w miesiącu w niektórych tygodniach 12 godzin)

Okres rozliczeniowy
4 tygodnie. Podstawa prawna art. 138 § 1 kp.

System czasu pracy
Skróconego tygodnia pracy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc art. Podstawa prawna 143 kp.

System czasu pracy
Pracy weekendowo-świątecznej

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc art. Podstawa prawna 144 kp.

Jak ustala się wymiar czasu pracy?

Tworząc grafik (harmonogram) czasu pracy, musisz wiedzieć, ile godzin pracy zaplanować pracownikowi oraz ile dni wolnych i dni pracy umieścić w grafiku. Liczba godzin pracy do przepracowania przez pracownika w okresie rozliczeniowym to właśnie wymiar czasu pracy. Oblicza się go na podstawie art. 130 kp.

W tym celu:

  • Pomnóż pełne tygodnie z danego okresu rozliczeniowego razy 40 godzin (UWAGA! Liczenie tygodni rozpocznij od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, niezależnie od tego, jaki jest to dzień tygodnia. Dokonując obliczeń wymiaru czasu pracy, pamiętaj, że przy miesięcznym okresie rozliczeniowym 4 tygodnie zawsze kończą się 28. dnia danego miesiąca, bez względu na to, w jakim dniu tygodnia rozpoczął się dany miesiąc).
  • Do uzyskanego wyniku dodaj wynik pomnożenia 8 godzin przez liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, ale przypadających od poniedziałku do piątku (UWAGA! Nie bierz pod uwagę sobót i niedziel).

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Pamiętaj, że przy ostatnim, niepełnym tygodniu okresu rozliczeniowego bierze się pod uwagę tylko dni od poniedziałku do piątku, niezależnie od tego, jakie dni są wyznaczone dla pracowników jako dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Zasada ta obowiązuje także wówczas, gdy pracownicy pracują w niedziele. Niedziele i święta pomija się bowiem przy ustalaniu wymiaru w danym okresie rozliczeniowym, ponieważ święto przypadające w innym dniu niż niedziela sprawia, że dzień ten przestaje być dniem roboczym i dlatego pomijany jest przy obliczaniu liczby godzin, podobnie jak niedziela.

Przykład:

Wymiar czasu pracy w styczniu 2010 r. ustalamy w następujący sposób:

Etap I: Obliczając wymiar czasu pracy do przepracowania w styczniu 2010 r. ustal najpierw iloczyn 40 godzin i tygodni przypadających w styczniu. 4 pełne tygodnie kończą się 29 stycznia 2010 r. Dlatego policz: 4 x 40 godzin = 160 godzin.

Etap II: Teraz do tej liczby dodaj iloczyn 8 godzin i dni, które zostały do końca okresu rozliczeniowego, a przypadają od poniedziałku do piątku. Do końca miesiąca zostanie jeszcze 1 stycznia. Jest to piątek. Dlatego pomnóż 8 godzin razy ten dzień tj. piątek, czyli: 8 godzin x 1 dzień = 8 godzin.

Etap III: Teraz obliczenia należy zsumować: 160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

Etap IV: Od tak obliczonej liczby odejmij iloczyn 8 godzin i świąt przypadających w inne dni niż niedziela. Zrób to także wówczas, gdy dni te przypadają w tym samym tygodniu. Od 30 listopada 2006 r. nie obowiązuje bowiem zdanie 2 art. 130 § 2 kp, które stanowiło, że jeżeli w tygodniu obejmującym 7 dni od poniedziałku do niedzieli wystąpią 2 święta w inne dni niż niedziela, obniża się wymiar czasu do przepracowania tylko z tytułu jednego z tych świąt. W styczniu 2010 r. mamy tylko jedno święto – Nowy Rok. Dlatego wymiar czasu pracy do przepracowania obniżamy tylko o to jedno święto. 168 godzin – (1 święto x 8 godzin) = 160 godzin.

Wynik: Wymiar czasu pracy do przepracowania przez pracowników zatrudnionych na pełnym etacie w styczniu 2010 r. wynosi zatem 160 godzin.

Autor: Iwona Jaroszewska-Ignatowska

Artykuł jest fragmentem publikacji Czas pracy w 2011 roku. 23 przykładowe grafiki

 

Miesięczne i roczne karty ewidencji czasu pracy


Miesięczne i roczne karty ewidencji pracy

Czy karty ewidencji pracy muszą być prowadzone jako karty roczne czy jako karty miesięczne? Czy muszę dla każdego pracownika prowadzić kartę roczną, jeśli prowadzę karty miesięczne?

Wystarczy wybrać jedną z metod prowadzenia karty – tj. albo roczną, albo miesięczną.

Dowolna forma prowadzenia karty. Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie indywidualnej karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Przepisy nie określają szczegółowo formy prowadzenia takiej karty. W rozporządzeniu w sprawie akt osobowych wskazano jedynie, jaki zakres powinna ona obejmować, a mianowicie:

  • pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy,
  • inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
  • czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego – w przypadku pracowników młodocianych.

Różne metody prowadzenia ewidencji. Najczęściej przyjęło się sporządzać albo karty miesięczne, albo karty roczne. Karty miesięczne stosuje się zwykle w stosunku do tych pracowników, których godziny i dni pracy podlegają częstym zmianom (np. w działach produkcyjnych) i stąd konieczność zamieszczania w kartach dużej liczby informacji. Natomiast karty roczne są wygodniejsze w przypadku pracowników zatrudnionych w stałych godzinach i dniach, gdzie rzadko wystąpią szczególne sytuacje, które trzeba ewidencjonować, np. praca w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej. Warto dodać, że coraz więcej firm decyduje się na ewidencjonowanie czasu pracy w systemie komputerowym. Pozwala to bowiem na uniknięcie dużej ilości żmudnej pracy polegającej na ręcznym wypełnianiu kart. Tego rodzaju systemy umożliwiają na ogół wydruk karty ewidencji czasu pracy zarówno w ujęciu rocznym, jak i w rozbiciu na poszczególne miesiące.

Wystarczy wybrać jeden ze sposobów. Wszystkie omówione wcześniej formy prowadzenia karty ewidencji czasu pracy są prawidłowe – oczywiście pod warunkiem że w karcie są zamieszczane informacje wymagane przez przepisy. Nie ma konieczności prowadzenia kart ewidencyjnych w kilku różnych wersjach (tj. jednocześnie w rocznej i miesięcznej) czy też kilku różnych formach (jednocześnie na papierze i w systemie komputerowym). Wracając do pytania, z powyższych uwag wynika, że jeżeli pracodawca prowadzi dla pracowników karty miesięczne, to już nie musi prowadzić dla nich kart rocznych.

Podstawa prawna:

  • art. 149 Kodeksu pracy,
  • § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.).

Artykuł pochodzi z ebooka Czas pracy w 2010 roku w pytaniach i odpowiedziach

 

Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ?


Ewidencja czasu pracy pracowników

Obowiązek ewidencji czasu pracy

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej stosunku pracy (art. 94 pkt 9a kp). W praktyce jest to m.in. obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy (art. 149 § 1 kp), z uwzględnieniem m.in. pracy w godzinach nadliczbowych. Pamiętajcie, że brak takiej ewidencji może w konkretnej sytuacji spornej spowodować bardzo niekorzystne dla Was skutki procesowe.

Ostrzegamy Was, gdyż zdanie sądu na temat prowadzenia ewidencji czasu pracy jest dość jednoznaczne. Raczej nie możecie liczyć na uniknięcie kary za niedopełnienie tego obowiązku. Na dowód przytaczamy jeden z wyroków Sądu Najwyższego.

Brak ewidencji – wykroczenie przeciwko prawom pracownika!

„Można przyjąć, choć nie jest to kwalifikacja normatywna, że [ewidencja czasu pracy] jest to podstawowy obowiązek pracodawcy. Jego niewykonanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. I to podwójne – naruszenie przepisu o czasie pracy oraz naruszenie obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy”.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji, będzie miał problem w razie sporu przed sądem o wynagrodzenie w godzinach nadliczbowych.

„Brak dokumentacji wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 Kodeksu cywilnego rozkładu ciężaru dowodu i przerzucenie go na osobę zaprzeczającą udokumentowanym faktom, z których strona procesowa wywodzi skutki prawne. W sprawie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca ma w takich razach obowiązek wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, jak twierdzi, a tym bardziej, jaki udokumentował.

Skoro pracodawca kwestionuje moc dowodową przedstawionego przez pracownika dokumentu, będącego wprawdzie dokumentem prywatnym, jednak potwierdzonym podpisami przełożonego, zeznaniami świadków i uprawdopodobnionym listami obecności, to powinien wykazać prawdziwość swoich twierdzeń, odmiennych od zawartych w tym dokumencie”. Uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 5 maja 1999 r. (I PKN 665/98, OSNAPiUS z 2000 r. nr 14, poz. 535).

Obowiązek każdego pracodawcy

Zwróćcie uwagę, że obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracodawców – niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, formy ich wynagradzania i rodzaju umowy o pracę.

Praktycznym spełnieniem tego obowiązku jest założenie i prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy [..]

Brak obowiązku ewidencji godzin pracy

Powinniście prowadzić karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika z osobna. Nie musicie jednak ewidencjonować godzin pracy następujących pracowników:

* objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

* zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

* otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 kp).

W stosunku do tych pracowników musicie jedynie prowadzić ewidencję ich obecności (np. praca w święto, w niedzielę, w nocy itp.) i nieobecności w pracy ze wskazaniem rodzajów absencji (np. urlop, zwolnienie lekarskie itp.), a nie ewidencję godzin pracy.

Zadaniowy czas pracy

Przy zadaniowym czasie pracy nie ma z góry ustalonego rozkładu czasu pracy (tj. godzin rozpoczynania i kończenia pracy). O rozkładzie decyduje każdorazowo sam pracownik. Od rodzaju zadania zależy więc czas jego wykonywania (czasu wykonywania zadań nie dyktuje tu pracodawca ani prawo pracy).

Pracownik nie pozostaje do Waszej dyspozycji (art. 128 kp) w ustalonym z góry rozkładzie (w narzuconych mu z góry godzinach), lecz sam decyduje o czasie wykonywania zadania. Z tych m.in. względów kontrola rzeczywistego czasu pracy w poszczególnych dniach i tygodniach jest albo dość trudna, albo wręcz niemożliwa. Dotyczy to w szczególności prac wykonywanych poza siedzibą pracodawcy, np. przez przedstawicieli handlowych.

W przypadku tych pracowników nie macie obowiązku rejestrowania godzin pracy (art. 149 § 2 kp). Musicie jednak rejestrować pozostałe dane, takie jak dni nieobecności w pracy, urlopy, zwolnienia itp.

Czas pracy pracowników zarządzających

Dla pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy powinniście prowadzić kartę ewidencji czasu pracy. Nie musicie w niej jednak ewidencjonować godzin pracy (art. 149 § 2 kp). Do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy należą:

  • pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy lub
  • pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy (np.
  • członkowie zarządu spółki z o.o., spółki akcyjnej),
  • główni księgowi (art. 128 § 2 pkt 2 kp).

Ryczałt za nadgodziny lub noce

Nie macie obowiązku prowadzić ewidencji godzin pracy także w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub za pracę w porze nocnej.

Ryczałt za pracę nadliczbową możecie ustalić w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy. Pamiętajcie jednak, że wysokość tego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1511 § 4 kp).

Wobec pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy możecie natomiast ustalić ryczałt za pracę w nocy, który zastąpi dodatek za pracę w porze nocnej. Musicie jednak pamiętać, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Uwaga

Jeśli wysokość ustalonych ryczałtów – za pracę w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych – jest niższa od wysokości dodatków, które pracownik powinien otrzymać z tytułu rzeczywiście wykonywanej pracy w nadgodzinach lub w porze nocnej, pracownikowi przysługuje roszczenie o wypłatę różnicy pomiędzy ryczałtem a rzeczywistą kwotą dodatków.

Zakres ewidencji czasu pracy

Informacje, które powinniście zamieszczać w karcie ewidencji czasu pracy, określa § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.).

Zawartość karty ewidencji czasu pracy

W karcie ewidencji czasu pracy powinniście wykazywać:

  • pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy…[..]

Autor: Grzegorz Orłowski

Artykuł jest fragmentem publikacji Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ją bezbłędnie