Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?


Karta ewidencji czasu pracy

Od prowadzenia ewidencji się nie wywiniesz i nie zastąpisz jej innym dokumentem

Wystarczy, że zatrudnisz tylko jednego pracownika, a już przybywa Ci dość czasochłonny obowiązek. Dla każdego pracownika musisz bowiem założyć i prowadzić przez cały okres zatrudnienia indywidualną (imienną) kartę ewidencji czasu pracy. Nie ma przy tym znaczenia, czy jesteś małym, średnim czy dużym pracodawcą. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy bowiem wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników czy też formy i struktury organizacyjnej firmy. A zatem, nawet gdy zatrudniasz mniej niż 20 pracowników, czyli nie masz obowiązku tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania, nadal masz obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika odrębnie.

Przykład:

Anna T., jako osoba fizyczna, prowadzi od 2007 r. działalność gospodarczą. Ma sklep spożywczy, w którym od 1 sierpnia 2008 r. zatrudniła na podstawie umowy o pracę jedną sprzedawczynię. Z chwilą zatrudnienia tej pracownicy Anna T. ma obowiązek założenia dla niej imiennej karty ewidencji czasu pracy.

Nie myl karty ewidencji z listą obecności…

Pamiętaj też, że ewidencja to zupełnie co innego, niż lista obecności. Stosowane w firmach listy obecności są formą potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, które mają Ci jedynie pomóc w utrzymaniu porządku i właściwej organizacji pracy.

A zatem lista obecności nie ma na celu ewidencjonowania czasu pracy, a jedynie odnotowanie, czy dany pracownik był obecny konkretnego dnia w pracy. W przeciwieństwie do karty ewidencji – lista obecności nie jest obowiązkowa. Możesz bowiem ustalić inny sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy, np. odbicie karty zegarowej.

…ani z harmonogramem

Karta ewidencji czasu pracy to także nie to samo, co harmonogram (grafik) i sporządzanie grafiku nie zastąpi prowadzenia karty. Do karty ewidencji wpisujesz bowiem, ile czasu faktycznie dana osoba świadczyła pracę. Musi z niej zatem jasno wynikać, ile godzin w poszczególnych dobach pracownik przepracował w ramach normalnego czasu pracy, ile w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej itd. Na jej podstawie ustalane są bowiem wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia związane z pracą.

Natomiast harmonogram (grafik) to plan, ile czasu i w jakiej porze w przyszłości pracownik ma wykonywać swoje zadania. Ważne! Jeżeli w Twojej firmie godziny pracy są stałe, nie musisz sporządzać harmonogramów (grafików), ale mimo to musisz prowadzić ewidencję czasu pracy.

Przykład:

Pracodawca zatrudnia pracowników biurowych w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–17.00 z przerwą lunchową pomiędzy 13:00 a 14:00. Godziny pracy pracowników są niezmienne. W związku z tym pracodawca nie tworzy dla tej grupy pracowników harmonogramu czasu pracy. Pracownicy doskonale wiedzą bowiem, w jakich godzinach mają pozostawać w dyspozycji pracodawcy w poszczególnych dniach, a kiedy przypada ich czas wolny od pracy. Mimo to pracodawca nadal ma obowiązek prowadzenia dla tych pracowników ewidencji czasu pracy.

Pamiętaj też, że w grafiku nie możesz wpisywać pracownikom nadgodzin – byłoby to bowiem równoznaczne z planowaniem pracy w nadgodzinach, co jest surowo zabronione! Tymczasem w ewidencji czasu pracy masz obowiązek wykazać wszystkie już przepracowane nadgodziny.

Karta i harmonogram mogą zawierać się w jednym dokumencie

Zastąpienie karty ewidencji czasu pracy harmonogramem jest niemożliwe. Jednak harmonogram czasu pracy, w którym zapisana jest także jego realizacja, może spełniać jednocześnie rolę karty ewidencji czasu pracy, pod warunkiem że wpisy dotyczące faktycznego wykonywania pracy będą odpowiadały wymogom określonym w obowiązujących przepisach i będzie można stwierdzić, który wpis dotyczy planu pracy, a który związany jest z jej ewidencjonowaniem.

Uwaga! Istnieje jednak ryzyko, że taki dokument będzie za mało przejrzysty, dlatego najlepiej jest założyć odrębną ewidencję.

Kartoteka urlopowa nie zastąpi ewidencji wykorzystanych urlopów

Wielu pracodawców prowadzi specjalne kartoteki, w których odnotowuje się urlopy pracownicze (tzw. kartoteki urlopowe), choć nie jest to wymagane przez obowiązujące przepisy. Ułatwia to bowiem osobie zajmującej się urlopami wypoczynkowymi ich rozliczanie i bieżące śledzenie prawidłowości ich udzielania.

Jednakże nawet jeśli prowadzisz kartoteki urlopowe, nadal masz obowiązek wpisywania wykorzystanych przez pracowników urlopów w karcie ewidencji czasu pracy.

Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?

Podstawowym i niezbędnym elementem, który powinna zawierać ewidencja czasu pracy każdego pracownika, jest liczba godzin pracy w poszczególnych dobach roboczych, w tym liczba godzin pracy w:

  • niedzielę i święta,
  • porze nocnej,
  • godzinach nadliczbowych oraz
  • dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Ponadto musisz ewidencjonować:

  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz
  • inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Nie dla każdego pracownika taki sam zakres prowadzenia ewidencji

Indywidualną kartę ewidencji czasu pracy trzeba prowadzić dla każdego pracownika. Jednak dla kilku kategorii pracowników zakres karty jest ograniczony lub przeciwnie – rozszerzony.

Dla kogo mniej…

W przypadku pracowników:

  • objętych zadaniowym czasem pracy,
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • otrzymujących ryczałt za nadgodziny,
  • otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej nie musisz do karty wpisywać konkretnej liczby godzin pracy w danym dniu.

W dalszym ciągu jesteś natomiast zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy tych pracowników i zaznaczania w nich dni pracy oraz dni wolnych od pracy.

Ta uproszczona ewidencja powinna w szczególności obejmować:

  • odnotowanie pracy w dni wolne,
  • urlopy, dyżury,
  • zwolnienia lekarskie,
  • opiekę nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny,
  • inne nieobecności lub zwolnienia od pracy.

…a dla kogo więcej?

W stosunku do pracowników młodocianych uwzględniasz w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Wskazówka

Pamiętaj, że grupą pracowników, dla których zawsze prowadzi się ewidencję czasu pracy w pełnym zakresie (tj. uwzględniającą również godziny pracy), są pracownicy zatrudnieni na stanowisku kierowcy.

Artykuł jest fragmentem publikacji Ewidencjonowanie czasu pracy

 

Miesięczne i roczne karty ewidencji czasu pracy


Miesięczne i roczne karty ewidencji pracy

Czy karty ewidencji pracy muszą być prowadzone jako karty roczne czy jako karty miesięczne? Czy muszę dla każdego pracownika prowadzić kartę roczną, jeśli prowadzę karty miesięczne?

Wystarczy wybrać jedną z metod prowadzenia karty – tj. albo roczną, albo miesięczną.

Dowolna forma prowadzenia karty. Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie indywidualnej karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Przepisy nie określają szczegółowo formy prowadzenia takiej karty. W rozporządzeniu w sprawie akt osobowych wskazano jedynie, jaki zakres powinna ona obejmować, a mianowicie:

  • pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy,
  • inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
  • czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego – w przypadku pracowników młodocianych.

Różne metody prowadzenia ewidencji. Najczęściej przyjęło się sporządzać albo karty miesięczne, albo karty roczne. Karty miesięczne stosuje się zwykle w stosunku do tych pracowników, których godziny i dni pracy podlegają częstym zmianom (np. w działach produkcyjnych) i stąd konieczność zamieszczania w kartach dużej liczby informacji. Natomiast karty roczne są wygodniejsze w przypadku pracowników zatrudnionych w stałych godzinach i dniach, gdzie rzadko wystąpią szczególne sytuacje, które trzeba ewidencjonować, np. praca w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej. Warto dodać, że coraz więcej firm decyduje się na ewidencjonowanie czasu pracy w systemie komputerowym. Pozwala to bowiem na uniknięcie dużej ilości żmudnej pracy polegającej na ręcznym wypełnianiu kart. Tego rodzaju systemy umożliwiają na ogół wydruk karty ewidencji czasu pracy zarówno w ujęciu rocznym, jak i w rozbiciu na poszczególne miesiące.

Wystarczy wybrać jeden ze sposobów. Wszystkie omówione wcześniej formy prowadzenia karty ewidencji czasu pracy są prawidłowe – oczywiście pod warunkiem że w karcie są zamieszczane informacje wymagane przez przepisy. Nie ma konieczności prowadzenia kart ewidencyjnych w kilku różnych wersjach (tj. jednocześnie w rocznej i miesięcznej) czy też kilku różnych formach (jednocześnie na papierze i w systemie komputerowym). Wracając do pytania, z powyższych uwag wynika, że jeżeli pracodawca prowadzi dla pracowników karty miesięczne, to już nie musi prowadzić dla nich kart rocznych.

Podstawa prawna:

  • art. 149 Kodeksu pracy,
  • § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.).

Artykuł pochodzi z ebooka Czas pracy w 2010 roku w pytaniach i odpowiedziach