Jak obliczyć czas pracy?


Obliczanie czasu pracy

Czas pracy w 2012 roku

Nowy rok nie przyniósł w zasadzie zmian przepisów dotyczących czasu pracy.

Pamiętaj ! Przedsiębiorca nie może jedynie stosować już rozwiązań, które wynikają z tzw. ustawy antykryzysowej.

Pracodawcy, którzy planują, a następnie rozliczają czasu pracy będą zatem musieli stosować się do reguł, które wynikają z kodeksu pracy, a one zmieniły się ostatnio rok temu.

Przyjęto wtedy, że wymiar czasu pracy pracownika nie będzie obniżany o 8 godzin, gdy dzień świąteczny przypadnie w dniu, który dla pracownika ma być dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (nowy par. 21 art. 130 k.p.). Przed zmianami każde święto, które przypadało w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela powodowało obniżenie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy o 8 godzin.

Jak prawidłowo ustalić wymiar czasu pracy?

Pracodawca, który chce obliczyć nominalny czasu pracy pracownika, który obowiązuje go w okresie rozliczeniowym, musi:

  • liczbę tygodni w danym okresie rozliczeniowym pomnożyć przez  40 godzin;
  • liczbę dni, które występują po pełnych tygodniach w danym okresie rozliczeniowym, przypadających od poniedziałku do piątku, pomnożyć przez 8 godzin (tzw. dni wystające);
  • dodać wyniki powyższych mnożeń;
  • od powyżej sumy odjąć 8 godzin za każde święto, które przypada w dniu innym niż niedziela. Jeżeli jednak zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy święto przypadnie w dniu wolnym od pracy, który wynika z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy.

Jeżeli przyjmie się takie zasady obliczania wymiaru czasu pracy, to będzie to oznaczało w praktyce, że nie będzie można ustalić jednego obowiązującego nominalnego czasu pracy dla wszystkich zatrudnionych na pełnym etacie pracowników.

Dla przykładu: pracownik zatrudniony w podstawowym czasie pracy i pracujący od poniedziałku do piątku.

W styczniu br. przepracuje on 168 godzin, który wynikają z następujących obliczeń:

40 godzin x 4 tygodnie + 8 godzin x 2 (tzw. dni wystające ponad pełne tygodnie przypadające od poniedziałku do piątku) – 8 godzin x 1 (święto Trzech Króli, które wypada w piątek).

W przypadku pracownika, który także zatrudniony jest w podstawowym czasie pracy i jego dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy jest piątek – w styczniu będzie pracował 176 godzin (o 8 godzin dłużej niż poprzednik), bo dla niego święto Trzech Króli, który wypada w piątek nie obniży wymiaru czasu pracy.

Metoda opisana wyżej służy także ustaleniu liczby godzin pracy w okresie rozliczeniowym dla pracownika, który zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy (1/2 etatu czy 1/3 etatu).

Prawidłowe ustalenie właściwej liczby godzin dla takiego pracownika polega na proporcjonalnym obniżeniu (np. odpowiednio do 80 godzin w przypadku 1/2 etatu i 53 godzin i 20 minut w przypadku 1/3 etatu) nominalnego czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym, w którym nominalny czasu pracy wynosi 160 godzin i jest właściwy dla pracownika, który zatrudniony jest na całym etacie.

Pamiętaj ! Podany sposób obliczania wymiaru czasu pracy nie jest stosowany dla wszystkich pracowników. Przede wszystkim chodzi tutaj o pracowników zatrudnionych w ruchu ciągłym.

Uwaga ! Przepisy prawa pracy nie wykazują konkretnego tygodnia, który powinien być wolnym dniem dla pracownika z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Tak więc będzie to zależne od pracodawca, który ustala rozkład czasu pracy na dany okres rozliczeniowy.

Pracodawca, który ustala wymiar czasu pracy dla pracowników, którzy są zatrudnieni w tym systemie czasu pracy, powinien zatem:

  • pomnożyć 8 godzin przez liczbę dni kalendarzowych, które przypadają w okresie rozliczeniowym z pominięciem niedziel, świąt, które przypadają w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;
  • do otrzymanej liczby godzin dodać 4 godziny, 8 godzin lub 12 godzin, w zależności od tego, czy tzw. łamanie zmian nastąpi 1,2 czy 3 razy w okresie rozliczeniowym.

Pamiętaj ! W przypadku pracy w ruchu ciągłym każdy dzień świąteczny, który przypada w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Święta w 2012 r.

  • 1 stycznia/niedziela – Nowy Rok;
  • 6 stycznia/piątek – Święto Trzech Króli;
  • 8 kwietnia/niedziela – pierwszy dzień Wielkanocy;
  • 9 kwietnia/poniedziałek – drugi dzień Wielkanocy;
  • 1 maja/wtorek – Święto Państwowe;
  • 3 maja/czwartek – Święto Narodowe Trzeciego Maja;
  • 27 maja/niedziela – pierwszy dzień Zielonych Świątek;
  • 7 czerwca/czwartek – dzień Bożego Ciała;
  • 15 sierpnia/czwartek – Wniebowstąpienie Najświętszej Maryi Panny;
  • 1 listopada/niedziela – Wszystkich Świętych;
  • 11 listopada/niedziela – Narodowe Święto Niepodległości;
  • 25 grudnia/wtorek – pierwszy dzień Bożego Narodzenia;
  • 26 grudnia/środa – drugi dzień Bożego Narodzenia;

Czy każda nieobecność ma wpływ na wymiar czasu pracy?

Wymiar czasu pracy pracownika może w konkretnym przypadku obejmować mniejszą liczbę godzin, niż wynikałoby to z przedstawionych wyżej obliczeń.

Stanie się tak, gdy w okresie rozliczeniowym pracownik będzie nieobecny w pracy z usprawiedliwionej przyczyny (choroba, wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego ). Wtedy jego wymiar czasu pracy należy obniżyć o liczbę godzin tej usprawiedliwionej nieobecności, które przypadają do przepracowania w czasie tej nieobecności zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Tak więc, gdy pracownik jest nieobecny w pracy przez dwa dni z powodu choroby i są to dni jego 12-godzinnej pracy, to wymiar czasu pracy należy obniżyć o 24 godziny.

Pamiętaj ! Pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika odpracowania przez niego czasu jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jaki jest czas pracy w 2012 roku?

  • Dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy – sobota;
  • Roczny wymiar czasu pracy – 2016 godzin;
  • Łączna liczba niedziel i świąt nienakładających się na niedzielę – 62;
  • Dni kalendarzowe bez niedziel i świąt – 304 (366-62=304);
  • Liczba dni roboczych po 8 godzin – 252 (2016:8=252);
  • Liczba dni dodatkowo wolnych od pracy – 52 (304-252=52);
  • Współczynnik ekwiwalentowy – 21 (252;12=21).

Czas pracy a oszczędności w firmieTo Ci może pomóc

Czas pracy a oszczędności w firmie

Oszczędności w firmie można szukać nie tylko w wysokości wynagrodzeń pracowników czy też stanie zatrudnienia. Odpowiednie zastosowanie przepisów o czasie pracy również może podreperować budżet firmy

Zagadnienia optymalizacji kosztów w firmie omawiane są 4 praktycznych rozdziałach:

  1. Systemy czasu pracy
  2. Okresy rozliczeniowe
  3. Telepraca
  4. Pułapki w rekompensowaniu pracy nadliczbowej

Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak oszczędzić w dobie kryzysu ekonomicznego, to specjalne wydanie „Prawa pracy w pytaniach i odpowiedziach” jest dla Ciebie.

Zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy


Zatrudnianie i zwalnianie

Zapis o wymiarze etatu w umowie o pracę

Czy w umowie o pracę należy bezwzględnie umieszczać zapis o wymiarze etatu? Jak sformułować taki zapis prawidłowo? Czy wymiar etatu może być uzgodniony z pracownikiem tylko ustnie?

Podpisując z pracownikiem umowę o pracę, musisz określić w niej wymiar zatrudnienia, pisząc przykładowo: 1/2 etatu, 3/5 wymiaru itp. Nie istnieje możliwość tylko ustnego porozumienia się w tej sprawie z pracownikiem.

W umowie o pracę każdego pracownika (a później w świadectwie pracy) musisz wskazać wymiar czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony. Zazwyczaj niepełny wymiar czasu pracy określa się ułamkowo, np. 1/2, 3/5, 3/4 etatu (wymiaru). Jeśli wymiar etatu ustalisz z pracownikiem wyłącznie ustnie, zamiast zapisać go w umowie, możesz narazić się na kłopoty w razie inspekcji PIP. Inspektor może bowiem uznać, że brak określenia wymiaru etatu w umowie oznacza zatrudnienie na pełnym etacie. Brak zapisu w umowie może utrudnić Ci też np. poprawne ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika.

§ Podstawa prawna: art. 29 § 1 pkt 4, § 3 pkt 3 Kodeksu pracy.

Określanie limitu godzin nadliczbowych w umowie

Gdzie i w jaki sposób uregulować kwestię wypłacania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych pracownika, który jest zatrudniony w wymiarze 1/2 etatu i świadczy pracę od poniedziałku do piątku po 4 godziny?

Zapis na ten temat należy zamieścić w umowie o pracę, wskazując liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych.

W umowie o pracę zawartej na część etatu masz obowiązek uregulować limit godzin, którego przekroczenie upoważnia pracownika do wynagrodzenia jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Nie oznacza to, że praca powyżej ustalonego przez Ciebie limitu będzie pracą nadliczbową. Godziny nadliczbowe wystąpią dopiero po przekroczeniu powszechnie obowiązujących norm (8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo). Przekroczenie limitu jest jedynie wynagradzane jak praca nadliczbowa.

Przykład

Pracodawca uzgodnił z pracownikiem zatrudnionym na 1/2 etatu, że dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych będzie mu wypłacany po przekroczeniu 30 godzin tygodniowo.

Treść takiego zapisu może brzmieć:

„Strony ustalają, że dopuszczalna liczba godzin pracy, której przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku, o którym mowa w art. 1511 § 1 kp, wynosi przeciętnie 30 godz. na tydzień w okresie rozliczeniowym”.

Lub

„Dodatek do wynagrodzenia jak za pracę w godzinach nadliczbowych, o którym mowa w art. 1511 § 1 kp, przysługuje pracownikowi po przekroczeniu w okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy odpowiadającego 3/4 etatu”.

§ Podstawa prawna: art. 151 § 5, art. 1511 § 1 Kodeksu pracy.

Dopuszczalne warianty informacji o warunkach zatrudnienia

Czy nowa regulacja art. 29 Kodeksu pracy oznacza, że jako pracodawca mam obowiązek wskazać numery odpowiednich przepisów prawa pracy?

Po zmianach, które obowiązują od 5 sierpnia 2006 r., w informacji o warunkach zatrudnienia wskazujesz numery odpowiednich przepisów (artykułów, paragrafów, punktów). Zamiast tego możesz, podobnie jak do tej pory, przytoczyć treść odpowiednich regulacji.

Sam wybierasz sposób informacji pracownika

Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy pozostawiają Ci jako pracodawcy swobodę wyboru co do sposobu poinformowania pracownika o niektórych warunkach zatrudnienia, tj. o:

– obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

– częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

– wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

– obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Możesz zatem:

  • poprzestać na poinformowaniu pracownika jedynie o numerach odpowiednich przepisów,
  • sformułować informację w sposób opisowy, przepisując do niej treść regulacji prawnych.

Mniejsi pracodawcy – część informacji sporządzą opisowo

Jeżeli jednak należysz do grupy mniejszych pracodawców i w Twoim zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin pracy, nie masz możliwości sporządzania w sposób uproszczony drugiej części informacji.

W takim przypadku w sposób opisowy musisz informować pracowników o:

– porze nocnej,

– miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia ,

– przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

§ Podstawa prawna: art. 29 § 3 i § 31 Kodeksu pracy.

WZÓR informacji o warunkach zatrudnienia dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 3/4 etatu u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników – wersja opisowa

Warszawa, 4 stycznia 2010 r.
(miejscowość i data)

BUDPOL Sp. z o.o.
ul. Kalinowa 1 1ok. 2
01-234 Warszawa
(nazwa, siedziba i adres pracodawcy)

Jan Kowalski
(imię i nazwisko pracownika)
magazynier
(stanowisko)

Informacja o warunkach zatrudnienia dla pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników

Na podstawie art. 29 § 3 kp informuję, że:

1. Obowiązująca Pana dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin, a norma tygodniowa – przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Z uwagi na fakt, że został Pan zatrudniony w wymiarze 3/4 etatu, Pański przeciętny czas pracy wyniesie 30 godzin tygodniowo.

2. Wynagrodzenie wypłacane jest raz w miesiącu, 28-ego dnia każdego miesiąca przelewem, na wskazany przez Pana rachunek bankowy. Gdy dzień wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, wynagrodzenie za pracę wypłacane jest w dniu bezpośrednio poprzedzającym ten dzień.

3. Przysługuje Panu urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni, tj. 160 godzin w roku kalendarzowym.

4. Okres wypowiedzenia zawartej z Panem umowy o pracę na czas nieokreślony wynosi:

a. 2 tygodnie, jeżeli stosunek pracy trwał krócej niż 6 miesięcy,
b. 1 miesiąc, jeżeli stosunek pracy trwał co najmniej 6 miesięcy,
c. 3 miesiące, jeżeli stosunek pracy trwał co najmniej 3 lata.

5. Pora nocna trwa od godziny 22:00 do godziny 6:00. Obecność w pracy obowiązany jest Pan potwierdzić na liście obecności znajdującej się w recepcji zakładu pracy.

O przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy ma Pan obowiązek poinformować bezpośredniego przełożonego w możliwie najszybszym terminie. Zwolnienie lekarskie jest Pan zobowiązany dostarczyć w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

….…………………………………………..
(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej
do reprezentowania pracodawcy)
Potwierdzenie zapoznania się
z treścią informacji

…………………………………
(data i podpis pracownika)

WZÓR informacji o warunkach zatrudnienia dla pracownika zatrudnionego w wymiarze 3/4 etatu u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników – wersja z przytoczeniem odpowiednich numerów przepisów prawnych

Warszawa, 4 stycznia 2010 r.
(miejscowość i data)

BUDPOL Sp. z o.o.
ul. Kalinowa 1 1ok. 2
01-234 Warszawa
(nazwa, siedziba i adres pracodawcy)

Jan Kowalski
(imię i nazwisko pracownika)
magazynier
(stanowisko)

Informacja o warunkach zatrudnienia dla pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników

Na podstawie art. 29 § 3 kp informuję, że:

1. Obowiązującą Pana dobową normę czasu pracy określa art. 129 § 1 kp.

2. Wynagrodzenie wypłacane jest raz w miesiącu, 28-ego dnia każdego miesiąca przelewem, na wskazany przez Pana rachunek bankowy.

Gdy dzień wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, wynagrodzenie za pracę wypłacane jest w dniu bezpośrednio poprzedzającym ten dzień.

3. Przysługuje Panu urlop wypoczynkowy w wymiarze określonym w art. 154 § 1 pkt 2 kp w związku z art. 154 § 2 kp.

4. Okres wypowiedzenia zawartej z Panem umowy o pracę na czas nieokreślony określa art. 36 § 1 kp.

5. Pora nocna trwa od godziny 22:00 do godziny 6:00. Obecność w pracy obowiązany jest Pan potwierdzić na liście obecności znajdującej się w recepcji zakładu pracy.

O przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy ma Pan obowiązek poinformować bezpośredniego przełożonego w możliwie najszybszym terminie. Zwolnienie lekarskie jest Pan zobowiązany dostarczyć w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

……………………………………………..
(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej
do reprezentowania pracodawcy)

Potwierdzenie zapoznania się
z treścią informacji
…………………………………

Norma dobowa w informacji o warunkach zatrudnienia

W jaki sposób należy wpisywać normę dobową i tygodniową w informacji o warunkach zatrudnienia wręczanej pracownikowi zatrudnionemu na pół etatu? Czy prawidłowo będzie zaznaczyć, że norma dobowa wynosi 4 godziny, a norma tygodniowa 20 godzin?

Norma dobowa i tygodniowa dla pracownika niepełnoetatowego jest taka sama jak dla pracowników pełnoetatowych (czyli 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu). Taką więc normę powinieneś wpisać w informacji o warunkach zatrudnienia. Obniżony do 20 godzin jest natomiast wymiar czasu pracy – co również możesz (chociaż nie musisz) zaznaczyć w informacji.

Norma oczywista u pełnoetatowców, mniej oczywista u niepełnoetatowców

W pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia masz obowiązek wskazać m.in. obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy. W przypadku pracowników pełnoetatowych kwestia ta nie budzi większych wątpliwości – podstawowa norma dobowa wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu. Problemy możesz natomiast mieć, gdy dochodzi do konieczności określenia w informacji norm właściwych dla pracownika niepełnoetatowego – z uwagi na fakt, że wymiar czasu pracy takiego pracownika jest obniżony. [..]

Artykuł jest fragmentem publikacji Zatrudnianie niepełnoetatowców. 22 praktyczne wskazówki