Jak obliczyć czas pracy?


Obliczanie czasu pracy

Czas pracy w 2012 roku

Nowy rok nie przyniósł w zasadzie zmian przepisów dotyczących czasu pracy.

Pamiętaj ! Przedsiębiorca nie może jedynie stosować już rozwiązań, które wynikają z tzw. ustawy antykryzysowej.

Pracodawcy, którzy planują, a następnie rozliczają czasu pracy będą zatem musieli stosować się do reguł, które wynikają z kodeksu pracy, a one zmieniły się ostatnio rok temu.

Przyjęto wtedy, że wymiar czasu pracy pracownika nie będzie obniżany o 8 godzin, gdy dzień świąteczny przypadnie w dniu, który dla pracownika ma być dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (nowy par. 21 art. 130 k.p.). Przed zmianami każde święto, które przypadało w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela powodowało obniżenie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy o 8 godzin.

Jak prawidłowo ustalić wymiar czasu pracy?

Pracodawca, który chce obliczyć nominalny czasu pracy pracownika, który obowiązuje go w okresie rozliczeniowym, musi:

  • liczbę tygodni w danym okresie rozliczeniowym pomnożyć przez  40 godzin;
  • liczbę dni, które występują po pełnych tygodniach w danym okresie rozliczeniowym, przypadających od poniedziałku do piątku, pomnożyć przez 8 godzin (tzw. dni wystające);
  • dodać wyniki powyższych mnożeń;
  • od powyżej sumy odjąć 8 godzin za każde święto, które przypada w dniu innym niż niedziela. Jeżeli jednak zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy święto przypadnie w dniu wolnym od pracy, który wynika z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy.

Jeżeli przyjmie się takie zasady obliczania wymiaru czasu pracy, to będzie to oznaczało w praktyce, że nie będzie można ustalić jednego obowiązującego nominalnego czasu pracy dla wszystkich zatrudnionych na pełnym etacie pracowników.

Dla przykładu: pracownik zatrudniony w podstawowym czasie pracy i pracujący od poniedziałku do piątku.

W styczniu br. przepracuje on 168 godzin, który wynikają z następujących obliczeń:

40 godzin x 4 tygodnie + 8 godzin x 2 (tzw. dni wystające ponad pełne tygodnie przypadające od poniedziałku do piątku) – 8 godzin x 1 (święto Trzech Króli, które wypada w piątek).

W przypadku pracownika, który także zatrudniony jest w podstawowym czasie pracy i jego dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy jest piątek – w styczniu będzie pracował 176 godzin (o 8 godzin dłużej niż poprzednik), bo dla niego święto Trzech Króli, który wypada w piątek nie obniży wymiaru czasu pracy.

Metoda opisana wyżej służy także ustaleniu liczby godzin pracy w okresie rozliczeniowym dla pracownika, który zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy (1/2 etatu czy 1/3 etatu).

Prawidłowe ustalenie właściwej liczby godzin dla takiego pracownika polega na proporcjonalnym obniżeniu (np. odpowiednio do 80 godzin w przypadku 1/2 etatu i 53 godzin i 20 minut w przypadku 1/3 etatu) nominalnego czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym, w którym nominalny czasu pracy wynosi 160 godzin i jest właściwy dla pracownika, który zatrudniony jest na całym etacie.

Pamiętaj ! Podany sposób obliczania wymiaru czasu pracy nie jest stosowany dla wszystkich pracowników. Przede wszystkim chodzi tutaj o pracowników zatrudnionych w ruchu ciągłym.

Uwaga ! Przepisy prawa pracy nie wykazują konkretnego tygodnia, który powinien być wolnym dniem dla pracownika z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Tak więc będzie to zależne od pracodawca, który ustala rozkład czasu pracy na dany okres rozliczeniowy.

Pracodawca, który ustala wymiar czasu pracy dla pracowników, którzy są zatrudnieni w tym systemie czasu pracy, powinien zatem:

  • pomnożyć 8 godzin przez liczbę dni kalendarzowych, które przypadają w okresie rozliczeniowym z pominięciem niedziel, świąt, które przypadają w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;
  • do otrzymanej liczby godzin dodać 4 godziny, 8 godzin lub 12 godzin, w zależności od tego, czy tzw. łamanie zmian nastąpi 1,2 czy 3 razy w okresie rozliczeniowym.

Pamiętaj ! W przypadku pracy w ruchu ciągłym każdy dzień świąteczny, który przypada w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Święta w 2012 r.

  • 1 stycznia/niedziela – Nowy Rok;
  • 6 stycznia/piątek – Święto Trzech Króli;
  • 8 kwietnia/niedziela – pierwszy dzień Wielkanocy;
  • 9 kwietnia/poniedziałek – drugi dzień Wielkanocy;
  • 1 maja/wtorek – Święto Państwowe;
  • 3 maja/czwartek – Święto Narodowe Trzeciego Maja;
  • 27 maja/niedziela – pierwszy dzień Zielonych Świątek;
  • 7 czerwca/czwartek – dzień Bożego Ciała;
  • 15 sierpnia/czwartek – Wniebowstąpienie Najświętszej Maryi Panny;
  • 1 listopada/niedziela – Wszystkich Świętych;
  • 11 listopada/niedziela – Narodowe Święto Niepodległości;
  • 25 grudnia/wtorek – pierwszy dzień Bożego Narodzenia;
  • 26 grudnia/środa – drugi dzień Bożego Narodzenia;

Czy każda nieobecność ma wpływ na wymiar czasu pracy?

Wymiar czasu pracy pracownika może w konkretnym przypadku obejmować mniejszą liczbę godzin, niż wynikałoby to z przedstawionych wyżej obliczeń.

Stanie się tak, gdy w okresie rozliczeniowym pracownik będzie nieobecny w pracy z usprawiedliwionej przyczyny (choroba, wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego ). Wtedy jego wymiar czasu pracy należy obniżyć o liczbę godzin tej usprawiedliwionej nieobecności, które przypadają do przepracowania w czasie tej nieobecności zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Tak więc, gdy pracownik jest nieobecny w pracy przez dwa dni z powodu choroby i są to dni jego 12-godzinnej pracy, to wymiar czasu pracy należy obniżyć o 24 godziny.

Pamiętaj ! Pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika odpracowania przez niego czasu jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jaki jest czas pracy w 2012 roku?

  • Dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy – sobota;
  • Roczny wymiar czasu pracy – 2016 godzin;
  • Łączna liczba niedziel i świąt nienakładających się na niedzielę – 62;
  • Dni kalendarzowe bez niedziel i świąt – 304 (366-62=304);
  • Liczba dni roboczych po 8 godzin – 252 (2016:8=252);
  • Liczba dni dodatkowo wolnych od pracy – 52 (304-252=52);
  • Współczynnik ekwiwalentowy – 21 (252;12=21).

Czas pracy a oszczędności w firmieTo Ci może pomóc

Czas pracy a oszczędności w firmie

Oszczędności w firmie można szukać nie tylko w wysokości wynagrodzeń pracowników czy też stanie zatrudnienia. Odpowiednie zastosowanie przepisów o czasie pracy również może podreperować budżet firmy

Zagadnienia optymalizacji kosztów w firmie omawiane są 4 praktycznych rozdziałach:

  1. Systemy czasu pracy
  2. Okresy rozliczeniowe
  3. Telepraca
  4. Pułapki w rekompensowaniu pracy nadliczbowej

Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak oszczędzić w dobie kryzysu ekonomicznego, to specjalne wydanie „Prawa pracy w pytaniach i odpowiedziach” jest dla Ciebie.

Planowanie czasu pracy


Planowanie czasu pracy – podstawowe pojęcia i zasady

Rozkład, grafik, harmonogram – czym różnią się te pojęcia

Rozkład czasu pracy – to godziny rozpoczynania i kończenia pracy, pomiędzy którymi pracownicy muszą pozostawać w dyspozycji pracodawcy. Chodzi zarówno o określony przedział czasowy w ciągu doby (np. od godz. 8.00 do 16.00), jak i rozłożenie dni pracy na poszczególne dni tygodnia i miesiąca oraz wskazanie dni wolnych. Rozkłady czasu pracy ustalasz w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy (lub w obwieszczeniu jeżeli, firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie ma regulaminu).

Przykład:

W firmie Beta w regulaminie pracy zapisano, że pracownicy produkcji pracują od poniedziałku do piątku w podstawowym 3-zmianowym systemie czasu pracy, tj. po 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Pracownicy pracują:

na I zmianie – od godz. 6.00 do 14.00,
na II zmianie – od godz. 14.00 do 22.00,
na III zmianie – od godz. 22.00 do 6.00.

Natomiast grafik czasu pracy, zwany też harmonogramem – to, najkrócej rzecz ujmując, graficzne przedstawienie rozkładu czasu pracy. Najczęściej stosuje się go, gdy dokładne opisywanie planu pracy byłoby zbyt skomplikowane i wygodniej jest zastosować formę graficzną (np. tabeli). Grafik zastosuj np. w sytuacji, gdy pracownicy działu produkcji pracują na zmiany przez 7 dni w tygodniu w ramach równoważnego systemu czasu pracy, a liczba zamówień od klientów jest zmienna. W takiej sytuacji możesz bowiem przewidzieć zapotrzebowanie na pracę jedynie w krótkiej perspektywie (np. na miesiąc). Trudno natomiast zaplanować pracę np. w skali kilku miesięcy, czy też całego roku.

Podstawą prawną do stosowania grafików jest zamieszczenie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu zapisu, że rozkład czasu pracy pracowników zakładu (lub jego określonej części, jednostki, działu) ustala pracodawca (lub bezpośredni przełożeni) w grafikach czasu pracy (harmonogramach). Tego rodzaju zapis umożliwia rezygnację z określania rozkładu w przepisach wewnątrzzakładowych lub obwieszczeniu.

Przykład:

Jeżeli pracownik jest zatrudniony codziennie, od poniedziałku do piątku po 8 godzin, od godz. 7.00 do godz. 15.00, to wystarczy zamieścić zapis na ten temat (czyli określić rozkład czasu pracy) w przepisach zakładowych lub obwieszczeniu (gdy u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy ani układ zbiorowy). Natomiast gdy pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym, w którym liczba godzin pracy jest zmienna, wygodniej w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu zapisać, że rozkład czasu pracy na każdy okres rozliczeniowy jest ustalany w grafikach. Mając taki zapis, można na poszczególne okresy sporządzać „tabelki” określające liczbę godzin pracy w każdym z dni pracy. Takie tabelki – to właśnie grafiki (harmonogramy) czasu pracy.

Czym różni się grafik od listy obecności i karty ewidencji czasu pracy?

Jak już napisano wcześniej, grafik (harmonogram) to nic innego jak graficznie przedstawiony plan pracy. Jest to więc rozkład godzin pracy w poszczególnych dniach tygodnia oraz wyznaczenie dni pracy i dni wolnych w okresie rozliczeniowym.

Z grafikami często mylone są listy obecności oraz karty ewidencji czasu pracy. Tymczasem są to 3 zupełnie różne dokumenty. Lista obecności to jedna z wielu dopuszczalnych form ustalania obecności pracownika w pracy. Każdy pracodawca powinien bowiem określić, w jaki sposób jego pracownicy mają potwierdzać przybycie i obecność w pracy. Najczęściej dokumentują to w formie złożenia podpisu na liście obecności. Pracodawca może jednak w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 pkt 9 kp), a jeśli nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, tj. zatrudnia mniej niż 20 pracowników – – w pisemnej informacji do umowy o pracę (art. 29 § 3 kp), ustalić inny sposób dokumentowania przybycia i obecności w pracy. Na przykład może zdecydować się na karty zegarowe, elektroniczny system rejestracji wejść i wyjść czy też potwierdzanie poprzez zalogowanie się w systemie komputerowym.

Z kolei, indywidualna karta ewidencji czasu pracy, to obowiązkowy dla każdego pracodawcy dokument służący zapisywaniu rzeczywistego czasu świadczenia pracy przez pracownika oraz jego ewentualnych nieobecności. Można powiedzieć, że o ile rozkład (grafik) czasu pracy to swego rodzaju „plan pracy”, o tyle karta ewidencji czasu pracy to zapis na temat rzeczywistego wykonania planu pracy. Natomiast lista obecności to dokument ułatwiający pracodawcy prawidłowe wypełnienie karty ewidencji czasu pracy.

Przykład:

Poniższy przykład ilustruje różnice pomiędzy grafikiem, listą obecności i kartą ewidencji czasu pracy. W grafiku zaplanowano godziny i dni pracy pracownika na okres od 1 lutego do 8 lutego. W trakcie tego okresu doszło do pewnych zmian – co zostało uwzględnione na liście obecności. Sporządzając kartę ewidencji czasu pracy, pracodawca uwzględnił nie planowane dni i godziny pracy – lecz faktyczny czas pracy.

Dokument I: Grafik pracy dla Jana Kowalskiego w tygodniu od 1 do 8 lutego 2010 r.

1 lutego
pon.
8 –16

2 lutego 3 lutego 4 lutego 5 lutego 6 lutego 7 lutego 8 lutego
wt.          śr.        czw.        pt.       sob.       ndz.        pon.
8 –16     8 –16     8 –16     8 –16     WP        WN         8 –16

Użyte symbole:

WP – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
WN – wolna niedziela

Dokument II: Lista obecności pracownika Jana Kowalskiego w okresie 1 –8 lutego 2010 r.

1 lutego   Jan Kowalski
2 lutego   Jan Kowalski
3 lutego   Jan Kowalski
4 lutego   Jan Kowalski
5 lutego   Jan Kowalski
6 lutego -
7 lutego -
8 lutego   Jan Kowalski

Do działu kadr dostarczono pisemne polecenie pracy w godzinach nadliczbowych wypełnione przez przełożonego, z którego wynika, że 5 lutego 2010 r. pracownik pracował w nadgodzinach. Były to 2 godziny nadliczbowe przepracowane w godz. 16.00 –18.00.

[..]

System czasu pracy – na czym polega?

Każdy rozkład czasu pracy funkcjonuje w ramach jednego z systemów czasu pracy. System czasu pracy to, w pewnym uproszczeniu, grupa norm regulujących czas pracy (normę dobową i tygodniową, wymiar dobowy oraz okresy rozliczeniowe) danej kategorii pracowników. Przykładowo, w systemie podstawowym norma dobowa wynosi 8 godzin, norma tygodniowa – przeciętnie 40 godzin, a okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy (z możliwością wydłużenia go nawet do 1 roku dla niektórych kategorii zatrudnionych lub pracodawców stosujących tzw. ustawę antykryzysową).

Z kolei, w systemie równoważnym, można planować pracę na więcej niż 8 godzin na dobę – gdyż wymiar dobowy jest wydłużony maksymalnie do 12 godzin. Norma średniotygodniowa jest taka sama jak w systemie podstawowym (przeciętnie 40 godzin). Natomiast okres rozliczeniowy zasadniczo nie powinien przekraczać miesiąca (z możliwością wydłużenia w niektórych przypadkach – maksymalnie do 4 miesięcy).

Obowiązujący u pracodawcy system (systemy) czasu pracy określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu. Zasady te nie dotyczą systemu weekendowo- -świątecznego oraz systemu skróconego tygodnia pracy. Te systemy stosuje się na podstawie umowy o pracę, na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 3 kp).

Do czego służy okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy to okres, w którym rozliczasz czas pracy i po zakończeniu którego obliczane jest wynagrodzenie należne pracownikowi. Z jednej strony, w ramach okresu rozliczeniowego ustalasz liczbę godzin i dni do przepracowania oraz planujesz ją w rozkładzie (grafiku, harmonogramie) czasu pracy. Z drugiej zaś strony, po zakończeniu okresu rozliczeniowego sprawdzasz, czy w tym okresie nastąpiło przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy lub niedopracowanie wymaganej liczby godzin.

Maksymalna długość okresów rozliczeniowych ustalona została w Kodeksie pracy. Zależy ona od stosowanego w Twojej firmie systemu czasu pracy. Należy zdecydować, czy w Twojej firmie będą stosowane okresy rozliczeniowe w maksymalnej, dozwolonej przez prawo długości czy też zastosowane zostaną okresy krótsze. Odpowiedni zapis co do przyjętej u pracodawcy długości okresu rozliczeniowego powinien znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli Twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązana do ustalenia regulaminu (oczywiście należy pamiętać, że wprowadzenie zapisów na temat okresu rozliczeniowego do regulaminu, układu czy obwieszczenia powinno odbyć się w odpowiednim trybie).

Zapisując w regulaminie pracy, układzie lub obwieszczeniu, jaki okres rozliczeniowy przyjęto dla określonych grup pracowników, wskaż po pierwsze długość pojedynczego okresu rozliczeniowego (np. 1 miesiąc, 3 miesiące) a po drugie datę, od której rozpoczyna się stosowanie okresu w ustalonej długości, np. od 1 stycznia danego roku. Zamiast tego możesz wskazać miesiące lub kwartały roku objęte poszczególnymi okresami rozliczeniowymi, np. „W zakładzie pracy obowiązują 3-miesięczne okresy rozliczeniowe, obejmujące odpowiednio I, II, III i IV kwartał każdego roku kalendarzowego”.

Pamiętaj, że okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z miesiącem kalendarzowym, czy kwartałem.

Długie okresy są opłacalne dla pracodawcy

Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym lepiej dla pracodawcy. W okresie rozliczeniowym trzeba bowiem oddać dni wolne w zamian za pracę w niedziele, święta, dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy oraz czas wolny za pracę w nadgodzinach, jeśli jest on oddawany na polecenie pracodawcy (tj. bez pisemnego wniosku pracownika o odbiór nadgodzin). Dłuższy okres umożliwia tym samym większą elastyczność w zakresie wyznaczania dni wolnych i możliwość rekompensowania nadgodzin czasem wolnym od pracy.

Systemy czasu pracy i okresy rozliczeniowe wynikające z Kodeksu pracy

System czasu pracy
Podstawowy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
8 godzin

Okres rozliczeniowy
4 miesiące. Podstawa prawna  art. 129 § 1 kp.
6 miesięcy – w rolnictwie i hodowli, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób. Podstawa prawna art. 129 § 2 kp.
12 miesięcy – jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi, mającymi wpływ na przebieg procesu produkcji. Podstawa prawna art. 129 § 2 kp.

System czasu pracy
Równoważny

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 135 § 1 kp.
3 miesiące – w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Podstawa prawna art. 135 § 2 kp.
4 miesiące – przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych. Podstawa prawna art. 135 § 3 kp.

System czasu pracy
Równoważny przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
16 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 136 § 1 kp.

System czasu pracy
Równoważny dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
24 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc. Podstawa prawna art. 137 kp.

System czasu pracy
Praca w ruchu ciągłym

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
8 godzin (a raz w miesiącu w niektórych tygodniach 12 godzin)

Okres rozliczeniowy
4 tygodnie. Podstawa prawna art. 138 § 1 kp.

System czasu pracy
Skróconego tygodnia pracy

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc art. Podstawa prawna 143 kp.

System czasu pracy
Pracy weekendowo-świątecznej

Maksymalna liczba godzin do zaplanowania na dobę
12 godzin

Okres rozliczeniowy
1 miesiąc art. Podstawa prawna 144 kp.

Jak ustala się wymiar czasu pracy?

Tworząc grafik (harmonogram) czasu pracy, musisz wiedzieć, ile godzin pracy zaplanować pracownikowi oraz ile dni wolnych i dni pracy umieścić w grafiku. Liczba godzin pracy do przepracowania przez pracownika w okresie rozliczeniowym to właśnie wymiar czasu pracy. Oblicza się go na podstawie art. 130 kp.

W tym celu:

  • Pomnóż pełne tygodnie z danego okresu rozliczeniowego razy 40 godzin (UWAGA! Liczenie tygodni rozpocznij od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, niezależnie od tego, jaki jest to dzień tygodnia. Dokonując obliczeń wymiaru czasu pracy, pamiętaj, że przy miesięcznym okresie rozliczeniowym 4 tygodnie zawsze kończą się 28. dnia danego miesiąca, bez względu na to, w jakim dniu tygodnia rozpoczął się dany miesiąc).
  • Do uzyskanego wyniku dodaj wynik pomnożenia 8 godzin przez liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, ale przypadających od poniedziałku do piątku (UWAGA! Nie bierz pod uwagę sobót i niedziel).

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Pamiętaj, że przy ostatnim, niepełnym tygodniu okresu rozliczeniowego bierze się pod uwagę tylko dni od poniedziałku do piątku, niezależnie od tego, jakie dni są wyznaczone dla pracowników jako dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Zasada ta obowiązuje także wówczas, gdy pracownicy pracują w niedziele. Niedziele i święta pomija się bowiem przy ustalaniu wymiaru w danym okresie rozliczeniowym, ponieważ święto przypadające w innym dniu niż niedziela sprawia, że dzień ten przestaje być dniem roboczym i dlatego pomijany jest przy obliczaniu liczby godzin, podobnie jak niedziela.

Przykład:

Wymiar czasu pracy w styczniu 2010 r. ustalamy w następujący sposób:

Etap I: Obliczając wymiar czasu pracy do przepracowania w styczniu 2010 r. ustal najpierw iloczyn 40 godzin i tygodni przypadających w styczniu. 4 pełne tygodnie kończą się 29 stycznia 2010 r. Dlatego policz: 4 x 40 godzin = 160 godzin.

Etap II: Teraz do tej liczby dodaj iloczyn 8 godzin i dni, które zostały do końca okresu rozliczeniowego, a przypadają od poniedziałku do piątku. Do końca miesiąca zostanie jeszcze 1 stycznia. Jest to piątek. Dlatego pomnóż 8 godzin razy ten dzień tj. piątek, czyli: 8 godzin x 1 dzień = 8 godzin.

Etap III: Teraz obliczenia należy zsumować: 160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

Etap IV: Od tak obliczonej liczby odejmij iloczyn 8 godzin i świąt przypadających w inne dni niż niedziela. Zrób to także wówczas, gdy dni te przypadają w tym samym tygodniu. Od 30 listopada 2006 r. nie obowiązuje bowiem zdanie 2 art. 130 § 2 kp, które stanowiło, że jeżeli w tygodniu obejmującym 7 dni od poniedziałku do niedzieli wystąpią 2 święta w inne dni niż niedziela, obniża się wymiar czasu do przepracowania tylko z tytułu jednego z tych świąt. W styczniu 2010 r. mamy tylko jedno święto – Nowy Rok. Dlatego wymiar czasu pracy do przepracowania obniżamy tylko o to jedno święto. 168 godzin – (1 święto x 8 godzin) = 160 godzin.

Wynik: Wymiar czasu pracy do przepracowania przez pracowników zatrudnionych na pełnym etacie w styczniu 2010 r. wynosi zatem 160 godzin.

Autor: Iwona Jaroszewska-Ignatowska

Artykuł jest fragmentem publikacji Czas pracy w 2011 roku. 23 przykładowe grafiki

 

Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ?


Ewidencja czasu pracy pracowników

Obowiązek ewidencji czasu pracy

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej stosunku pracy (art. 94 pkt 9a kp). W praktyce jest to m.in. obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy (art. 149 § 1 kp), z uwzględnieniem m.in. pracy w godzinach nadliczbowych. Pamiętajcie, że brak takiej ewidencji może w konkretnej sytuacji spornej spowodować bardzo niekorzystne dla Was skutki procesowe.

Ostrzegamy Was, gdyż zdanie sądu na temat prowadzenia ewidencji czasu pracy jest dość jednoznaczne. Raczej nie możecie liczyć na uniknięcie kary za niedopełnienie tego obowiązku. Na dowód przytaczamy jeden z wyroków Sądu Najwyższego.

Brak ewidencji – wykroczenie przeciwko prawom pracownika!

„Można przyjąć, choć nie jest to kwalifikacja normatywna, że [ewidencja czasu pracy] jest to podstawowy obowiązek pracodawcy. Jego niewykonanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. I to podwójne – naruszenie przepisu o czasie pracy oraz naruszenie obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy”.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji, będzie miał problem w razie sporu przed sądem o wynagrodzenie w godzinach nadliczbowych.

„Brak dokumentacji wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 Kodeksu cywilnego rozkładu ciężaru dowodu i przerzucenie go na osobę zaprzeczającą udokumentowanym faktom, z których strona procesowa wywodzi skutki prawne. W sprawie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca ma w takich razach obowiązek wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, jak twierdzi, a tym bardziej, jaki udokumentował.

Skoro pracodawca kwestionuje moc dowodową przedstawionego przez pracownika dokumentu, będącego wprawdzie dokumentem prywatnym, jednak potwierdzonym podpisami przełożonego, zeznaniami świadków i uprawdopodobnionym listami obecności, to powinien wykazać prawdziwość swoich twierdzeń, odmiennych od zawartych w tym dokumencie”. Uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 5 maja 1999 r. (I PKN 665/98, OSNAPiUS z 2000 r. nr 14, poz. 535).

Obowiązek każdego pracodawcy

Zwróćcie uwagę, że obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracodawców – niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, formy ich wynagradzania i rodzaju umowy o pracę.

Praktycznym spełnieniem tego obowiązku jest założenie i prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy [..]

Brak obowiązku ewidencji godzin pracy

Powinniście prowadzić karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika z osobna. Nie musicie jednak ewidencjonować godzin pracy następujących pracowników:

* objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

* zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

* otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 kp).

W stosunku do tych pracowników musicie jedynie prowadzić ewidencję ich obecności (np. praca w święto, w niedzielę, w nocy itp.) i nieobecności w pracy ze wskazaniem rodzajów absencji (np. urlop, zwolnienie lekarskie itp.), a nie ewidencję godzin pracy.

Zadaniowy czas pracy

Przy zadaniowym czasie pracy nie ma z góry ustalonego rozkładu czasu pracy (tj. godzin rozpoczynania i kończenia pracy). O rozkładzie decyduje każdorazowo sam pracownik. Od rodzaju zadania zależy więc czas jego wykonywania (czasu wykonywania zadań nie dyktuje tu pracodawca ani prawo pracy).

Pracownik nie pozostaje do Waszej dyspozycji (art. 128 kp) w ustalonym z góry rozkładzie (w narzuconych mu z góry godzinach), lecz sam decyduje o czasie wykonywania zadania. Z tych m.in. względów kontrola rzeczywistego czasu pracy w poszczególnych dniach i tygodniach jest albo dość trudna, albo wręcz niemożliwa. Dotyczy to w szczególności prac wykonywanych poza siedzibą pracodawcy, np. przez przedstawicieli handlowych.

W przypadku tych pracowników nie macie obowiązku rejestrowania godzin pracy (art. 149 § 2 kp). Musicie jednak rejestrować pozostałe dane, takie jak dni nieobecności w pracy, urlopy, zwolnienia itp.

Czas pracy pracowników zarządzających

Dla pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy powinniście prowadzić kartę ewidencji czasu pracy. Nie musicie w niej jednak ewidencjonować godzin pracy (art. 149 § 2 kp). Do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy należą:

  • pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy lub
  • pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy (np.
  • członkowie zarządu spółki z o.o., spółki akcyjnej),
  • główni księgowi (art. 128 § 2 pkt 2 kp).

Ryczałt za nadgodziny lub noce

Nie macie obowiązku prowadzić ewidencji godzin pracy także w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub za pracę w porze nocnej.

Ryczałt za pracę nadliczbową możecie ustalić w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy. Pamiętajcie jednak, że wysokość tego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1511 § 4 kp).

Wobec pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy możecie natomiast ustalić ryczałt za pracę w nocy, który zastąpi dodatek za pracę w porze nocnej. Musicie jednak pamiętać, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Uwaga

Jeśli wysokość ustalonych ryczałtów – za pracę w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych – jest niższa od wysokości dodatków, które pracownik powinien otrzymać z tytułu rzeczywiście wykonywanej pracy w nadgodzinach lub w porze nocnej, pracownikowi przysługuje roszczenie o wypłatę różnicy pomiędzy ryczałtem a rzeczywistą kwotą dodatków.

Zakres ewidencji czasu pracy

Informacje, które powinniście zamieszczać w karcie ewidencji czasu pracy, określa § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.).

Zawartość karty ewidencji czasu pracy

W karcie ewidencji czasu pracy powinniście wykazywać:

  • pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy…[..]

Autor: Grzegorz Orłowski

Artykuł jest fragmentem publikacji Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ją bezbłędnie