Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop ?

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za urlop, które składa się ze stałych i zmiennych składników wynagrodzenia za pracę.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy obliczamy w następujący sposób:

  • dzielimy podstawę wymiary przez liczbę godzin faktycznej pracy danego pracownika,
  • mnożymy tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik powinien przepracować,. gdyby nie poszedł na urlop,

Dla przykładu 1: Pracownik administracyjny, którego miesięczne wynagrodzenia za pracę składa się z:

  • wynagrodzenie zasadnicze: 1600 zł
  • dodatek stażowy: 160 zł
  • dodatek funkcyjny: 130 zł

W sumie: 1600 zł + 160 zł + 130 zł = 1890 zł

Pracownik przebywał w czerwcu na 14 dniowym urlopie wypoczynkowym.

W tym przypadku, korzystanie z urlopu wypoczynkowego nie wpływa na wysokość wynagrodzenia za pracę. Stałe składniki wynagrodzenia powodują, że nie trzeba dokonywać żadnych obliczeń, ponieważ uwzględniane jest wynagrodzenie, które należy się pracownikowi zgodnie z umową o pracę. Tak więc pracownikowi za czerwiec należy wypłacić 1890 zł, czyli tyle ile otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc.

Dla przykładu 2: Pracownik kadrowy, który pracuje 8 godzin dziennie. W sierpniu wziął 15 dni urlopu, co odpowiada 120 godzinom roboczym.

Miesięczne wynagrodzenia za pracę pracownika składa się:

  • wynagrodzenie zasadnicze: 2000 zł
  • dodatek stażowy: 250 zł
  • dodatek funkcyjny: 350 zł

W sumie: 2000 zł + 250 zł + 350 zł = 2600 zł

Pracownik ponadto otrzymał w trzech kolejnych miesiącach maju, czerwcu, lipcu premię w wysokości odpowiednio:  220 zł, 180 zł i 200 zł. Razem: 600 zł.

Jak obliczyć ?

1. Składniki stałe: 2600 zł (wynagrodzenie + dodatki) = 176 godzin w sierpniu = 14,77 zł stawki godzinowej.

14.77 zł x 120 godzin urlopu = 1772 zł (podstawa stałych składników).

2. Składniki zmienne : suma premii z 3 miesięcy: 600 zł

600 zł: 512 godzin roboczych w maju, czerwcu i lipcu = 1,17 zł stawki godzinowej.

1,17 zł x 120 godzin urlopu = 140,40 zł (podstawa zmiennych składników).

3. W sumie: 1772 zł + 140,40 zł = 1912,40 zł

Takie wynagrodzenie powinien otrzymać pracownik za 15 dni urlopu wypoczynkowego.

Pamiętaj ! Obliczając podstawę musisz uwzględnić wszelkie zmiany wysokości składników, które wchodzą do podstawy w okresie, z którego ustala się podstawę oraz z miesiąca, w którym wykorzystywany jest urlop wypoczynkowy (np. podwyżka, która została wprowadzona w miesiącu, w którym pracownik przebywa na urlopie powinna skutkować zwiększeniem podstawy wymiaru urlopu).

Do kiedy zaległy urlop ?

Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku, w którym nabył do niego prawo (np. za 2010 r. do końca 2010 r.

Jednak zachodzą sytuacje, gdy z jakiś względów nie jest to możliwe. Wtedy, zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca musi udzielić zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału roku następującego po tym, w którym pracownik,nabył  prawo do wypoczynku.

Gdy pracodawca nie zastosuje się do tego przepisu, to w razie kontroli inspekcji pracy może zostać ukarany grzywną za wykroczenie przeciwko prawo pracownika.

W sytuacji, gdy pracownik nie chce skorzystać z zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca może go na niego wysłać w terminie od 1 stycznia do 31 marca. Pracownik nie będzie musiał wypisywać wniosku urlopowego, bo otrzyma od pracodawcy polecenie służbowe.

Jeżeli chodzi o ekwiwalent urlopowy, to jego wypłata będzie możliwa, gdy osoba zatrudniona nie zdążyła wykorzystać urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

To musisz wiedzieć ! Gdy pracownik z jakiegoś powodu nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego, to mu on nie przepada. Prawo do urlopu przedawnia się dopiero po trzech latach.

Warto pamiętać także o tym, że pracodawca zawsze musi wyrazić zgodę na termin urlopu wypoczynkowego, niezależnie od tego, czy jest to aktualny czy zaległy urlop.

Jak obliczyć urlop niepełnoetatowca w przypadku zmiany wymiaru etatu?

Urlop niepełnoetatowca

Proporcjonalnie do wymiaru etatu

Liczbę dni urlopu wypoczynkowego dla pracownika zatrudnionego na część etatu ustalasz proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. W tym celu wykonaj poniższe obliczenia (art. 154 § 2 kp).

Krok 1 → Określasz staż pracy danego pracownika (poniżej bądź powyżej 10 lat) i na tej podstawie ustalasz, do jakiego wymiaru urlopu byłby on uprawniony w przypadku zatrudnienia na pełny etat (20 lub 26 dni urlopu).

Krok 2 → Pomnóż liczbę dni urlopu przysługującego przy pełnym etacie przez wymiar czasu pracy danego pracownika.

Krok 3 → Jeśli otrzymałeś wynik w niepełnych dniach, zawsze zaokrąglij go w górę do pełnego dnia.

Krok 4 → Otrzymaną liczbę dni urlopu przelicz na godziny, przyjmując że 1 dzień urlopu to 8 godzin.

Przykład

Pracownik ze stażem pracy niższym niż 10 lat, zatrudniony na 1/4 etatu ma prawo do 40 godzin urlopu. Obliczasz to następująco:

  • 1/4 × 20 dni = 5 dni × 8 godz. =40 godz.

Pracujący na 1/4 etatu z co najmniej 10-letnim stażem pracy jest uprawniony do 56 godzin urlopu:

  • 1/4 × 26 dni = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni × 8 godz. = 56 godz.

Dla 1/2 etatu urlop wynosi – przy stażu pracy do 10 lat 80 godzin:

  • 1/2 × 20 dni = 10 dni × 8 godz. = 80 godz.,

a przy stażu co najmniej 10-letnim – 104 godziny:

  • 1/2 × 26 dni = 13 dni × 8 godz. =104 godz.

Urlopu udzielasz na dni i godziny pracy

Każdemu pracownikowi, także niepełnoetatowemu, urlopu udzielasz na dni jego pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w takiej liczbie godzin, jaką pracownik ma do przepracowania w dniu, w którym chce skorzystać z urlopu (art. 1542 kp). Taką też liczbę godzin odejmujesz z jego puli urlopowej. Nie zawsze będzie to oznaczać wykorzystanie pełnych dni urlopu równych 8 godzinom albo ich wielokrotności.

Przykład

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu pracuje w poniedziałki i wtorki po 8 godzin oraz w środę 4 godziny. Chce wziąć urlop na cały tydzień, udzielasz mu go zatem na poniedziałek (8 godz.), wtorek (8 godz.) i środę (4 godz.). Na czwartek i piątek urlopu nie udzielasz, ponieważ nie są to dni pracy tego pracownika. A zatem z jego puli urlopowej odejmujesz w tym przypadku 20 godzin (8 + 8 + 4).

Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku – etaty rozlicz oddzielnie

Zdarza się, że w trakcie roku kalendarzowego następuje zmiana wymiaru czasu pracy, w którym jest zatrudniony pracownik. Kodeks pracy nie określa, jak w takiej sytuacji powinieneś ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika. W praktyce przyjmuje się, że w takim przypadku wymiar urlopu wypoczynkowego należy obliczyć proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego na poszczególnych etatach.

Należałoby również przyjąć, że przy zwiększaniu lub redukcji wymiaru etatu, a co się z tym wiąże wymiaru urlopu, należy stosować konsekwentnie zasady, jak przy udzielaniu urlopu proporcjonalnego, czyli niepełny dzień urlopu zaokrąglać w górę do pełnego dnia, a niepełny kalendarzowy miesiąc – w górę do pełnego miesiąca. W ten sposób pracownik zyskuje na dokonywanych kolejnych zaokrągleniach.

Artykuł jest fragmentem publikacji Sezon letni w firmie


Czy pierwszego urlopu można udzielać nawet na minuty, czy trzeba zaokrąglać?

Pierwszy urlop pracownika

1/12 urlopu po miesiącu pracy

Pracownik w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę po raz pierwszy, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Zwróć uwagę, że nie chodzi tu o pierwszy rok pracy, tylko o rok kalendarzowy, w którym pracownik podął pracę po raz pierwszy. Oznacza to, że jeśli pracownik podjął swą pierwszą w życiu pracę np. w grudniu 2008 r., to 1 stycznia 2009 r. naliczasz mu urlop na zwykłych zasadach (czyli nabywa prawo do 20 dni urlopu z góry), a nie jak pierwszy urlop.

Wynik w minutach, czy zaokrąglić?

Kodeks pracy nie precyzuje, jak powinieneś udzielać pierwszego urlopu. Przede wszystkim brak jest przepisu, który pozwalałby na zaokrąglanie przysługującego pracownikowi urlopu do pełnego dnia. A zatem z upływem każdego miesiąca pracy pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze: 1/12 × 20 dni = 1 i 2/3 dnia. Biorąc pod uwagę, że urlop oblicza się w ułamkowych częściach dnia, często będzie się zdarzać, iż po pomnożeniu liczby dni przez 8 godzin uzyskasz wynik w godzinach i minutach.

Można się jednak spotkać z poglądem, że jeżeli w rezultacie obliczeń otrzymamy wynik w postaci określonej liczby godzin i minut, należy go tak zaokrąglić w górę, aby uzyskać wynik w pełnych godzinach. Zaokrąglenie dokonywane w ten sposób jest dla pracownika korzystne, gdyż prowadzi do udzielenia mu urlopu w wyższym wymiarze niż ten, do którego nabył prawo. A zatem jest dozwolone.

Jednak decyzja, czy zastosujesz korzystniejszą dla pracownika metodę, należy do Ciebie. Zauważ jednak, że taka metoda będzie prostsza do zastosowania w praktyce.

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełny etat, na czas nieokreślony, który rozpoczął pracę 1 lutego 2009 r., wykorzystuje swój pierwszy w życiu urlop wypoczynkowy w lipcu 2009 r.

Pracownik ten ma więc prawo do urlopu za: luty, marzec, kwiecień,maj i czerwiec, czyli:

  • 1/12 × 20 dni = 1 i 2/3 dnia,
  • 5 miesięcy × 1 i 2/3 dnia = 8 i 1/3 dnia (66 godz. i 40 min).

Miesiąc pracy = 30 dni

Jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym u pierwszego w swojej karierze zawodowej pracodawcy nie przepracował pełnego miesiąca, prawo do urlopu za ten miesiąc uzyska u kolejnego pracodawcy.

Przykład

Pracownik, który podjął w 2009 r. swoją pierwszą w życiu pracę, przepracował u pracodawcy A okres od 1 do 18 maja 2009 r. Kolejną pracę podjął u pracodawcy B od 1 czerwca 2009 r.

Miesiąc pracy minie zatem pracownikowi z upływem 12 czerwca 2009 r. (18 dni pracy z maja + 12 dni pracy z czerwca). W takim przypadku miesiąc ustala się bowiem, stosując art. 114 kc w zw. z art. 300 kp, który stanowi, że jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się jako 30 dni.

Artykuł jest fragmentem publikacji Sezon letni w firmie

 

Ile dni urlopu przysługuje ?

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Na podstawie art. 154 & 1 Kodeksu Pracy pracownikowi przysługuje:

Okresy, które pracownik może doliczyć do stażu pracy

Pracownik może do stażu pracy, od którego zależny jest wymiar jego urlopu wypoczynkowego doliczyć okres nauki w szkołach ponadpodstawowych. Ale trzeba pamiętać o tym, że można uwzględnić tylko ten okres nauki, który jest ukończony i potwierdzony uzyskanym świadectwem czy dyplomem.

Tak więc pracownik może wliczyć do okresu pracy ukończoną i potwierdzoną świadectwem lub dyplomem naukę w:

  • zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej – tutaj można wliczyć przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, jednak nie więcej niż 3 lata,
  • średniej szkole zawodowej – tutaj można wliczyć przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, jednak nie może to być więcej niż 5 lat,
  • średniej szkole zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – tutaj można wliczyć 5 lat,
  • średniej szkole ogólnokształcącej – 4 lata,
  • szkole policealnej – 6 lat,
  • szkole wyższej – 8 lat

Pracownik musi pamiętać, że powyższe okresy nauki nie mogą być zsumowane, a więc nie można sobie dodać 8 lat szkoły wyższej do 6 lat szkoły policealnej. Ukończone studia wyższe dają 8 lat pracy.

Następnie trzeba też pamiętać o tym, że, gdy nauką była pobierana podczas zatrudnienia, to do okresu pracy, od którego uzależniony jest wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym pracownik się uczył, bądź okres nauki. Wszystko zależy od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Jeżeli chodzi o wymiar urlopu dla pracownika niepełnoetatowego, to ustalany on jest proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy.

Dla przykładu: pracownik zatrudniony jest na 1/3 etatu, a jego staż pracy wynosi 12 lat, to z 26 dni urlopu wypoczynkowego 1/3 daje około 8,8 dnia. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, a więc pracownikowi będzie przysługiwało 9 dni urlopu wypoczynkowego.

Wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia

Urlop a okres wypowiedzenia

Kodeks pracy (art. 1671), zobowiązuje pracownika w okresie wypowiedzenia umowy o pracę do wykorzystania urlopu, gdy pracodawca mu go w tym okresie udzieli.

Przepis ten daje pracodawcy możliwość wysłania pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia. Pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania tego z pracownikiem.

Tak więc pracownik musi pamiętać, że niezależnie od tego, kiedy zaplanował sobie wakacje, jeżeli w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, pracodawca zobowiąże go do wykorzystania urlopu, to będzie musiał z niego skorzystać.

Pracodawca może w ten sposób uniknąć wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Pracownik obowiązkowo musi wykorzystać przysługujący mu urlop zarówno ten zaległy, jaki i bieżący. Jednak tutaj trzeba pamiętać, że wymiar urlopu bieżącego nie może przekraczać wymiaru, który wynika z zastosowania przepisów o urlopie proporcjonalnym.

Zaległy urlop na żądanie – kiedy wykorzystać ?

Pracodawca ma obowiązek w myśl przepisów prawa pracy udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym prawo do urlopu zostało przez pracownika uzyskane (podstawa prawna art.152 Kodeksu pracy).

Pracodawca może odstąpić od tej zasady tylko wyjątkowo i jest to ściśle określone w przepisach.

Gdy pracownikowi zostanie udzielony urlop wypoczynkowy w terminie późniejszym niż rok kalendarzowy, w którym prawo do urlopu zostało uzyskane, to będzie to urlop zaległy.

Według art. art.168 Kodeksu pracy zaległy urlop powinien być udzielony pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego i jest to niezależne od tego,czy przyczyna leży po stronie pracodawcy czy pracownika.

Wyżej opisany przypadek nie dotyczy czterech dni urlopu na żądanie pracownika (art.1672 Kodeksu pracy ). Pracownik uprawniony jest bowiem do tego urlopu na dany rok kalendarzowy i gdy go nie wykorzysta w danym roku,to nie będzie mógł go przenieść na rok następny.

Tak więc nieudzielenie urlopu na żądanie,które tracą wraz z końcem roku swój specyficzny charakter – nie będzie traktowane jako naruszenie obowiązku,który wynika z art.168.

Dla przykładu:

  • pracownik uprawniony jest do 26 dni urlopu wypoczynkowego i nie wykorzystał 8 dni urlopu w 2009 r. w tym 4 dni na żądanie. W 2010r. będzie mógł wykorzystać 8 dni urlopu zaległego. Trzeba jednak pamiętać, że obowiązek  wykorzystania zaległego urlopu do 31 marca 2010 r. będzie tyczył się tylko 4 dni urlopu wypoczynkowego, a to dlatego,że pozostałe 4 dni urlopu zaległego pracownika w 2009 r. były niewykorzystanym urlopem na żądanie.

Warto także pamiętać o tym, że na podstawie art.1672 Kodeksu pracy pracownik w danym roku kalendarzowym ma prawo skorzystać tylko z 4 dni urlopu na żądanie i jeżeli ten urlop nie zostanie przez niego wykorzystany,to te 4 dni przejdą na rok następny, ale jako już “normalne” dni urlopu.

Termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy pracownika

Pracownik ma prawo wykorzystać swój urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w który uzyskał do niego prawo. Obowiązkiem pracodawcy jest mu go udzielić.

Jeżeli pracowni złoży odpowiedni wniosek, to urlop może zostać podzielony na części. Warto jednak pamiętać, że jeżeli pracownik będzie chciał podzielić swój urlop wypoczynkowy, to co najmniej jedna jego część powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Pracodawca powinien udzielać urlopów w zgodzie z planem urlopów lub po porozumieniu się z pracownikiem. Jeżeli pracownica złoży taki wniosek, to pracodawca ma obowiązek udzielić jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Tyczy się także pracownika-ojca, który wychowuje dziecko i korzysta z urlopu macierzyńskiego lub tzw. urlopu ojcowskiego, a także pracowników, którzy przebywają na dodatkowym urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie dodatkowym na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Termin dotyczący urlopu wypoczynkowego, który został ustalony między pracodawcą  i pracownikiem, jest wiążący dla obu stron.

Termin może zostać przesunięty w dwóch przypadkach:

  • na wniosek pracownika, gdy umotywuje to ważnymi przyczynami,
  • gdy zaistnieją szczególne potrzeby pracodawcy (nieobecność pracownika będzie powodem zakłócenia toku pracy).

W przypadku, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w terminie, który został ustalony z przyczyn, które usprawiedliwiają  nieobecność, a szczególnie, gdy powodem jest:

  • choroba,
  • odosobnienie związane z chorobą zakaźną,
  • powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
  • urlop macierzyński, dodatkowy urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego i urlop ojcowski,

obowiązkiem pracodawcy jest przesunięcie urlopu na termin późniejszy.

W przypadku, gdy pracownik rozpocznie urlop wypoczynkowy, a z jakiś powodów (szczególne okoliczności) nie wykorzysta go w całości. Może to być:

  • czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
  • odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
  • odbywanie ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
  • urlop macierzyński, dodatkowy urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego i urlop ojcowski.

to obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu w terminie późniejszym.

Trzeba pamiętać o tym, ze żadne inne okoliczności, które pojawią się w trakcie przebywania na urlopie wypoczynkowym , nie mogą być powodem jego przerwania. Dotyczy to np. choroby dziecka pracownika.

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego w dni, które są dla pracownika dniami pracy w zgodzie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Bez znaczenia jest to, czy dzień pracy danego pracownika przypada w dnu powszednim, w niedzielę lub w dzień świąteczny.

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielony pracownikowi w pełnych dniach. Jest tylko jeden wyjątek ot tej zasady, urlop może zostać udzielony pracownikowi w dniu pracy w wymiarze godzinowym, który odpowiada części dobowego wymiaru czasu pracy, ale musi zajść sytuacja, gdy część urlopu wypoczynkowego, która została pracownikowi do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar jego czasu pracy w dniu, na który ma być mu udzielony urlop.

Urlop proporcjonalny

Gdy stosunek pracy z pracownikiem, który jest uprawniony do kolejnego urlopu wypoczynkowego ustaje w danym roku kalendarzowym, to przysługuje mu urlop:

u dotychczasowego pracodawcy - wymiar tego urlopu wypoczynkowego powinien być proporcjonalny do okresu, który pracownik przepracował u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, wyjątkiem jest tutaj wykorzystanie urlopu przez pracownika w przysługującym mu lub wyższym wymiarze przed ustaniem tego stosunku pracy.

u kolejnego pracodawcy -  wymiar tego urlopu wypoczynkowego:

  • powinien być proporcjonalny do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego ( w przypadku, gdy pracownik zatrudniony jest na czas, który jest nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego).
  • powinien być proporcjonalny do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (w przypadku, gdy pracownik zatrudniony jest na czas krótszy niż niż do końca danego roku kalendarzowego).

Zasady ustalania wymiaru urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy stosowane są odpowiednio, gdy:

pracownik, podejmuje u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawca oraz

pracownik powraca do pracy u swojego dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

  • bezpłatnego urlopu,
  • tymczasowego aresztowania,
  • kary pozbawienia wolności,
  • nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy