Jak sformułować przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę ?


Sformułowanie przyczyny wypowiedzenia

Podstawowe cechy przyczyny wypowiedzenia

Wypowiadając pracownikowi umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony, musisz wskazać mu na piśmie przyczynę wypowiedzenia. Nie jest łatwo ją sformułować, biorąc pod uwagę, że Kodeks pracy nie daje w tym względzie praktycznie żadnych wskazówek.

Jednak tematem tym od wielu lat zajmuje się orzecznictwo Sądu Najwyższego. Wynika z niego, że prawidłowo skonstruowana przyczyna wypowiedzenia musi być:

  • prawdziwa (rzeczywista) oraz
  • konkretna.

Po pierwsze – prawdziwa

…czyli możliwa do udowodnienia

Prawdziwa przyczyna wypowiedzenia to taka, która była faktycznym powodem podjęcia decyzji o wypowiedzeniu oraz – co ważne – którą jesteś w stanie udowodnić przed sądem wszelkimi dostępnymi dowodami, tj. za pomocą zeznań świadków, notatek służbowych, ocen pracownika, e-maili itp. W wypowiedzeniu wpisz więc tylko to, co się rzeczywiście zdarzyło i co jesteś w stanie udowodnić w trakcie procesu sądowego. Już pisząc oświadczenie o wypowiedzeniu, musisz bowiem przygotować się na to, że pracownik może skierować sprawę do sądu pracy!

Przykład z sali sądowej:

Pracownik zatrudniony jako przedstawiciel handlowy nocował w hotelach i przedstawiał swojemu pracodawcy faktury z tych hoteli. W pewnym momencie pracodawca zorientował się, że faktury są fałszywe. Sprawdził to, dzwoniąc do hotelu, który potwierdził jego hipotezę. W związku z tym pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, podając jako przyczynę „fałszowanie faktur przez pracownika”. Sprawa trafiła do sądu pracy, a tam żona pracownika zeznała, że to ona fałszowała faktury.

W konsekwencji pracownik zażądał przywrócenia do pracy. Podana przyczyna wypowiedzenia była bowiem nieprawdziwa.

→ W opisanym przypadku pracodawca jako przyczynę powinien podać „przedstawianie pracodawcy przez pracownika sfałszowanych faktur”. W momencie wypowiedzenia nie posiadał bowiem wiedzy co do tego, kto fałszował faktury, a jedynie wiedział, że pracownik przedstawiał mu fałszywe faktury.

A jeśli za wskazaną przyczyną kryje się coś innego?

Sąd pracy może dociekać, czy podana przyczyna nie była przypadkiem, tylko „zasłoną dymną” dla prawdziwego powodu zwolnienia.

Przykład z sali sądowej:

Pracodawca – jeden z oddziałów NFZ – wypowiedział pracownicy, Jadwidze M., umowę o pracę, podając jako powód „utratę zaufania spowodowaną zaniedbaniami w wykonywaniu obowiązków służbowych, czego skutkiem była negatywna ocena pracy całego oddziału dokonana przez centralę NFZ”. Pracownica skierowała sprawę do sądu pracy, żądając odszkodowania za nieuzasadnione wypowiedzenie.

Sąd badając sprawę, odkrył, że podana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia była pozorna – pracodawca nie potrafi ł udowodnić ani zaniedbań pracownicy, ani tego, że cały oddział był negatywnie oceniany przez centralę NFZ. Okazało się za to, że u pracodawcy nastąpiły zmiany organizacyjne, co pociągnęło za sobą konieczność redukcji etatów (likwidacji stanowiska zajmowanego przez Jadwigę M.).

To była rzeczywista i jedyna przyczyna, dla której pracownica otrzymała wypowiedzenie. W konsekwencji sąd przyznał pracownicy nie tylko żądane odszkodowanie za wadliwe rozwiązanie umowy o pracę, ale także odprawę z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika (z tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych).

→ W omawianym przypadku jako przyczynę wypowiedzenia należało wskazać „likwidację stanowiska (tu wpisać nazwę likwidowanego stanowiska) spowodowaną zmianami organizacyjnymi w firmie”.

Ważne! Podanie przez pracodawcę w wypowiedzeniu przyczyny pozornej (nierzeczywistej, nieprawdziwej) jest równoznaczne z brakiem wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie. W takim przypadku pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy i żądać od pracodawcy uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach albo odszkodowania.

Zdaniem Sądu Najwyższego

Naruszeniem art. 30 § 4 kp jest brak wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, ujęcie jej w sposób zbyt ogólnikowy, a także podanie innej przyczyny niż uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę, a więc wskazanie przyczyny „nierzeczywistej”. Wyrok SN z 7 kwietnia 1999 r., I PKN 645/98, patrz też wyrok SN z 6 kwietnia 2007 r., II PK 265/06.

Po drugie – konkretna

Przyczyna wypowiedzenia musi być wskazana w sposób, który jednoznacznie pokazuje, co masz pracownikowi do zarzucenia. Zbyt ogólnie sformułowana przyczyna wypowiedzenia, nawet jeśli będzie prawdziwa, spowoduje, że wypowiedzenie będzie dokonane z naruszeniem prawa i sąd przywróci pracownika do pracy lub zasądzi na jego rzecz odszkodowanie.

Zdaniem Sądu Najwyższego

Art. 30 § 4 kp dopuszcza różne sposoby określenia przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę. Z oświadczenia pracodawcy powinno jednak wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy. Wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 112/06.

Przykładowo, nie pisz w wypowiedzeniu jedynie, że powodem zwolnienia jest „utrata zaufania do pracownika”. Taka przyczyna jest niekonkretna. Musisz wskazać, z czego wynika utrata zaufania. Powinieneś więc napisać przykładowo:

  • „utrata zaufania do pracownika spowodowana tym, że w dniach 3–14 listopada 2008 r. odwiedzając klientów, przedstawiał się jako reprezentant innej firmy niż pracodawca”,
  • „utrata zaufania spowodowana brakiem dbałości o dobre imię pracodawcy (lub odpowiednio – brakiem dbałości o mienie pracodawcy) podczas wyjazdu służbowego w dniu…” (patrz: wyrok SN z 10 sierpnia 2000 r., I PKN 1/00).

Pracownik musi rozumieć, za co go zwalniasz

Wyznacznikiem tego, czy dostatecznie skonkretyzowałeś przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę będzie, czy jest ona zrozumiała dla pracownika, z którym się rozstajesz. A zatem przyczynę wypowiedzenia musisz tak skonstruować, aby to przede wszystkim osoba zwalniana wiedziała, z jakim swoim zachowaniem ma łączyć fakt wypowiedzenia.

Przywołuj przy tym fakty, konkretne okoliczności dotyczące zachowania pracownika, które zadecydowały o podjęciu przez Ciebie decyzji o jego zwolnieniu.

Również składając pracownikowi wypowiedzenie w obecności świadka, warto dodatkowo upewnić się, czy pracownik rozumie powody zakończenia stosunku pracy.

Zdaniem Sądu Najwyższego

1. Naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów na czas nieokreślony ma miejsce wówczas, gdy wskazana przez pracodawcę przyczyna jest niedostatecznie konkretna, a przez to niezrozumiała dla pracownika.

Wyrok SN z 10 maja 2000 r., I PKN 641/99

2. Wskazanie faktów i rzeczowych okoliczności  dotyczących osoby pracownika bądź jego zachowania w procesie świadczenia pracy lub zdarzeń – także niezależnych od niego – mających wpływ na decyzję pracodawcy, spełnia warunek podania konkretnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę.

Wyrok SN z 14 maja 1999 r., I PKN 47/99

Artykuł jest fragmentem publikacji Sformułowanie przyczyny wypowiedzenia