O co pytać podczas rozmowy kwalifikacyjnej ?


O co można pytać w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej?

Przepisy ściśle określają, jakich informacji możesz żądać od potencjalnego pracownika. W postępowaniu rekrutacyjnym musisz też stosować zasadę równego traktowania w zatrudnieniu (zakazu dyskryminacji). Uważaj więc, o co pytasz i co zamieszczasz w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Inaczej pracownik może pozwać Cię do sądu lub zawiadomić Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych.

Od kandydata żądać możesz jedynie niektórych danych

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie możesz żądać jedynie danych wymienionych w art. 221 § 1 kp, a więc:

– imienia (imion) i nazwiska,
– imion rodziców,
– daty urodzenia,
– miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
– wykształcenia,
– przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Innych informacji możesz żądać, wyłącznie jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Niektórych danych możesz żądać dopiero od pracownika

Nie możesz żądać podania przez kandydata do pracy np. miejsca urodzenia, numeru telefonu, nazwiska rodowego oraz faktu posiadania dzieci. Dopiero gdy kandydat do pracy stanie się pracownikiem, wolno Ci żądać od niego tego typu danych (a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci) – jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

PRZYKŁAD

Dopiero od pracownika (a nie kandydata do pracy) możesz wymagać zdjęć (tylu, ile potrzeba do celów służbowych, np. 1 do identyfikatora i 1 do książeczki ubezpieczeniowej).

Uważaj na kryteria dyskryminacyjne!

Prowadząc rozmowę, czyń to w taki sposób, aby nie stworzyć wrażenia, że kandydat jest dyskryminowany, np. ze względu na: płeć, niepełnosprawność, przynależność związkową itd. Katalog przyczyn dyskryminacji (z art. 183a kp) nie jest zamknięty, co oznacza, że kandydat może domagać się odszkodowania, jeśli uzna, iż był dyskryminowany z innego powodu (np. dlatego że pochodzi ze wsi, że nie jest szczupły, że to kawaler).

Niektóre dane – tylko za zgodą pracownika

Chociaż nie masz prawa, aby żądać innych danych niż ściśle wymienione w przepisach, pewne informacje możesz uzyskać od kandydata za jego zgodą. Kandydatom zadaje się np. pytania badające osobiste predyspozycje (jak choćby o słabe i mocne strony, największy sukces życiowy i porażkę itp.). Nie musisz mieć pisemnej zgody na przetwarzanie tych danych (w tym ich uzyskiwanie). Jednak zanim zaczniesz zadawać tego rodzaju pytania, upewnij się, że kandydat jest świadomy swojego prawa do odmowy udzielenia odpowiedzi na pytanie.

Uważaj na dane z testów psychologicznych!

Pracownika możesz kierować na testy psychologiczne, gdy pozwala na to przepis szczególny, np. kierowców.

Dane wymagane na podstawie odrębnych przepisów

Od niektórych kandydatów do pracy możesz domagać się szerszych informacji. Jest to jednak możliwe tylko wówczas, gdy wyraźnie stanowią tak przepisy. Istnieją zawody, np. strażnik miejski, których wykonywanie jest dozwolone tylko osobom niekaranym – w takich przypadkach możesz żądać zaświadczenia o niekaralności. Dla niektórych pracodawców, jak choćby instytucji kościelnych, istotna jest dopuszczalność pytań o wyznanie lub religię.

PRZYKŁAD

Pan Henryk prowadzi sklep. Chce zatrudnić dwóch sprzedawców, którzy podczas codziennych obowiązków obsługują kasę. Nie wolno mu jednak żądać od kandydatów przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, gdyż żaden przepis prawa nie przewiduje, by od kandydata na kasjera można było żądać takiego zaświadczenia.

Dowodem dla Ciebie – oświadczenie lub dokumenty

Możesz poprzestać na tym, co deklaruje pracownik. Albo żądać także udokumentowania tego, np. dowodem osobistym czy dyplomem ukończenia szkoły.

Nie wymuszaj odpowiedzi

Zwróć uwagę, aby nie wymuszać od kandydata udzielenia odpowiedzi na pytania. A zatem nie używaj stwierdzeń typu: „Jeśli mamy panią tutaj przyjąć, to musimy wiedzieć, czy planuje pani urodzenie dziecka”.

Uwaga! Jeśli zadasz kandydatowi pytanie niezgodne z prawem, może odmówić udzielenia odpowiedzi lub skłamać (za co potem nie wolno Ci wyciągać wobec niego konsekwencji).

PRZYKŁAD

Kandydatka została zapytana na rozmowie kwalifikacyjnej, czy w ciągu najbliższych 2 lat planuje posiadanie dzieci. Odpowiedziała, że nie. Po roku pracy zaszła w ciążę. Pracodawca dowiedział się, że już wcześniej tę ciążę planowała. Nie może jednak wyciągać wobec niej jakichkolwiek konsekwencji.

Rozmowa rekrutacyjna: przykłady pytań zabronionych

Kategoria
Pochodzenie

Pytanie
Ma pan ciemną karnację skóry. Czy to znaczy, że jest pan Romem?

Uwagi
Uważaj, aby niechcący nie zadać tego rodzaju pytania np. w trakcie luźnej rozmowy z kandydatem.

Kategoria
Przekonania

Pytanie
Czy uważa pan, że polityka gospodarcza partii X dobrze służy Polsce? Woli pan czytać prasę prawicową czy lewicową?

Uwagi
Jeśli rekrutujesz fachowca z danej dziedziny, możesz zapytać go np. o merytoryczną ocenę skutków danego przepisu prawa czy też jaką prasę fachową czyta.

Kategoria
Przynależność

Pytanie
Czy w poprzednim zakładzie pracy należał pan do związku zawodowego? Czy to prawda, że jest pan protestantem?

Uwagi
Pytanie o wyznanie jest uzasadnione, gdy wiąże się to z rodzajem i charakterem działalności pracodawcy, a religia (wyznanie) stanowi istotne i usprawiedliwione wymaganie.

Kategoria
Zdrowie

Pytanie
Czy jest pani w ciąży?
Ile planuje pani mieć dzieci?
Czy pali pan papierosy?
Czy nie wydaje się pani, że z pani sylwetką będzie pani ciasno za barem?

Uwagi
Zgodnie z orzecznictwem ETS pytanie o ciążę nie jest dozwolone, nawet jeżeli szukasz kandydatki do pracy na stanowisku, na którym zabronione jest zatrudnianie ciężarnych.

Kategoria
Orzeczenia organów państwowych

Pytanie
Czy był pan karany?
Czy zdarzyło się panu zapłacić mandat za przekroczenie prędkości?
Czy ma pan kredyt na mieszkanie lub dom?

Uwagi
Pytanie o karalność jest dozwolone, jeżeli na danym stanowisku na podstawie odrębnych przepisów wymagana jest niekaralność.

Kategoria
Inne

Pytanie
Jaka jest pana sytuacja materialna, np. ile domów i samochodów Pan posiada?
Czy jest pani mężatką?

Uwagi
Od tej zasady są wyjątki, np. sędzia przed objęciem urzędu musi przedstawić oświadczenie majątkowe.

O co możesz pytać na podstawie przepisów szczególnych?(przykłady)

Kategoria
Obywatelstwo, np.:

– cudzoziemiec,
– urzędnik służby cywilnej

Uwagi
Możesz pytać o obywatelstwo ze względu na procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców i przepisy o zatrudnieniu w administracji.

Podstawa prawna
– art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001),
– art. 4 ustawy z 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 1999 r. nr 49, poz. 483).

Kategoria
Karalność, np.:
– pracownik samorządowy na stanowisku urzędniczym,
– inspektor transportu drogowego,
– strażnik miejski

Uwagi
Możesz sprawdzić, czy osoby te były karane ze względu na wymóg niekaralności określony w ustawie.

Podstawa prawna
– art. 3 ust. 3 pkt 2 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1593 ze zm.),
– art. 76 pkt 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088 ze zm.),
– art. 24 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz.U. nr 123, poz. 779).

Kategoria
Informacja o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych: – każdy zatrudniany

Uwagi
Masz obowiązek uzyskać pisemne oświadczenie w tym zakresie od każdej osoby, którą planujesz zatrudnić.

Podstawa prawna
– art. 36 ust. 6 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001 ze zm.).

Kategoria
Wyznanie, np.:
– katecheta,
– pracownik merytoryczny episkopatu

Uwagi
Pytanie o wyznanie jest tu uzasadnione charakterem działalności
pracodawcy i rodzajem stanowiska.

Podstawa prawna
– art. 183b § 4 Kodeksu pracy.

Podstawa prawna:

  • art. 183a–183e, art. 221 kp,
  • § 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.),
  • art. 23, art. 27, art. 43 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
  • przepisy szczególne, np. w zakresie dozwolonych testów psychologicznych: rozporządzenie MI z 7 lutego 2002 r. w sprawie warunków i trybu przeprowadzania badań lekarskich i psychologicznych kierowców… (Dz.U. nr 12, poz. 117),
  • art. 123 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2004 r. nr 99, poz. 1001 ze zm.).

Na co uważać przy sporządzaniu ogłoszeń o pracy?

Uważaj na to, co piszesz w ogłoszeniach o pracę!

Dyskryminacja może pojawić się nie tylko podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale często już w ogłoszeniach o pracę. Nie pisz więc w ogłoszeniu, że szukasz „kobiet na stanowisko asystentki dyrektora”, tylko „kandydatów do pracy na stanowisku asystent dyrektora”, „kandydatów do pracy na stanowisku księgowy”.

Uwaga! Ogłoszenie o pracę zredaguj po polsku, chyba że rekrutujesz kandydatów do pracy za granicą. Na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:

1) osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz

2) umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski.

Jeśli rekrutujesz do pracy na terenie Polski, pisząc nazwę stanowiska, używaj języka polskiego. Nie pisz zatem, że szukasz osoby na stanowisko „regional sales manager”, tylko „regionalnego kierownika sprzedaży”.

Podstawa prawna:

  • art. 183a–art. 183e, art. 221 kp,
  • art. 7 ust. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. nr 90, poz. 999 ze zm.).

Wyślij kandydata do pracy na badania (zanim stanie się pracownikiem)

Przed przystąpieniem do pracy pracownik powinien wykonać wstępne badanie lekarskie.

Uwaga! Jeśli chcesz uniknąć konieczności wypowiadania umowy – gdyby okazało się, że nowo zatrudniony pracownik jest niezdolny do pracy – wybranego kandydata wyślij na badanie wstępne jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Aby przyszły pracownik wykonał badanie, musi otrzymać od Ciebie skierowanie, które powinno zawierać:

– rodzaj badania profilaktycznego (badanie wstępne),
– określenie stanowiska pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony,
– informację o występowaniu na stanowisku pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych.

Po zatrudnieniu wybranego kandydata orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (wynik badania wstępnego) musisz wpiąć do części A jego akt osobowych.

PAMIĘTAJ, ŻE PONOSISZ KOSZTY BADAŃ

Musisz podpisać umowę z jednostką, która zapewni Twoim pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną. Wówczas kierujesz kandydata lub nowo zatrudnionego pracownika do takiej jednostki, a ta na koniec miesiąca wystawia Ci za to fakturę. Ponosisz też koszty przejazdu na badania do innej miejscowości.

Podstawa prawna:

  • art. 229 § 4 kp,
  • § 1 pkt 5 w zw. z § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Jeśli chcesz, wręcz kandydatowi kwestionariusz osobowy

Kwestionariusz nieobowiązkowy, ale przydatny

Przepisy przewidują dwa wzory kwestionariuszy, w których pracownicy i kandydaci do pracy podają swoje dane osobowe: jeden dla kandydata do pracy, drugi dla pracownika (pierwszy przechowuje się w części A, a drugi w części B akt osobowych). Możesz stosować oba wzory, lecz nie musisz. Możesz np. poprzestać na informacjach podanych przez pracownika w CV, pod warunkiem że wyraził na nim pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. CV wkłada się do części A akt osobowych zamiast kwestionariusza dla kandydata do pracy.

1 formularz – po podpisaniu umowy

Możesz też – zamiast dwóch kwestionariuszy – mieć tylko jeden dokument, w którym zamieścisz dane zarówno z pierwszego, jak i z drugiego kwestionariusza. Jednak wówczas musi ten kwestionariusz wypełniać nie kandydat do pracy, lecz dopiero pracownik. W kwestionariuszu tym będą bowiem znajdować się informacje, których możesz żądać tylko od pracownika. Taki kwestionariusz wypełniany przez pracownika (a nie przez kandydata) przechowuj w części B akt osobowych.

Uwaga! Od pracownika nie można pozyskiwać odcisków palców, żeby mógł wchodzić do firmy (tzn. nie wolno sprawdzać obecności pracownika czy też ewidencjonować czasu pracy na podstawie czytnika linii papilarnych).

Podstawa prawna:

  • § 6 ust. 2 pkt 1 w zw. z § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.),
  • załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia.

Artykuł jest fragmentem publikacji Zatrudnianie nowego pracownika