Dokumentacja pracownicza – jak prowadzić akta osobowe?


Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Artykuł jest fragmentem publikacji 25 błędów w aktach osobowych. Jak się ich pozbyć?

Błędy dotyczące zakładania, prowadzenia i przechowywania akt osobowych

BŁĄD 1

Zbiorcza teczka (koszulka) na wszystkie lub niektóre
dokumenty pracowników.

Jak usunąć błąd? Akta osobowe powinieneś założyć i prowadzić osobno dla każdego pracownika (art. 94 pkt 9a kp). Dlatego zaprowadź oddzielne teczki (segregatory) dla poszczególnych pracowników.

Kadrowa zastanawia się, czy może prowadzić jedną teczkę personalną dla wszystkich czterech pracowników magazynu, np. z tego powodu, że wszyscy podpisali jedną umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

NIE. Paragraf 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej stanowi, że akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Nie ma możliwości prowadzenia akt zbiorowych. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, aby możliwe było przekazanie po jednym z nich każdemu pracownikowi i włączenie po jednym egzemplarzu do akt osobowych każdego z pracowników, którego umowa dotyczy.

PRAKTYCZNA RADA

Poprzednią teczkę możesz wykorzystać przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika.

Pan Andrzej był zatrudniony w firmie „Delta” sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas określony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł pracę u innego pracodawcy. Obecnie w firmie „Delta” przeprowadzana jest rekrutacja i wszystko wskazuje na to, że pan Andrzej znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy co poprzednio. Kadrowa zastanawia się, czy może dalej prowadzić teczkę, którą pracownik miał do tej pory, zamiast zakładać nowe akta.

TAK. Przepisy nie określają, co należy robić w takich sytuacjach. Skoro nie ma nakazu założenia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, można poprzestać na tej, która była założona przy poprzednim zatrudnieniu. Należy zgromadzić w niej dokumentację związaną z ponownym zatrudnieniem, w szczególności nowe zaświadczenie lekarskie o zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku, nowe świadectwa pracy, aktualną umowę o pracę oraz zaświadczenie o przebytym wstępnym szkoleniu bhp.

§§ Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9a kp,
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

BŁĄD 2

Brak podziału akt na trzy części

Jak usunąć błąd? Akta osobowe każdego pracownika powinny składać się z trzech części:

A, B i C. Części te muszą być wyraźnie od siebie oddzielone:

1) w części A – masz obowiązek gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie,

2) w części B – musisz gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

3) w części C – powinieneś gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia). [..]

BŁĄD 3

Dokumenty umieszczone w niewłaściwych częściach akt

Jak usunąć błąd? Wykaz dokumentów przechowywanych w częściach A, B i C akt osobowych pozwoli Ci łatwo wykryć i usunąć błędy w ich rozmieszczeniu. Zwróć np. uwagę, aby do części A nie wkładać zaświadczenia o odbyciu przez pracownika wstępnego szkolenia bhp i instruktażu stanowiskowego.

W tej części nie powinieneś też przechowywać potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy oraz otrzymania pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 kp. Wymienione dokumenty powinny znaleźć się w części B akt osobowych.

BŁĄD 4

Zgromadzone w aktach oryginały dokumentów

Jak usunąć błąd? W aktach osobowych pracownika możesz przechowywać wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów dostarczanych przez pracownika, nigdy oryginały! Wszystkie przedstawiane przez pracownika dokumenty stanowią własność pracownika, dlatego możesz żądać od niego przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3 rozporządzenia). Natomiast masz oczywiście prawo przechowywać oryginały tych dokumentów, które sam sporządzasz.

BŁĄD 5

Dokumenty wpięte do akt nie po kolei

Jak usunąć błąd? Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinieneś ułożyć w porządku chronologicznym – od najstarszego w głębi akt do najnowszego na wierzchu.

BŁĄD 6

Brak numeracji na dokumentach

Jak usunąć błąd? Masz obowiązek oznaczyć kolejnymi numerami wszystkie dokumenty przechowywane w ramach każdej części akt osobowych.

BŁĄD 7

Brak spisów treści dla poszczególnych części akt

Jak usunąć błąd? Przed każdą z części akt (A, B, C) musisz zamieścić pełny wykaz dokumentów, które się w niej znajdują (spis treści). Powinieneś go sporządzić według porządku chronologicznego dokumentów i z podaniem numerów, którymi zostały opatrzone (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).

Wzory gotowych pism w sprawach kadrowych

Prowadzisz dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z gotowych wzorów i praktycznych wskazówek jak robić to zgodnie z przepisami!»

 

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s