Rozliczenie podróży służbowej


Jak rozliczyć podróż służbową ?

Pojęcie podróży służbowej

Pojęcie podróży służbowej zostało zdefiniowane w art. 775 § 1 kodeksu pracy. Podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego.

Ustawodawca nie określił, jak długo może trwać podróż służbowa. Istotne znaczenie ma fakt, że podróż służbowa charakteryzuje się tym, że pracownik wykonuje pracę w innym miejscu, niż zostało to wskazane w umowie o pracę. Stanowisko takie potwierdził m.in. NSA w wyroku z 7 stycznia 1999 r. (sygn. SA/ Sz/793/98), w którym sąd uznał, że zadanie pracownika może być uznane za wykonywane w ramach „podróży służbowej” jedynie wtedy, gdy wykonywanie tego zadania odbywa się w miejscu, które nie jest – według umowy o pracę – miejscem stałego jej wykonywania.

Jednak w literaturze przyjmuje się, że podróż służbowa nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące. Ze względu na brak wyraźnej regulacji prawnej nie można wykluczyć, że w określonych przypadkach podróż służbowa może trwać dłużej. Warto tu przytoczyć wyrok SN z 13 października 1999 r. (sygn. I PKN 292/99),zgodnie z którym zdefiniowanie pojęcia „podróży służbowej” nie może nastąpić w oderwaniu od samego pojęcia podróży. W ocenie sądu (…) „oddelegowania pracownika na wiele lat czy też miesięcy do innego kraju w celu wykonywania tam pracy (…) nie można utożsamiać z pojęciem pozostawania w podróży”.

Przepisy ustaw podatkowych nie definiują pojęcia podróży służbowej. W ocenie większości sądów oraz zdaniem organów podatkowych należy w tym przypadku odwołać się do przepisów kodeksu pracy.

Zgoła odmienne stanowisko zaprezentował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w wyroku z 5 marca 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 3827/2006) orzekł, że pojęcie „podróż służbowa” nie ma ustawowej definicji w prawie podatkowym, a sięganie do definicji zawartej w kodeksie pracy jest nieuprawnione. Należy zgodzić się z poglądem wyrażonym  przez sąd. Gdyby bowiem ustawodawca chciał, aby pojęcie podróży służbowej rozumiane było tak jak ma to miejsce w prawie pracy, posłużyłby się w przepisach o podatkach dochodowych sformułowaniem podróż służbowa w rozumieniu odrębnych przepisów względnie np. prawa pracy. Takimi sformułowaniami ustawodawca się jednak nie posłużył.

Pojęcie podróży służbowej stosuje się wyłącznie do pracowników, natomiast do innych grup podatników ustawodawca używa terminu „podróż”. Oznacza to, że osób niebędących pracownikami nie dotyczy definicja podróży służbowej. Takie stanowisko potwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 28 września 2004 r. (sygn. PB5/KD-066-408-1-1439/04; Biuletyn Skarbowy 2004/5/25).

Analizując cechy typowe dla podróży służbowej, Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (sygn. I PK 208/07) stwierdził, że wykonywanie obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę nie oznacza automatycznie podróży służbowej, jeśli z istoty zwykłych obowiązków pracownika nie wynika konieczność odbywania wielokrotnych podróży służbowych. Może to natomiast świadczyć o ustnym bądź dorozumianym porozumieniu stron stosunku pracy co do zmiany miejsca świadczenia pracy.

W ocenie SN o istnieniu podróży służbowej nie może również przesądzać fakt wypłacania przez pracodawcę określonych należności, albowiem w indywidualnej umowie o pracę pracodawca może zobowiązać się do zwrotu pracownikowi kosztów podróży z miejsca wykonywania pracy do miejsca zamieszkania oraz do ponoszenia kosztów zakwaterowania i utrzymania. Delegacją jest każdy wyjazd poza stałe miejsce pracy, czyli poza daną miejscowość. W zakresie wszelkich konsekwencji polecenia wyjazdu służbowego nieistotna jest odległość między miejscowością wyjazdu (miejscowością, w której znajduje się miejsce pracy) a miejscowością będącą celem wyjazdu.

Reasumując podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

  • poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy; nie będzie więc taką podróżą np. pokonywanie nawet dużych odległości w granicach administracyjnych Warszawy, czy też innego dużego miasta,
  • na polecenie pracodawcy; może ono być wyrażone w sposób dowolny, niemniej jednak musi być oczywiste, że to pracodawca lub osoba upoważniona do działania w jego imieniu nakazała wyjazd – nie będzie więc podróżą służbową samodzielna decyzja pracownika o wyjeździe, nawet jeśli jest ona związana z załatwianiem spraw służbowych (chyba, że taka praktyka wynika z zakresu obowiązków pracownika i jest akceptowana przez pracodawcę),
  • w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania; podróż służbowa powinna mieć wyznaczony cel, o którym decyduje pracodawca.

Warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu poza sferą budżetową określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.

UWaGa!!!

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dla pracownika sfery budżetowej lub państwowej.

W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień odnośnie zasad zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej, pracownikom przysługują takie same limity jak w sferze budżetowej i państwowej. Stanowisko takie potwierdził Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego z 26 kwietnia 2007 r. (nr PUS.I/415/2/07), w którym możemy przeczytać:

„(…) Spółka na podst. art. 775 § 3 Kodeksu pracy określiła w układzie zbiorowym pracy zasady wypłaty należności za podróże służbowe pracowników. Za przejazd środkami komunikacji publicznej pracodawca zwraca pracownikowi faktycznie poniesiony koszt wynikający z rachunków (biletów), a w przypadku ich braku, według cen stosowanych przez PKP i PKS. (…) Pracodawca, który wysyła pracownika w podróż służbową, ma obowiązek zwrócić mu poniesione koszty podróży. Ich zwrot może być dokonany:

  • zgodnie z wewnątrzzakładowymi przepisami zawartymi w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę albo
  • na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1661) – jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w tym zakresie.

Zgodnie z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników Spółki określa układ zbiorowy pracy. Tak więc zwrócona pracownikowi kwota za przejazd w podróży służbowej w wysokości ceny biletu PKP lub PKS w przypadku jego braku podlega zwolnieniu zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…)”.

Autor: Rafał Styczyński

Advertisements

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s